人事档案电子化管理制度

PAGE人事档案电子化管理制度一、总则1.1目的为了加强公司人事档案管理，提高人事档案管理工作效率和质量，实现人事档案信息资源的有效利用，特制定本电子化管理制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案电子化管理。1.3基本原则1.真实性原则：人事档案电子化信息应真实、准确、完整地反映员工的实际情况。2.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规，对人事档案电子化信息予以保密，防止信息泄露。3.安全性原则：采取有效措施确保人事档案电子化系统的安全稳定运行，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。4.便捷性原则：在保证档案管理质量的前提下，充分利用信息技术手段，提高人事档案管理工作的便捷性和效率。二、人事档案电子化管理职责分工2.1人力资源部门职责1.负责人事档案电子化管理工作的整体规划、组织实施和监督检查。2.负责制定和完善人事档案电子化管理制度、流程和标准。3.负责员工人事档案电子化信息的收集、整理、录入、审核和维护。4.负责建立和管理人事档案电子化系统，确保系统的安全稳定运行。5.负责按照规定提供人事档案电子化信息的查询、借阅和利用服务。2.2信息技术部门职责1.负责为人事档案电子化管理提供技术支持和保障，确保系统的正常运行。2.负责对人事档案电子化系统进行安全防护，防止数据泄露和被非法篡改。3.负责根据人力资源部门的需求，对人事档案电子化系统进行优化和升级。2.3员工职责1.负责按照公司要求及时、准确地提供个人人事档案电子化信息。2.在规定的权限范围内，妥善保管个人人事档案电子化账号和密码，不得泄露给他人。3.配合人力资源部门做好人事档案电子化管理工作，接受相关培训和指导。三、人事档案电子化信息收集与整理3.1信息收集范围1.员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、专业、毕业院校、毕业时间、参加工作时间、入职时间、岗位、联系方式等。2.教育培训信息：包括学历教育经历、职业资格证书、培训经历等。3.工作经历信息：包括工作单位、工作岗位、工作时间、工作职责、工作业绩等。4.考核评价信息：包括年度考核结果、绩效考核结果、奖惩情况等。5.薪酬福利信息：包括工资、奖金、津贴、补贴、社会保险、住房公积金等。6.劳动合同信息：包括劳动合同签订、续签、解除、终止等情况。7.其他信息：如健康状况、家庭主要成员等。3.2信息收集方式1.员工自行填写：通过公司内部人事管理系统或相关电子表格，由员工自行填写个人基本信息、教育培训信息、工作经历等。2.部门提交：各部门负责人按照公司要求，定期将本部门员工的考核评价信息、薪酬福利信息、劳动合同信息等提交给人力资源部门。3.外部获取：对于学历证书、职业资格证书等外部获取的信息，由人力资源部门通过相关渠道进行核实和收集。3.3信息整理要求1.分类整理：将收集到的人事档案电子化信息按照不同类别进行分类，如基本信息类、教育培训类、工作经历类等。2.数据清洗：对收集到的信息进行审核和清理，确保信息的准确性和完整性，去除重复、无效或错误的数据。3.格式规范：统一信息的格式和标准，如日期格式、文本格式等，确保信息的一致性和规范性。四、人事档案电子化信息录入与审核4.1信息录入1.人力资源部门指定专人负责将整理好的人事档案电子化信息录入到人事档案电子化系统中。2.在录入过程中，要严格按照系统要求和信息格式规范进行操作，确保录入信息的准确性和完整性。3.对于重要信息或关键数据，要进行双人录入或多次核对，防止录入错误。审核流程1.信息录入完成后由录入人员进行自审，检查录入信息是否准确、完整，格式是否符合要求。2.自审通过后，提交给人力资源部门负责人进行初审，初审主要审核信息的真实性、准确性和完整性，以及是否符合相关规定和标准。3.初审通过后，将人事档案电子化信息提交给公司分管领导进行终审，终审主要对人事档案电子化管理工作的整体情况进行审核和把关。审核记录与反馈1.建立人事档案电子化信息审核记录台账，详细记录审核时间、审核人员、审核意见、审核结果等信息。2.对于审核中发现的问题，要及时反馈给信息录入人员或相关部门，要求其进行修改和完善，并跟踪整改情况，直至审核通过。五、人事档案电子化信息存储与安全管理5.1存储方式1.采用服务器存储方式，将人事档案电子化信息存储在公司内部服务器上，确保数据的集中管理和安全存储。2.定期对服务器存储的人事档案电子化信息进行备份，备份数据存储在外部存储设备或云端存储平台上，以防止数据丢失。5.2安全防护措施1.安装防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防止外部非法网络攻击和数据泄露。2.对人事档案电子化系统进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.设定不同的用户权限，严格控制对人事档案电子化信息的访问，只有经过授权的人员才能访问和操作相关信息。4.定期对人事档案电子化系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现和解决安全隐患。5.3数据维护与更新1.人力资源部门定期对人事档案电子化信息进行维护和更新，确保信息的时效性和准确性。2.对于员工信息发生变化的情况，要及时在人事档案电子化系统中进行修改和更新，并做好相关记录。3.定期对人事档案电子化信息进行清理，删除过期、无效或不再需要的信息，以保证系统数据的质量和存储空间的合理利用。六、人事档案电子化信息查询与借阅管理6.1查询管理1.公司内部员工因工作需要查询本人人事档案电子化信息的，可通过公司内部人事管理系统进行自助查询。2.公司内部其他部门因工作需要查询员工人事档案电子化信息的，需填写《人事档案电子化信息查询申请表》，注明查询目的、查询内容、查询期限等，经本部门负责人签字同意后，提交给人力资源部门审核。人力资源部门审核通过后，指定专人负责提供查询服务，并做好查询记录。3.公司外部单位或个人因工作需要查询公司员工人事档案电子化信息的，必须出具单位介绍信或相关证明材料，填写《人事档案电子化信息查询申请表》，注明查询目的、查询内容、查询期限等，经公司分管领导签字同意后，由人力资源部门指定专人负责提供查询服务，并做好查询记录。6.2借阅管理1.公司内部员工因工作需要借阅本人人事档案电子化信息的，需填写《人事档案电子化信息借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经本部门负责人签字同意后，提交给人力资源部门审核。人力资源部门审核通过后，指定专人负责办理借阅手续，并做好借阅记录。2.公司内部其他部门因工作需要借阅员工人事档案电子化信息的，需填写《人事档案电子化信息借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经本部门负责人签字同意后，提交给人力资源部门审核。人力资源部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，指定专人负责办理借阅手续，并做好借阅记录。3.公司外部单位或个人因工作需要借阅公司员工人事档案电子化信息的，必须出具单位介绍信或相关证明材料，填写《人事档案电子化信息借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经公司分管领导签字同意后，由人力资源部门指定专人负责办理借阅手续，并做好借阅记录。4.借阅人员必须妥善保管借阅的人事档案电子化信息，不得擅自转借、复印、泄露或用于其他非工作目的。借阅期限届满后，应及时归还所借阅的信息。七、人事档案电子化信息利用与统计分析7.1信息利用原则1.合法合规原则：人事档案电子化信息的利用必须符合国家有关法律法规和公司的相关规定。2.服务工作原则：充分发挥人事档案电子化信息的作用，为公司的人力资源管理、决策支持等工作提供服务。3.保密安全原则：在利用人事档案电子化信息的过程中，要严格遵守保密规定，确保信息的安全。7.2信息利用方式1.人力资源规划：通过对人事档案电子化信息的分析，了解公司员工的数量、结构、分布等情况，为公司的人力资源规划提供依据。2.招聘选拔：利用人事档案电子化信息，筛选符合岗位要求的候选人，提高招聘选拔工作的效率和质量。3.培训发展：根据员工的教育培训信息和工作经历，为员工制定个性化的培训发展计划，提升员工的综合素质和能力。4.绩效考核：依据人事档案电子化信息中的考核评价信息，对员工的工作表现进行客观评价，为绩效考核提供数据支持。5.薪酬管理：结合人事档案电子化信息中的薪酬福利信息，制定合理的薪酬政策和方案，确保薪酬的公平性和合理性。7.3统计分析1.人力资源部门定期对人事档案电子化信息进行统计分析，形成各类统计报表和分析报告，为公司的人力资源管理决策提供数据支持。2.统计分析内容包括员工基本情况统计、教育培训情况统计、工作经历情况统计、考核评价情况统计、薪酬福利情况统计等。3.通过统计分析，发现公司人力资源管理中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，不断优化公司的人力资源管理工作。八、人事档案电子化管理监督与检查8.1监督机制1.建立人事档案电子化管理监督机制，由公司内部审计部门或人力资源部门定期对人事档案电子化管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括人事档案电子化管理制度的执行情况、信息收集与整理的准确性和完整性、信息录入与审核的规范性、信息存储与安全管理的有效性、信息查询与借阅管理的合规性、信息利用与统计分析的合理性等。8.2检查方式1.定期检查：按照规定的时间间隔，对人事档案电子化管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对人事档案电子化管理的某些环节或部分信息进行不定期抽查。3.专项检查：针对人事档案电子化管理中存在的突出问题或重点工作，开展专项检查。8.3问题整改1.对于监督检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。2.责任部门或个人要认真