2022年档案管理制度

PAGE2022年档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.组织开展档案业务培训和指导，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。5.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时、完整收集。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案资料的收集、整理，并定期移交综合管理部归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理工作的日常事务，配合综合管理部做好档案管理相关工作。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案资料的安全和完整，不得擅自销毁、涂改、转让档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，合同协议，资质证书，荣誉证书等。2.财务管理类：包括财务预算、决算报告，会计凭证，账簿，财务报表，审计报告，税务资料等。3.业务经营类：包括市场调研报告，销售合同，采购合同，项目策划书，项目实施方案，项目验收报告等。4.技术研发类：包括研发项目立项报告，研发项目技术文档，专利申请文件，技术标准，产品设计图纸等。5.客户服务类：包括客户信息档案，客户投诉处理记录，售后服务报告等。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。1.年度：用四位数字表示，如“2022”。2.类别代码：根据档案分类设置，行政管理类用“XZ”表示，财务管理类用“CW”表示，业务经营类用“JY”表示，技术研发类用“JF”表示，客户服务类用“KF”表示。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，用四位数字表示，如“0001”。例如，2022年行政管理类的第一份档案编号为“2022XZ0001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案的齐全、完整。2.档案资料应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录像等各种形式。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案资料，应指定专人负责收集，并及时整理归档。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案应按照分类方案进行分类，依次排列编号，装订成册，并编制页码。3.电子档案应按照分类方案进行分类存储，文件名应规范准确，便于检索。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.照片、录像等声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行整理归档。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理完毕，并移交综合管理部归档。2.对于紧急或特殊情况形成的档案资料，应在事件结束后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案资料编制档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案资料移交综合管理部。2.综合管理部档案管理人员对移交的档案资料进行核对、验收，无误后在档案移交清单上签字确认，并将档案资料归入相应类别进行保管。（三）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行异地备份，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应填写《机密档案查阅申请表》，经公司分管领导签字批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应提前向公司综合管理部提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提供有效身份证明。经公司分管领导签字批准后，由综合管理部指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人持批准后的《档案查阅申请表》或查阅申请函到综合管理部办理查阅手续，档案管理人员根据申请内容提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。3.查阅结束后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上注明归还时间。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.涉及公司机密的档案，借阅申请人应填写《机密档案借阅申请表》，经公司分管领导签字批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅申请人持批准后的《档案借阅申请表》到综合管理部办理借阅手续，档案管理人员根据申请内容提供相应的档案资料，并在《档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人、借阅内容、借阅期限等信息。2.借阅人应向档案管理人员出具借条，借条应注明档案名称、数量、借阅期限等信息，并签字确认。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.借阅期满后，借阅人应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记表》上注明归还时间，并收回借条。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、价值等方面进行综合分析，确定档案的存毁。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定工作小组对档案逐件进行审查，根据档案的保存价值确定存毁。2.分析档案内容：审查档案内容是否反映公司重要工作、是否具有历史研究价值、是否涉及公司机密等。3.参考档案来源：分析档案的形成部门、形成时间、形成背景等，判断档案在公司历史发展中的作用。（四）鉴定标准1.具有重要凭证作用和历史研究价值的档案，应永久保存。2.在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保存，保存期限一般为[X]年。3.已失去保存价值的档案，经档案鉴定工作小组鉴定后，予以销毁。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案编制《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经公司分管领导签字批准后，由综合管理部负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在《档案销毁清单》上签字确认。4.档案销毁后，《档案销毁清单》应永久保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部应建立档案统计制度，并指定专人负责档案统计工作。2.档案统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。3.档案管理人员应定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公