中医院档案室工作制度

PAGE中医院档案室工作制度一、总则1.目的本制度旨在规范中医院档案室的工作流程，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。2.适用范围本制度适用于中医院档案室工作人员以及医院各部门涉及档案管理工作的相关人员。3.基本原则集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映医院各项工作的实际情况。安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失。方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为医院工作提供便捷的服务。二、档案管理职责1.档案室职责负责制定和完善医院档案管理制度，并组织实施。集中统一管理医院各类档案，包括文书档案、医疗档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案等。对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。对医院各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作。按照档案管理要求，做好本部门档案的日常保管和安全保密工作。积极配合档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案收集与归档1.收集范围医院在医疗、教学、科研、管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。上级主管部门下发的与医院相关的文件、通知、规定等。医院与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。医院职工个人在工作中形成的重要业务资料、科研成果、学术论文等。2.收集要求各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。档案材料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或擅自销毁。对收集到的档案材料，应进行初步整理，按照分类标准进行分类。3.归档时间文书档案应在次年上半年归档。医疗档案应在患者出院后[X]个工作日内归档。教学档案应在学期结束后[X]个工作日内归档。科研档案应在项目结题后[X]个工作日内归档。人事档案应按照人事管理规定及时归档。财务档案应在会计年度终了后[X]个月内归档。4.归档程序各部门档案管理人员将整理好的档案材料移交至档案室。档案室对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性。档案室对审核通过的档案进行分类、编号、编目等工作，并上架保存。四、档案整理与分类1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于计算机管理和检索。2.分类方法文书档案采用年度保管期限分类法，将档案分为永久、长期、短期三类。医疗档案按照病历号顺序排列，采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行管理。教学档案分为教学管理档案、教师业务档案、学生学籍档案等类别，按照时间顺序排列。科研档案按照项目类别、项目编号等进行分类，建立科研项目档案库。人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理。财务档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，按照时间顺序排列。3.编号规则文书档案编号：年度+保管期限代码+流水号。例如：2023Y001，表示2023年永久保存的第1份文书档案。医疗档案编号：病历号。教学档案编号：教学类别代码+年度+流水号。例如：JX2023001，表示2023年教学管理类的第1份档案。科研档案编号：项目类别代码+项目编号+流水号。例如：KY2S2023001，表示2023年编号为2S2023的科研项目的第1份档案。人事档案编号：按照干部人事档案管理规定执行。财务档案编号：会计年度+档案类别代码+流水号。例如：2023K001，表示2023年会计凭证类的第1份档案。4.编目要求编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。五、档案保管与保护1.保管环境档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。档案室温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。2.档案装具采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。档案装具应定期进行检查和维护，确保其安全性和可靠性。3.档案存储按照档案分类顺序，将档案整齐排列在档案装具中，便于查找和利用。对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.安全检查定期对档案室进行安全检查，包括防火、防盗、防潮、防虫等方面的检查。检查档案的保管状况，如是否有损坏、霉变现象等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。5.保密措施严格遵守档案保密制度，对涉及医院机密的档案信息进行严格保密。档案室工作人员应严格履行保密职责，不得擅自泄露档案内容。查阅、借阅机密档案应履行审批手续，并有专人监督。六、档案利用与借阅1.利用范围医院内部各部门因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。外单位因工作需要，经医院批准后，可查阅、借阅医院相关档案。个人因特殊原因，经医院批准后，可查阅本人的人事档案等相关档案。2.利用方式查阅：利用者可在档案室查阅档案原件或复印件。借阅：利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经审批后办理借阅手续。3.利用程序医院内部人员查阅、借阅档案，应向档案室提出申请，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。外单位人员查阅、借阅档案，应持单位介绍信，经医院主管领导批准后，到档案室办理查阅、借阅手续。个人查阅本人档案，应向档案室提出申请，经人事部门审核同意后，到档案室办理查阅手续。4.借阅期限一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日。特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。5.归还要求借阅者应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前说明情况并办理续借手续。归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则依据国家有关档案鉴定标准和医院档案管理规定，对档案进行科学鉴定。坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定内容档案的内容是否真实、准确、完整。档案是否反映医院重要工作和历史发展。档案的保存价值和保管期限是否合理。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报医院主管领导批准。经批准后，档案室对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。提高档案管理工作的效率和水平，为医院提供便捷、高效的档案服务。2.信息化管理内容档案数字化扫描：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息管理系统。档案信息检索：建立档案信息检索系统，方便用户快速查询档案信息。档案信息利用：通过档案信息管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、下载等功能。3.信息化安全管理加强档案信息管理系统的