档案室管理制度双人

PAGE档案室管理制度双人一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理方面的活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，建立档案检索体系。4.负责档案的存储、保管，确保档案的安全和完整。5.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，并按规定程序进行销毁。7.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案室。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。4.对本部门形成的电子文件进行规范管理，确保电子文件与纸质文件的一致性，并按规定向档案室移交电子档案。（三）档案利用人员职责1.遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换、标注、污损档案。2.在规定的范围内查阅、借阅档案，不得超范围利用。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门批准，并按规定办理手续。4.查阅、借阅档案后，应及时归还，不得转借他人。5.对档案利用过程中知悉的公司机密信息予以保密。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司红头文件、请示报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等各类文书资料。2.科技档案：涵盖公司科研项目、工程建设、设备仪器等方面的技术文件、图纸、资料等。3.财务档案：主要有会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等财务资料。4.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资福利等人事相关材料。5.业务档案：根据公司业务性质不同，分类存放各类业务活动中形成的档案，如市场营销档案、客户关系档案、合同档案等。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，对各类档案进行编号。编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.文书档案编号格式为：年度保管期限流水号。例如：2023长期001，表示2023年度形成的长期保管的第1份文书档案。3.科技档案编号格式为：项目代号分类号流水号。如：KJ01001，表示科研项目代号为KJ的第01类中的第1份科技档案。4.财务档案编号格式为：年度类别流水号。例如：2023会计凭证001，表示2023年度的第1册会计凭证。5.人事档案编号格式为：员工工号。以员工的唯一工号作为人事档案的编号。6.业务档案编号格式根据业务特点自行设定，但应保证编号的系统性和连贯性。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在工作活动中产生的各类文件材料。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件及相关资料，确保档案内容的全面性。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集齐全，并进行初步整理。4.档案形成部门应定期将收集到的档案移交档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案整理1.档案室管理人员对接收的档案进行统一整理。整理工作包括分类、装订、编页、编目等环节。2.文书档案应按照文件的来源、时间、内容等进行分类，同一事由的文件应集中排列，依次编号。3.科技档案应按照项目、专业等进行分类，图纸应折叠整齐，标题栏外露，便于查阅。4.财务档案应按照会计年度、类别进行整理，凭证应按顺序装订成册，并填写封面和脊背。5.人事档案应按照档案内容的类别进行整理，确保档案材料的有序排列。6.业务档案应根据业务流程和档案特点进行分类整理，便于查询和利用。五、档案的存储与保管（一）档案存储1.档案室应具备专门的档案库房，库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等要求。2.档案应分类存放于档案柜或档案架上，标识清晰，便于查找。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（二）档案保管1.建立档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.做好档案库房的温湿度控制，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，严禁无关人员进入库房。5.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.档案室管理人员根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门批准，并按规定办理手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案室，档案室管理人员应认真核对档案，确保档案无损坏、缺失等情况。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、丢失、涂改、污损档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案室，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案室管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如有问题应及时记录并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、重要程度等因素，按照国家有关规定和公司实际情况，对档案的价值进行评估，确定保管期限。3.对保管期限已满或已失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录应与《档案销毁清册》一并保存。八、档案信息化管理（一）电子档案管理1.加强对电子文件的收集、整理、归档工作，确保电子文件的格式规范、内容完整、元数据齐全。2.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、检索查询、统计分析等管理。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。4.严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案的安全。