政协档案管理三合一制度

PAGE政协档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强政协档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在政协工作中的凭证和参考作用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则政协档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映政协工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理政协工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.服务利用原则充分开发利用档案资源，为政协各项工作提供优质、高效的档案服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定政协档案管理制度和工作规范。2.负责政协各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督政协机关各部门及所属单位的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门在履行职能过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体工作。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质。4.负责档案管理设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。三、档案收集（一）收集范围1.政协全体会议、常委会议、主席会议、秘书长会议等重要会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。2.政协机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、统计报表等文件材料。3.政协委员提案、建议案及办理情况的文件材料。4.政协组织开展的调研、视察、考察、协商等活动形成的文件材料。5.政协与上级政协、同级党政机关及其他单位的往来文件材料。6.政协机关干部职工的任免、考核、奖惩等人事档案材料。7.政协机关的财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案材料。8.政协机关的资产登记、清查、处置等文件材料。9.政协机关的声像、电子等特殊载体档案材料，如照片、录音、录像、光盘、磁盘等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰、格式规范，签署完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.电子文件应按照相关标准进行收集，确保其真实性、完整性和可读性。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.重要会议、活动形成的文件材料，应在会议或活动结束后及时收集归档。3.人事档案材料应在规定时间内移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，最后按机构（问题）进行排列。2.专门档案（1）政协委员提案档案按照提案年度提案类别提案编号分类。（2）政协组织开展的调研、视察、考察、协商等活动档案按照活动年度活动主题分类。（3）人事档案按照干部职工个人进行分类整理。（4）财务档案按照会计年度档案类别分类，如会计凭证、账簿、报表等。（5）声像、电子等特殊载体档案按照载体形式形成时间分类。（二）整理方法1.文书档案（1）装订对纸质文件材料进行修整，去除金属物，采用左侧装订方式，确保整齐牢固。（2）编页号对每份文件材料进行编页号，正面编在右上角，背面编在左上角，空白页不编号。（3）分类排列按照分类标准，将文件材料进行分类排列，并编写页码。（4）编目填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。（5）装盒将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。2.专门档案（1）政协委员提案档案对提案进行编号、登记，建立提案数据库，详细记录提案内容、提案人、承办单位、办理结果等信息。（2）政协组织开展的调研、视察、考察、协商等活动档案对活动文件材料进行分类整理，编写活动大事记，建立活动档案目录。（3）人事档案按照人事档案管理规定，对干部职工档案材料进行分类装订、编目，建立人事档案信息库。（4）财务档案对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，编制财务档案索引，便于查询利用。（5）声像、电子等特殊载体档案对声像档案进行整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息；对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理要求1.整理工作应遵循档案形成规律，保持文件材料之间的有机联系。2.分类准确、排列有序、编目规范，便于档案的保管和利用。3.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。五、档案保管（一）保管场所1.设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时处理。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映政协主要职能活动和基本历史面貌的，对政协工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映政协一般工作活动，在较长时间内对政协工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对政协工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案保管要求1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。2.定期对档案进行清查盘点，做到账实相符。发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。3.对重要档案和易损档案应进行备份，备份档案应与原件分开保管。4.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、泄密。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案工作人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限划分标准，结合政协工作实际，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。3.对涉及重要历史事件、重要人物、重要决策等档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经单位领导审批后进行销毁。4.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并进行相应的整理和保管。（四）鉴定要求1.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.鉴定过程中应充分听取相关业务部门的意见，必要时可征求有关专家的意见。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计包括文书档案、专门档案的数量统计。2.档案利用情况统计包括档案查阅、借阅的人次、卷次等统计。3.档案保管状况统计包括档案库房温湿度、设备运行情况等统计。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、保管状况等进行记录。2.采用计算机软件等工具进行统计分析，提高统计工作效率和准确性。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期对统计数据进行汇总分析，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.为政协机关内部工作提供决策参考、工作依据和业务指导。2.为政协委员了解政协工作情况、履行职责提供服务。3.为社会各界了解政协历史和工作成果提供资料。（二）利用方式1.查阅政协机关工作人员、政协委员因工作需要，可查阅档案管理部门保管的档案。查阅时应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经单位领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，可提供档案复印件。