调查队档案管理制度范本

PAGE调查队档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强调查队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在调查工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本调查队实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于调查队机关各部门、直属事业单位及全体工作人员在各项调查活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。调查队档案实行集中统一管理，由队综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则。归档的文件材料应真实反映调查工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则。确保档案内容的全面、完整，涵盖调查工作的各个环节和方面。4.安全性原则。采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本调查队档案管理制度。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护。按照规定向国家和上级档案部门移交档案，并办理相关手续。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。2.各部门职责负责本部门在调查工作中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期向综合档案室移交。明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案管理的日常工作，配合综合档案室做好档案管理相关工作。严格执行档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.调查方案、计划、总结、报告等文件材料。2.调查问卷、调查表、统计报表等原始记录。3.调查样本抽取、数据采集、审核、汇总等过程中形成的各类文件材料。4.调查数据分析报告、研究成果、信息资料等。5.与调查工作相关的会议记录、纪要、文件、批示等。6.调查队与其他单位签订的合同、协议等文件材料。7.调查队工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。8.其他与调查工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在调查工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，制成材料应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、上架和计算机管理。（四）整理方法1.分类按照调查工作的性质和内容，将档案分为综合管理类、调查业务类、数据分析类、人事档案类等类别。在每个类别下，再根据文件材料的时间、来源、载体等因素进行细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度类别顺序号编制方法，如“2023综合管理001”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。对电子档案应编制电子目录，确保电子目录与纸质目录一致，并便于计算机检索。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字。装订时应去除金属物，对破损的文件材料应进行修复。三、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防鼠设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。四、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应符合国家有关法律法规和档案管理规定。2.服务调查原则。档案利用应围绕调查工作中心，为调查研究、决策咨询等提供支持。3.保密安全原则。在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.调查队内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.调查队内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.上级部门、其他单位查阅档案需持单位介绍信，经调查队分管领导签字同意后，到综合档案室查阅。3.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应按照相关法律程序办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。2.如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室负责人同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则。对档案进行定期鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.准确判定原则。根据档案的保存价值和保管期限，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案工作兼职人员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断档案的保存价值。2.根据档案的保管期限表，确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成档案销毁清册。2.档案销毁清册经调查队分管领导审批后，报上级档案部门备案。3.按照档案销毁清册，在指定的地点对档案进行销毁，销毁过程应进行拍照或录像，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为调查工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。建立档案数字化数据库，将扫描图像和元数据信息录入数据库。2.档案信息化管理系统建设选用适合调查队档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的在线录入、分类、编目、检索、借阅等功能。对信息化管理系统进行安全防护，设置用户权限，确保档案信息的安全。3.电子档案管理按照电子档案管理要求，对电子档案进行分类、存储、备份等管理。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的数据安全和完整性。（三）信息化管理要求1.加强档案