档案库钥匙管理制度

PAGE档案库钥匙管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案库钥匙的管理，确保档案库的安全，防止档案资料的丢失、损坏和泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案库钥匙管理的部门和人员。（三）基本原则1.安全性原则：确保档案库钥匙的保管和使用安全，防止未经授权的人员接触档案库。2.规范性原则：严格按照本制度规定的流程和要求进行钥匙的管理。3.责任明确原则：明确各环节钥匙管理人员的职责，做到责任到人。二、档案库钥匙的分类与标识（一）钥匙分类1.主钥匙：用于开启档案库大门的唯一钥匙，具有最高级别的安全性。2.备用钥匙：作为主钥匙的备份，在主钥匙丢失、损坏或无法正常使用时启用。3.部门专用钥匙：针对某些特定部门或区域档案库的钥匙，由相应部门负责管理。（二）钥匙标识1.每把钥匙上应粘贴明显的标识牌，注明钥匙所对应的档案库名称、区域或用途。2.标识牌应采用不易褪色、磨损的材料制作，确保标识清晰、持久。三、钥匙的保管（一）主钥匙保管1.主钥匙由公司档案室负责人专门保管，档案室负责人应具备高度的责任心和安全意识。2.主钥匙应存放在专门的钥匙保管箱内，保管箱应具备防盗、防火、防潮等功能。3.档案室负责人应定期检查钥匙保管箱的安全状况，确保钥匙保管环境安全可靠。（二）备用钥匙保管1.备用钥匙应密封包装，并在包装上注明“备用钥匙”字样及对应的档案库名称。2.备用钥匙由档案室负责人保管一份，同时在公司安全管理部门备份一份，以确保在紧急情况下能够及时获取。3.备份的备用钥匙应存放在安全可靠且易于查找的位置，同时做好相应的记录，包括存放地点、备份时间等。（三）部门专用钥匙保管1.部门专用钥匙由各部门指定专人负责保管，保管人员应妥善保管钥匙，不得随意转借他人。2.部门专用钥匙保管人员应将钥匙存放在本部门的安全保管设施内，如钥匙柜等，并确保钥匙存放环境安全。3.各部门应建立部门专用钥匙保管记录，记录钥匙的领取、使用、归还等情况，以备查阅。四、钥匙的使用（一）正常使用流程1.因工作需要使用档案库钥匙时，使用人员应提前向档案室负责人提交书面申请，说明使用原因、时间、预计归还时间等信息。2.档案室负责人审核申请无误后，按照规定程序发放钥匙，并在钥匙使用登记表上进行登记，注明使用人员姓名、部门、使用时间、预计归还时间等内容。3.使用人员领取钥匙后，应妥善保管，不得擅自转借他人或带出公司规定的使用区域。4.使用完毕后，使用人员应及时将钥匙归还档案室负责人，档案室负责人在钥匙使用登记表上记录归还时间，并检查钥匙是否完好无损。（二）特殊情况使用1.在紧急情况下，如发生火灾、水灾等危及档案安全的情况，需要立即开启档案库时，相关人员可直接向公司安全管理部门报告，安全管理部门核实情况后，可授权相关人员使用备用钥匙或采取其他紧急措施开启档案库。2.紧急情况处理完毕后，相关人员应及时将钥匙使用情况向档案室负责人和安全管理部门报告，并按照规定补办相关手续。（三）钥匙使用注意事项1.使用人员在使用钥匙时应轻拿轻放，避免损坏钥匙。2.严禁使用档案库钥匙开启与档案库无关的其他门锁。3.如发现钥匙丢失或损坏，使用人员应立即向档案室负责人报告，并采取相应的措施防止档案资料丢失或泄露。五、钥匙的交接与转移（一）人员交接1.当档案库钥匙保管人员因工作调动、离职等原因发生变动时，应及时办理钥匙交接手续。2.交接双方应在档案室负责人的监督下，对所保管的钥匙进行逐一核对，确保钥匙数量、种类、标识等信息准确无误。3.交接完成后，交接双方应在钥匙交接清单上签字确认，档案室负责人也应在交接清单上签字见证。（二）部门交接1.当涉及档案库的部门发生调整或变更时，应及时进行部门专用钥匙的交接。2.交接双方应按照规定程序进行钥匙的清点和交接，并在部门专用钥匙交接记录上签字确认。3.档案室负责人应跟踪部门交接情况，确保钥匙交接工作顺利完成。六、钥匙的定期检查与维护（一）定期检查1.档案室负责人应每月对档案库钥匙进行一次全面检查，包括钥匙外观是否损坏、标识是否清晰、保管环境是否安全等。2.各部门专用钥匙保管人员应每周对本部门保管的钥匙进行自查，发现问题及时报告。3.定期检查应做好详细记录，包括检查时间、检查人员、检查情况等，以便及时发现和解决问题。（二）维护保养1.对于发现有损坏迹象的钥匙，应及时进行维修或更换，确保钥匙能够正常使用。2.钥匙保管箱等保管设施应定期进行清洁、保养和维护，确保其功能完好。3.如遇钥匙标识模糊不清等情况，应及时更换标识牌，保证钥匙标识清晰准确。七、钥匙的挂失与补办（一）挂失1.如发现档案库钥匙丢失，使用人员应立即向档案室负责人报告，并填写钥匙挂失申请表，详细说明丢失钥匙的种类、数量、标识等信息。2.档案室负责人接到挂失申请后，应立即采取措施，如暂停相关档案库区域的使用、加强安全防范等，防止档案资料丢失或泄露。3.同时，档案室负责人应及时向公司安全管理部门报告钥匙挂失情况，配合安全管理部门进行调查和处理。（二）补办1.钥匙挂失后，如需补办，使用人员应按照规定程序提交补办申请，说明补办原因、所需钥匙种类等信息。2.在补办申请经审核批准后，档案室负责人应按照规定重新制作或获取相应钥匙，并做好相关记录。3.补办的钥匙应重新进行标识和登记，并按照本制度规定进行保管和使用。八、钥匙管理的监督与考核（一）监督机制1.公司安全管理部门负责对档案库钥匙管理制度的执行情况进行定期监督检查，确保制度的有效落实。2.档案室负责人应定期向公司安全管理部门汇报钥匙管理情况，接受安全管理部门的监督和指导。3.各部门应积极配合安全管理部门和档案室的监督检查工作，如实提供相关信息和资料。（二）考核措施1.将档案库钥匙管理工作纳入公司绩效考核体系，对钥匙管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反