开发报建档案管理制度

PAGE开发报建档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司开发报建档案的管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，保障公司开发报建工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在开发报建过程中形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理，包括但不限于项目立项、规划许可、施工许可、竣工验收等环节产生的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司开发报建档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实准确原则档案内容必须真实反映开发报建工作的实际情况，确保档案信息的准确性。3.完整系统原则全面收集开发报建过程中的各类档案，保持档案的系统性和完整性。4.安全保密原则加强档案的安全保密管理，防止档案信息泄露，确保档案的安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善开发报建档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责开发报建档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务。7.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门在开发报建过程中形成的文件、资料、图纸等档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作。3.在档案查阅、借阅过程中，按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.规划许可阶段：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、规划设计方案等。3.施工许可阶段：建筑工程施工许可证、建设工程质量监督手续、安全监督手续等。4.工程建设阶段：施工图纸、施工组织设计、工程变更通知、工程质量验收记录、工程进度报告等。5.竣工验收阶段：竣工验收备案表、工程竣工验收报告、工程质量保修书等。6.其他与开发报建相关的文件、资料、图纸等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集人员应认真核对档案的内容和数量，确保档案的真实性和准确性。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，分类存放。（三）整理原则1.遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于档案的管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照开发报建的流程和档案的性质，将档案分为项目立项、规划许可、施工许可、工程建设、竣工验收等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案保管（一）保管期限1.开发报建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、竣工验收备案表等重要文件。3.长期保管的档案包括工程建设过程中的主要文件、资料、图纸等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括一般性文件、资料等，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份，确保档案数据的安全。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，便于档案的存放和管理。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。2.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、档案利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司主管领导签字同意后，到档案管理部门查阅。3.档案查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改或损坏档案。（二）复制与摘录1.查阅人员如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。2.复制档案应使用档案管理部门统一规定的复制设备和材料，确保复制件的质量。3.如需摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并在摘录件上注明出处。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制、摘录等情况进行详细记录。2.档案利用登记记录应包括利用时间、利用人姓名及所在部门、利用目的、档案名称及编号、利用方式等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的保管期限和实际利用价值，提出鉴定意见。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核后，报公司主管领导批准后予以销毁。（四）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组和公司主管领导签字确认后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上注明销毁方式、时间、地点等信息。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的开发报建档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司开发报建工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的在线录入、审核、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.及时将新形成的档案进行数字化处理，并录入档案信息化管理系统。3.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。4.严格控制档案信息化管理系统的用户权限，确保档案信息的安全。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司内部审计部门负责对开发报建档案管理工作进行定期审计和监督检查。2.档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行日常监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化管理工作的落实情况。4.档案鉴定与销毁工作的合规性。（三）问题处理与整改1.对监督检查中发