档案室机房管理制度

PAGE档案室机房管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室机房的管理，确保档案资料的安全存储、有效利用以及机房设备的正常运行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室机房的所有工作人员、档案资料以及相关设备设施。（三）管理原则1.安全第一原则：确保档案资料的保密性、完整性和可用性，保障机房设备及环境的安全稳定。2.规范操作原则：所有涉及档案室机房的操作必须严格按照规定流程进行，确保操作的准确性和规范性。3.责任追究原则：对违反本制度的行为进行责任追究，确保制度的有效执行。二、档案室管理（一）档案收集与整理1.各部门应及时将本部门产生的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等档案材料移交至档案室。移交时需填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、形成时间、移交部门等信息。2.档案室工作人员对接收的档案材料进行分类整理，按照档案的来源、时间、内容等因素进行科学分类，编制档案目录，建立档案索引，以便于查询和利用。（二）档案存储1.档案室应配备专门的档案存储设备，如档案柜、密集架等，并确保存储设备的质量和安全性。2.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序进行存放，标识清晰，便于查找。对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。3.档案室应保持适宜的温度、湿度和通风条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，并配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。（三）档案借阅与利用1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。2.档案室工作人员对借阅申请进行审核，根据审批意见决定是否借阅，并在《档案借阅登记簿》上登记借阅信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案室，档案室工作人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时追究借阅人员的责任。4.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案时，需持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案室工作人员应全程陪同，不得让查阅人员单独接触档案。（四）档案鉴定与销毁1.档案室应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案室工作人员和相关业务部门人员共同组成鉴定小组进行。2.对已失去保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，并确保销毁过程的彻底性和安全性。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁登记簿》上记录销毁信息。三、机房管理（一）机房环境管理1.机房应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、杂物等对设备造成损害。2.机房的温度、湿度应保持在适宜的范围内，温度控制在[具体温度范围]之间，相对湿度控制在[具体湿度范围]之间。同时，应配备良好的通风设备，确保机房空气流通。3.机房内应设置明显的安全警示标识，严禁无关人员进入机房。机房入口处应设置门禁系统，限制人员随意出入。（二）机房设备管理1.机房设备应建立详细的资产台账，记录设备的名称、型号、规格、购置时间、维护情况等信息。2.定期对机房设备进行巡检，检查设备的运行状态、性能指标等，及时发现并处理设备故障和隐患。巡检工作应填写《机房设备巡检记录》。3.设备维护人员应按照设备的维护手册和操作规程进行设备的日常维护和保养，定期对设备进行清洁、润滑、紧固等工作，确保设备的正常运行。4.对于设备的维修和更换，应填写《设备维修申请表》，注明设备故障情况、维修内容、更换部件等信息，经相关部门负责人审批后，由专业维修人员进行维修或更换。维修和更换后的设备应进行测试和验收，确保设备恢复正常运行。5.机房设备应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份数据的存储期限应根据档案资料的重要性和保存期限确定，一般不得少于[具体期限]。（三）机房网络管理1.机房网络应建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止网络攻击和病毒感染。2.网络管理人员应定期对网络设备进行巡检和维护，检查网络设备的运行状态、配置参数等，确保网络的稳定运行。3.用户应遵守网络使用规定，不得在机房内进行非法网络活动，如网络赌博、非法下载、传播有害信息等。严禁私自更改网络设备的配置参数，如需调整，应向网络管理人员申请并获得批准。4.加强对机房网络的访问控制，设置不同的用户权限，对重要的网络资源进行加密保护，防止未经授权的访问。（四）机房电力管理1.机房应配备稳定可靠的电力供应系统，确保设备的正常运行。电力供应应采用双路供电或配备不间断电源（UPS），以防止停电对设备造成损害。2.定期对机房电力设备进行检查和维护，包括配电箱、配电柜、UPS等，确保电力设备的安全运行。检查工作应填写《机房电力设备巡检记录》。3.严禁在机房内私拉乱接电线，严禁使用大功率电器设备，如电水壶、电炉等。如需使用临时用电设备，应向相关部门申请并获得批准后，由专业人员进行安装和操作。（五）机房应急管理1.制定机房应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期组织应急演练。应急预案应包括火灾、水灾、网络故障、设备故障等突发事件的应急处置措施。2.机房内应配备必要的应急救援设备和物资，如灭火器、消防栓、防汛沙袋、应急照明设备等，并定期进行检查和维护，确保设备和物资的完好有效。3.发生突发事件时，机房工作人员应立即按照应急预案进行处置，及时报告相关部门和领导，并采取措施保护档案资料和设备设施的安全。四、人员管理（一）人员配备1.档案室机房应配备专业的管理人员，包括档案管理人员、机房设备维护人员、网络管理人员等，并明确各岗位的职责和分工。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程，能够熟练进行档案的收集、整理、存储、借阅、鉴定和销毁等工作。3.机房设备维护人员应具备计算机硬件、软件及网络等方面的专业知识和技能，能够熟练进行机房设备的安装、调试、维护和维修等工作。4.网络管理人员应具备网络技术专业知识和技能，熟悉网络安全防护体系和网络设备的配置与管理，能够及时处理网络故障和安全问题。（二）人员培训1.定期组织档案室机房工作人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理知识、机房设备操作与维护、网络安全知识等。2.鼓励工作人员参加相关的职业资格考试和技术认证，对取得相应证书的人员给予一定的奖励和支持。3.加强对新入职人员的培训，使其尽快熟悉档案室机房的工作环境、工作流程和管理制度，能够独立开展工作。（三）人员考核1.建立档案室机房工作人员考核制度，定期对工作人员的工作表现进行考核评价。考核内容包括工作业绩、工作态度、业务能力等方面。2.考核结果作为工作人员薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。对工作表现优秀的人员给予表彰和奖励，对工作不称职的人员进行批评教育或调整岗位。五、监督与检查（一）内部监督1.设置专门的监督岗位或指定专人负责对档案室机房的管理工作进行监督检查，确保各项管理制度得到有效执行。2.监督人员应定期对档案室机房的环境、设备、档案资料等进行检查，发现问题及时督促整改，并记录检查情况。检查工作应填写《档案室机房监督检查记录》。（二）外部审计1.定期邀请外部审计机构