刑事案件档案组管理制度

PAGE刑事案件档案组管理制度一、总则（一）目的为加强刑事案件档案组的管理，确保刑事案件档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在司法工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织刑事案件档案组的所有工作环节，包括档案的收集、整理、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映刑事案件的办理过程。3.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案收集（一）收集范围1.公安机关立案侦查刑事案件过程中形成的各类文件材料，如立案决定书、拘留证、逮捕证、搜查证、讯问笔录、询问笔录、鉴定意见、勘验检查笔录、物证照片等。2.人民检察院审查起诉阶段形成的相关材料，包括起诉书、审查报告、补充侦查决定书、不起诉决定书等。3.人民法院审判阶段产生的法律文书，如判决书、裁定书、调解书等。4.案件办理过程中涉及的其他有保存价值的文件材料，如案件讨论记录、工作汇报、来往信函等。（二）收集要求1.办案人员应及时将办理刑事案件过程中形成的各类文件材料收集齐全，按照规定的时间和要求移交档案组。2.移交的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。（三）收集程序1.办案人员在完成一个案件的办理后，填写《刑事案件档案移交清单》，详细列出移交的文件材料名称、数量、日期等信息。2.将填写好的移交清单与文件材料一并提交给档案组负责人。3.档案组负责人对移交的文件材料进行核对，确认无误后，在移交清单上签字，并接收文件材料。三、档案整理（一）分类标准1.按照刑事案件的性质和类别进行分类，如盗窃案件、抢劫案件、杀人案件等。2.对于同一类案件，再按照案件的办理阶段进行细分，如侦查阶段、审查起诉阶段、审判阶段等。（二）编号规则1.为每一个刑事案件建立唯一的档案编号，编号应包含案件类别、年份、序号等信息。2.例如，盗窃案件的编号可以为：DQ20XXXXXX，其中“DQ”表示盗窃案件类别，“20XX”表示年份，“XXXX”表示序号。（三）整理步骤1.对收集到的文件材料进行分类排序，按照编号规则编写档案编号。2.去除文件材料中的金属物、订书钉等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。3.按照文件材料的形成时间顺序进行排列，同一时间段的文件按照重要程度或相关性进行排列。4.编写卷内文件目录，目录应包含文件材料的编号、名称、日期、页码等信息。5.装订成册，在左侧装订，确保文件材料牢固、整齐。6.填写卷皮，卷皮应包含档案编号、案件名称、类别、年度、保管期限、密级等信息。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案的备份安全。2.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，并建立电子档案索引，方便查询。（三）保管期限1.刑事案件档案的保管期限根据案件的性质和重要程度确定，一般分为短期、长期和永久保管。2.短期保管期限为10年，适用于一些一般性刑事案件；长期保管期限为30年，适用于较为重大的刑事案件；永久保管期限适用于特别重大的刑事案件以及涉及国家机密、个人隐私等特殊案件。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理和安全检查。2.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，严禁在库房内吸烟、使用明火、存放易燃物品等。3.定期对档案库房的设施设备进行维护和保养，确保其正常运行。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止档案安全事故的发生。五、档案查阅（一）查阅范围1.本公司/组织内部办案人员因工作需要查阅刑事案件档案。2.司法机关因办理案件需要查阅相关刑事案件档案。3.其他经批准的单位或个人因特殊原因需要查阅刑事案件档案。（二）查阅程序1.查阅人员填写《刑事案件档案查阅申请表》，注明查阅的案件名称、档案编号、查阅目的、查阅内容等信息。2.将申请表提交给档案组负责人审批，审批通过后，档案组负责人安排专人陪同查阅。3.查阅人员在指定的查阅场所进行查阅，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。4.查阅结束后，查阅人员应在《刑事案件档案查阅登记表》上签字，注明查阅时间、查阅内容等信息。（三）查阅限制1.涉及国家机密、个人隐私等案件的档案，未经批准不得查阅。2.查阅人员不得将档案带出查阅场所，如需复制档案，应按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应严格控制档案的查阅范围，不得随意扩大查阅权限。六、档案利用（一）利用方式1.为办案人员提供档案查阅服务，支持案件的办理和复查。2.根据司法机关的要求，提供档案复印件、摘抄件等材料，协助办理案件。3.对档案信息进行分析研究，为领导决策、业务指导、学术研究等提供参考依据。（二）利用审批1.档案利用应填写《刑事案件档案利用申请表》，详细说明利用目的、利用内容、利用方式等信息。2.将申请表提交给档案组负责人审批，审批通过后，按照规定办理相关手续。3.对于涉及重要案件或大量档案利用的情况，应报公司/组织领导审批。（三）利用记录1.对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用方式等信息。2.建立档案利用台账，定期对利用情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案组负责人、业务骨干、法律专家等组成，负责对刑事案件档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关法律法规和行业标准，结合刑事案件档案的特点，制定档案鉴定标准。2.鉴定标准应包括档案的完整性、准确性、系统性、真实性、保存价值等方面。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对保管期限届满的刑事案件档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理，填写《刑事案件档案鉴定申请表》，提交给鉴定小组。3.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出档案存毁意见。4.对于鉴定为销毁的档案，应填写《刑事案件档案销毁清单》，经公司/组织领导批准后，进行销毁。八、档案销毁（一）销毁程序1.档案管理人员按照鉴定小组确定的销毁清单，对拟销毁的档案进行核对。2.将拟销毁的档案集中到指定的销毁场所，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。3.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底。4.销毁结束后，销毁人员在《刑事案件档案销毁清单》上签字，注明销毁时间、销毁方式等信息。（二）销毁记录1.对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称