危大工程档案管理制度

PAGE危大工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司危大工程档案管理，确保危大工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司危大工程管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内所有危大工程档案的管理，包括但不限于危险性较大的分部分项工程的规划、设计、施工、监理等过程中形成的各类文件、资料。（三）管理职责1.公司工程管理部门负责制定危大工程档案管理工作的总体要求和流程规范，指导、监督各项目危大工程档案的收集、整理、归档工作。2.项目管理团队负责具体项目危大工程档案的日常收集、整理、保管工作，确保档案资料的真实、完整、及时，并按规定向公司工程管理部门移交。3.档案管理部门负责危大工程档案的集中统一管理，提供档案查阅、借阅等服务，对档案的保管、利用情况进行监督检查。二、危大工程档案的分类与编号（一）分类原则根据危大工程的特点和管理要求，按照工程建设阶段、文件类型等进行分类。（二）具体分类1.前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。规划许可证、施工许可证等相关证照。2.设计文件初步设计文件、施工图设计文件等。设计变更文件及相关审批资料。3.施工文件施工组织设计、专项施工方案（危大工程专项方案）。技术交底记录、施工日志。原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录。施工过程中的安全检查记录、隐患排查治理记录。工程质量问题处理记录。4.监理文件监理规划、监理实施细则。监理通知单、工程暂停令、复工令。监理月报、监理工作总结。对危大工程施工的旁站记录、平行检验记录等。5.安全管理文件危大工程安全专项施工方案专家论证报告。安全技术措施费用使用记录。应急预案及演练记录。6.其他文件与危大工程相关的会议纪要、来往函件。工程影像资料，包括照片、视频等。（三）编号规则1.编号采用“工程名称分类代码流水号”的形式。2.工程名称：填写危大工程的具体名称。3.分类代码：根据上述分类，分别用不同字母表示，如“Q”代表前期文件，“S”代表设计文件，“G”代表施工文件，“J”代表监理文件，“A”代表安全管理文件，“T”代表其他文件。4.流水号：按照文件形成时间顺序依次编号，位数根据实际情况确定。三、危大工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位人员应及时收集各自工作中形成的与危大工程相关的文件资料，确保文件资料的真实性和完整性。2.对于外来文件，如设计变更通知、上级主管部门文件等，应及时签收、登记，并传递给相关责任人。(二)整理要求1.按照分类标准对收集到的文件资料进行分类整理，同一类文件应按照时间顺序或重要程度排列。2.每份文件应保持整洁、完好，如有破损、缺失应及时修复或补充。3.对文件资料进行编号、编目，编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和管理。四、危大工程档案的归档与保管（一）归档期限1.项目各阶段形成的危大工程档案应在该阶段工作结束后[X]个工作日内归档。2.工程竣工后，项目管理团队应在工程竣工验收合格后[X]个月内，将全部危大工程档案移交公司档案管理部门。（二）归档流程1.项目管理团队对整理好的危大工程档案进行自查，确保档案资料齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交清单及档案资料一并提交给公司档案管理部门。（三）保管要求1.公司档案管理部门应设立专门的危大工程档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对危大工程档案进行分类存放，建立档案索引，便于快速查找和调阅。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。五、危大工程档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅危大工程档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅危大工程档案的公司内部人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应对归还档案进行检查，如无问题，在借阅申请表上注明归还日期并归档。（三）外部查阅与借阅1.需要查阅或借阅危大工程档案的外部单位或个人，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《外部档案查阅借阅申请表》，注明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容等，经公司工程管理部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可查阅或借阅。2.外部查阅或借阅档案时，应有公司相关人员陪同，并按照公司档案管理部门的规定进行操作。查阅或借阅的档案内容如需对外提供，应经公司相关领导批准，并按照国家有关法律法规和公司规定办理手续。六、危大工程档案的保密与销毁（一）保密规定1.危大工程档案涉及公司商业秘密和工程技术秘密，所有接触档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.在档案查阅、借阅过程中，查阅人、借阅人应妥善保管档案，不得在无关人员面前谈论档案内容。3.档案管理部门应采取必要的保密措施，如对档案库房进行加密管理、对电子档案设置访问权限等，防止档案信息泄露。（二）销毁规定1.对于已失去保存价值的危大工程档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等。2.《档案销毁申请表》经公司工程管理部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负