档案三个一制度推进情况

PAGE档案三个一制度推进情况一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度推进情况文档。本制度旨在规范公司档案管理流程，明确档案管理职责，保障公司各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。涵盖公司各类文件、合同、协议、报告、记录、证照等具有保存价值的资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管和利用，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则档案管理应确保档案内容的真实性和完整性，如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.方便利用原则在确保档案安全的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，建立科学合理的档案检索体系，提高档案查询和使用效率。4.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作，确保档案管理活动的合法性和合规性。二、档案三个一制度内容（一）“一人一档”制度1.定义“一人一档”是指为公司每位员工建立独立的个人档案，全面记录员工从入职到离职期间的各类信息，包括个人基本资料、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况等。2.建立流程入职阶段：新员工入职时，人力资源部门负责收集员工的个人基本资料，如身份证、学历证书、简历等，并将相关信息录入公司档案管理系统，为员工创建个人档案。在职期间：各部门负责及时更新员工的工作信息，如岗位变动、工作业绩、培训情况等。人力资源部门定期对员工档案进行审核和补充，确保档案信息的准确性和完整性。离职阶段：员工离职时，人力资源部门负责对员工档案进行封存，并按照公司规定进行妥善保管。3.管理要求专人负责：指定专人负责员工个人档案的管理，确保档案信息的安全和保密。定期维护：定期对员工个人档案进行检查和维护，及时更新档案信息，确保档案内容的时效性。严格保密：严格遵守公司保密制度，未经授权不得擅自查阅、复制或泄露员工个人档案信息。（二）“一事一档”制度1.定义“一事一档”是指对公司每一项重要工作、项目或事件建立独立的档案，详细记录该事项的策划、实施、结果等全过程信息。2.建立流程项目启动阶段：项目负责人在项目启动时，制定项目档案管理计划，明确档案收集范围、整理要求和保管期限等。项目实施阶段：项目团队成员按照档案管理计划，及时收集和整理项目过程中产生的各类文件、资料、记录等，并定期提交给项目负责人。项目结束阶段：项目负责人负责对项目档案进行审核和整理，确保档案内容完整、准确。将整理好的项目档案移交公司档案管理部门进行统一保管。3.管理要求全程跟踪：档案管理人员应全程跟踪项目进展，及时了解项目档案的形成情况，确保档案收集的及时性和完整性。分类整理：按照项目的不同阶段和文件类型对项目档案进行分类整理，便于查询和利用。长期保存：对于重要项目的档案，应根据公司规定确定保管期限，进行长期保存，以备后续查阅和参考。（三）“一年一清查”制度1.定义“一年一清查”是指每年定期对公司档案进行全面清查盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.清查内容档案数量清查：核对档案的实际数量与档案管理系统记录是否一致，检查是否存在档案丢失、损坏等情况。档案质量清查：检查档案的整理质量，包括文件的完整性、准确性、规范性等，对不符合要求的档案进行及时整改。档案存放位置清查：核实档案的存放位置是否正确，是否便于查找和利用，确保档案存放有序。3.清查流程制定计划：每年年初，档案管理部门制定档案清查计划，明确清查范围、时间安排、人员分工等。组织实施：按照清查计划，组织相关人员对档案进行全面清查盘点。清查过程中，要认真核对档案信息，做好记录。总结报告：清查结束后，档案管理部门撰写清查总结报告，对清查情况进行详细总结，分析存在的问题及原因，并提出改进措施和建议。整改落实：根据清查总结报告，对发现的问题进行及时整改落实，确保档案管理工作的规范和完善。三、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）主要职责1.制度制定与完善负责制定和完善公司档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。根据国家法律法规和行业标准的变化，及时修订档案管理制度，保证制度的有效性和适应性。2.档案收集与整理指导和监督各部门做好档案的收集工作，确保各类档案及时、完整地移交档案管理部门。按照档案整理规范，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，提高档案的规范化水平。3.档案保管与维护负责档案的安全保管，提供适宜的档案保管环境，确保档案不受损坏、丢失、泄露等。定期对档案进行检查和维护，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，延长档案使用寿命。4.档案利用与服务建立档案检索体系，方便公司内部人员查询和利用档案。按照规定为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，确保档案利用的合法性和合规性。同时，积极开展档案编研工作，为公司决策提供参考依据。5.档案信息化建设推进公司档案信息化管理工作，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索和利用。加强对档案管理人员的信息化培训，提高档案管理工作的效率和质量。6.档案清查与统计组织实施公司档案“一年一清查”工作，定期对档案进行全面清查盘点，并做好清查记录和统计工作。分析档案管理中存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善档案管理工作。四、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案等。2.业务经营类涵盖合同协议、销售订单、采购文件、财务报表、审计报告、市场调研报告等。3.项目管理类如项目立项文件、项目方案、项目进度报告、项目验收文件等。4.技术研发类包括科研项目资料、技术文档、专利证书、软件代码等。5.其他类如公司荣誉证书、资质证书、重要活动记录等具有保存价值的资料。（二）收集要求1.及时收集各部门应明确档案收集责任人，在工作过程中及时收集各类档案资料，确保档案的及时性和完整性。对于重要文件和紧急事项，应在规定时间内移交档案管理部门。2.真实准确档案收集人员应确保收集到的档案资料真实、准确，不得篡改、伪造档案信息。对于原始档案资料，应保持其原貌，不得随意涂改或损坏。3.齐全完整收集的档案资料应涵盖该事项的各个方面，包括相关的文件、记录、图表、照片等，确保档案内容的完整性。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类，如将行政管理类档案分为公司文件、人事档案等类别；将业务经营类档案分为合同协议、财务报表等类别。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，便于档案的识别和管理。编号应遵循一定的规律，如按照年份、类别、顺序号等进行编制。3.编目编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应便于查询和检索，为档案利用提供便利。4.装订对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。五、档案保管与保护（一）保管环境1.库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房应采用防火材料装修，安装防火门、防火卷帘等消防设施；配备除湿机、空调等设备，控制库房温湿度；设置防虫、防鼠设施，防止档案受到虫害和鼠害；安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。2.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案管理人员应定期对库房温湿度进行监测和记录，根据温湿度变化及时采取相应的调节措施。3.照明要求库房照明应采用无紫外线的灯具，避免档案因光照而褪色、老化。同时，应控制照明亮度，防止光线过强对档案造成损害。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应存放在档案架或档案柜中，按照分类编号顺序排列，便于查找和取用。对于重要的纸质档案，应进行备份或数字化处理，以防止档案丢失或损坏。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。同时，应建立电子档案的管理制度，规范电子档案的存储、传输、使用等流程，确保电子档案的安全。3.特殊载体档案保管对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照其特点进行保管。照片应冲印或数字化保存，并注明拍摄时间、地点、人物等信息；录音、录像档案应定期进行转录和检查，确保其可读性和完整性。（三）档案保护措施1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、褪色、霉变等情况。对于发现的问题，应及时采取相应的修复措施，确保档案的质量。每周至少进行一次库房巡查，每月进行一次全面档案检查。2.修复与复制对于破损、褪色、霉变等档案，应及时进行修复和复制。修复档案应遵循档案修复原则，尽量保持档案的原貌；复制档案应确保复制件与原件内容一致，复制件应与原件一同保管。3.防虫防鼠在档案库房内放置防虫、防鼠药品和器材，定期进行检查和更换，防止档案受到虫害和鼠害。同时，应保持库房环境整洁，减少害虫和老鼠的滋生环境。六、档案利用与服务（一）利用范围1.公司内部公司各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应填写申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位因法律法规规定或工作需要，经公司领导批准，外部单位可查阅公司相关档案。外部单位查阅档案应出具正式介绍信，并按照公司规定办理查阅手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。（二）利用流程1.申请申请人填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅档案的名称、用途、期限等信息，并签字确认。申请表应经所在部门负责人审核批准。2.审批档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核。对于符合规定的申请，由档案管理部门负责人签字批准；对于不符合规定的申请，应及时告知申请人并说明原因。3.查阅与借阅申请人凭批准后的申请表到档案管理部门办理查阅、借阅手续。档案管理人员按照申请表内容提供档案，并做好查阅、借阅记录。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应按照规定期限归还，如需延期，应办理延期手续。4.归还借阅档案到期后，借阅人应及时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）服务措施1.提供咨询档案管理部门应积极为公司内部人员提供档案咨询服务，解答有关档案管理的问题。对于员工在档案利用过程中遇到的困难，应及时给予帮助和指导。2.开展编研档案管理部门应根据公司发展需要，开展档案编研工作。通过对档案资料的整理、分析和研究，编写专题资料、大事记、组织沿革等编研成果，为公司决策提供参考依据。3.推进信息化服务利用档案管理信息系统，为公司内部人员提供便捷的档案查询和利用服务。员工可通过网络平台随时随地查阅档案信息，提高档案利用效率。同时，档案管理部门应加强对档案信息化系统的维护和管理，确保系统的稳定运行。七、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案电子化存储将公司各类档案进行全面电子化处理，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储，提高档案管理的效率和便捷性。2.完善档案检索体系建立科学合理的档案检索体系，通过信息化手段实现档案的快速查询和精准定位。利用关键词检索、分类检索、全文检索等多种方式，提高档案检索的准确性和效率。3.推进档案在线利用实现档案的在线查阅、借阅、审批等功能，员工可通过公司内部网络平台随时随地利用档案资源，提高档案利用的及时性和灵活性。（二）建设内容1.档案数字化加工对公司现有的纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化加工工作，将纸质档案转化为电子档案。数字化加工过程中，应确保档案图像清晰、数据准确，符合档案数字化技术标准。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、检索、利用、统计等功能。档案管理信息系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。3.档案数据安全保障建立档案数据安全保障体系，采取数据加密、访问控制、防火墙、入侵检测等技术手段，防止档案数据泄露、篡改和丢失。定期对档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可靠性。（三）实施步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、实施步骤、时间安排等。规划应充分考虑公司档案管理现状和未来发展需求，确保规划的科学性和可行性。2.准备阶段成立档案信息化建设项目组，负责项目的组织实施。开展项目调研，了解公司各部门对档案信息化的需求和意见。进行设备采购、软件选型等准备工作，确保项目实施所需的硬件和软件环境。3.实施阶段按照档案信息化建设规划和实施