行政审批局档案保管制度

PAGE行政审批局档案保管制度一、总则（一）目的为加强行政审批局档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政审批局各科室在履行行政审批职能过程中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指行政审批局在办理行政审批事项、开展行政管理活动以及其他相关工作中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、真实完整、便于利用的原则。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理行政审批局各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行全面管理。3.指导各科室档案管理工作，开展档案业务培训和监督检查。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）各科室职责1.负责本科室档案的收集、整理、移交等工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本科室档案管理的日常工作，并配合档案管理部门做好相关工作。3.按照档案管理规定，及时将本科室办理完毕的档案移交档案管理部门。三、档案收集（一）收集范围1.行政审批文件材料，包括申请材料、审批决定、批复文件等。2.业务工作中形成的各类记录，如会议纪要、工作台账、统计报表等。3.与行政审批相关的合同、协议、证书等文件。4.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应按照档案管理规定，及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件材料，应按照相关标准进行收集和整理，确保其可读性和可利用性。（三）收集时间1.一般文件材料应在办理完毕后的[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.重要文件材料或涉及重大事项的文件材料，应随时收集整理，并及时移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准档案按照行政审批业务类别、年度、保管期限等进行分类。1.行政审批业务类别分为[具体业务类别1]、[具体业务类别2]、……、[具体业务类别n]。2.年度按照文件材料形成的自然年度划分。3.保管期限分为永久、长期、短期。（三）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类、排序、编号、编目等工作。2.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确、完整。3.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。4.对电子档案进行格式转换和存储，建立电子档案数据库。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案存放1.档案应按照分类标准进行存放，不同类别、年度、保管期限的档案应分开存放。2.档案应排列整齐，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.永久保管的档案：对涉及国家机密、重要历史事件、重大决策等具有长远保存价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：对在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：对在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。4.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁，并做好销毁记录。（五）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送档案管理部门负责人和上级主管部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。六、档案利用（一）利用范围1.行政审批局内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案安全保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案安全。3.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密管理1.档案管理部门应加强档案保密管理，制定保密制度，明确保密责任。2.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照保密规定进行管理。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。4.利用档案时，应按照保密规定进行操作，确保档案信息安全。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理效率和服务水平，为行政审批工作提供有力支持。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合行政审批局档案管理的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：建立数据备份、恢复、加密等安全管理制度，确保档案数据的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设方案，明确建设目标、内容、实施步骤和保障措施等。2.按照建设方案组织实施，开展档案