大学档案查借阅制度

PAGE大学档案查借阅制度一、总则（一）目的为了加强大学档案的管理，规范档案的查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及本校师生员工因工作、学习等需要查阅、借阅档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及教育主管部门的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则切实保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。在查借阅过程中，严格履行保密义务，维护档案信息的保密性。3.服务利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分满足本校各部门、各单位以及师生员工合理的档案查借阅需求，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理机构设置学校设立综合档案室，负责全校档案的集中统一管理。综合档案室配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架等，确保档案的有序存放。2.严格执行档案查借阅制度，认真审核查借阅申请，办理相关手续，对查借阅过程进行全程监督。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题，确保档案的安全与完整。4.积极开展档案信息的开发利用工作，为学校各部门、各单位以及师生员工提供优质的档案服务。5.加强与其他部门的沟通协调，及时了解档案利用需求，不断改进档案管理工作。三、档案查借阅范围（一）可查阅档案范围1.本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料，包括个人人事档案、教学档案、科研档案、行政管理档案等。2.外单位因工作需要，经学校相关部门批准，可查阅与合作项目、调研等有关的本校档案资料。（二）可借阅档案范围1.本校师生员工因特殊原因，经档案管理部门批准，可借阅与其工作相关的少量档案资料，但必须严格遵守借阅期限和归还要求。2.外单位因工作需要，经学校相关部门批准，确需借阅本校档案资料的，需按照规定办理借阅手续，并在指定地点查阅。（三）限制查借阅档案范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照国家有关保密规定进行管理，未经批准，不得查阅和借阅。2.正在形成过程中的档案，一般不提供查借阅，确因工作需要查阅的，需经档案形成部门负责人同意，并在档案管理人员的监督下进行查阅。3.已到保管期限但尚未鉴定销毁的档案，如需查阅，需经档案管理部门负责人批准。四、档案查借阅程序（一）查阅程序1.查阅人填写《大学档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并签字确认。2.将申请表提交所在部门或单位负责人审核签字，如涉及跨部门查阅，需经相关部门负责人会签。3.查阅人持审核通过的申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表内容，核对查阅人身份，并在档案管理系统中进行登记。4.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案资料，并引导查阅人到指定查阅地点进行查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅人遵守查阅规定。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在档案管理系统中注销查阅记录。（二）借阅程序1.借阅人填写《大学档案借阅申请表》，详细注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并签字确认。2.将申请表提交所在部门或单位负责人审核签字，如涉及跨部门借阅，需经相关部门负责人会签。3.借阅人持审核通过的申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员对借阅申请进行严格审核，重点审查借阅期限、借阅范围等是否符合规定。审核通过后，借阅人需签订《大学档案借阅承诺书》，承诺遵守档案借阅规定，确保档案安全。4.档案管理人员根据借阅申请，提供相应的档案资料，并办理借阅登记手续，包括借阅人姓名、单位、借阅档案名称、数量、借阅期限等信息。同时，向借阅人发放档案借阅证，注明借阅档案的相关信息。5.借阅人凭档案借阅证领取档案资料，并在规定的借阅期限内归还。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，需提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。6.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。核对无误后，档案管理人员在档案管理系统中注销借阅记录，并收回档案借阅证。五、档案查借阅要求（一）查阅要求1.查阅人必须遵守档案查阅场所的规章制度，保持安静，不得在查阅场所吸烟、饮食、喧哗等。2.查阅人只能查阅申请表中注明的档案内容，不得擅自翻阅其他无关档案。如需扩大查阅范围，需重新办理查阅申请手续。3.查阅人不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等，如需摘录或复制档案内容，需经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理。摘录或复制的档案资料应注明出处，并加盖档案管理部门印章。4.查阅人查阅档案后，应及时将档案资料归还档案管理人员，不得擅自将档案带出查阅场所。如确需带出查阅场所的，需经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。带出查阅场所的档案必须在规定的时间内归还，不得转借他人。（二）借阅要求1.借阅人必须妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播、公布档案内容。如需复制档案内容，需按照查阅要求办理相关手续。2.借阅人应严格按照规定的借阅期限归还档案，如因特殊情况不能按时归还的，应提前向档案管理部门申请延期归还。未经批准逾期未归还的，档案管理部门将视情节轻重给予相应的处理。3.借阅人在借阅期间应确保档案的安全，不得将档案资料遗失、损坏、泄露。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并采取措施进行补救。同时，借阅人应承担相应的赔偿责任。4.借阅人归还档案时，应确保档案的完整性和准确性，如有缺页、损坏等情况，应及时向档案管理部门说明情况，并按照档案管理部门的要求进行修复或赔偿。六、档案查借阅登记与统计管理（一）查借阅登记1.档案管理部门应建立完善的档案查借阅登记制度，对每一次查借阅活动进行详细记录。登记内容包括查借阅日期、查借阅人姓名、单位、查阅或借阅档案名称、数量、查阅或借阅期限、归还日期等信息。2.查借阅登记应使用统一的档案管理系统进行操作，确保登记信息的准确性和完整性。同时，档案管理人员应定期对查借阅登记信息进行整理和归档，以便查阅和统计分析。（二）统计管理1.档案管理部门应定期对档案查借阅情况进行统计分析，包括查借阅人次、档案利用类型、查借阅频率等方面的统计。通过统计分析，了解档案利用需求和规律，为档案管理工作的改进提供依据。2.统计报表应按照规定格式和要求填写，确保数据的真实性和可靠性。统计报表应定期报送学校档案工作领导小组和相关部门，为学校的决策提供参考。七、档案查借阅监督与考核（一）监督机制1.学校建立档案查借阅监督机制，档案管理部门负责对档案查借阅活动进行日常监督检查，确保查借阅活动符合规定要求。2.学校纪检监察部门负责对档案查借阅过程中的违规行为进行监督检查，对发现的问题及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。3.档案管理部门应加强对档案查借阅场所的管理，安装监控设备，对查借阅过程进行全程监控，确保档案安全。（二）考核办法1.将档案查借阅制度的执行情况纳入学校各部门、各单位的档案工作考核内容，对严格遵守档案查借阅制度、档案利用效果好的部门和单位给予表彰和奖励。2.对违反档案查借阅制度的行为，视情节轻重