2017年档案移交制度

PAGE2017年档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案移交制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及所属单位在各项工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类和载体的档案向档案管理部门的移交工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责接收、整理、保管、利用和统计等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门及所属单位应按照有关规定，及时、完整、准确地收集、整理本部门工作中形成的档案，并按时移交档案管理部门，不得擅自留存或销毁。3.便于利用原则档案移交工作应充分考虑档案的利用需求，确保档案整理规范、编目清晰，便于查阅和检索，提高档案的利用效率。二、档案移交的范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括指示、命令、决定、通知、通报等。2.本公司/组织制发的各种文件，如决定、决议、通知、报告、请示、批复、函等。3.会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.工作计划、总结、统计报表等。5.各类合同、协议、意向书等。6.人事档案材料，包括员工履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料等。7.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。（二）科技档案1.科研项目档案，包括项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。2.产品档案，包括产品设计图纸、工艺文件、质量检验报告、用户反馈等。3.设备档案，包括设备购置合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录等。4.工程档案，包括工程项目规划文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。（三）业务档案1.市场营销档案，包括市场调研报告、客户资料、营销活动策划及执行记录等。2.生产管理档案，包括生产计划、调度记录、质量控制记录等。3.物资管理档案，包括物资采购合同、入库单、出库单、库存盘点记录等。4.行政管理档案，包括办公设备采购及使用记录、办公用品管理记录等。（四）声像档案1.照片档案，包括公司/组织重大活动、会议、工程建设、产品宣传等方面的照片。2.录音档案，包括重要会议、讲座、采访等的录音资料。3.录像档案，包括公司/组织宣传片、专题片、活动视频等。（五）电子档案1.以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，如电子文档、电子表格、数据库文件等。2.扫描或数字化的纸质档案副本。三、档案移交的时间要求（一）文书档案1.当年形成的文书档案，应在次年上半年整理完毕，并移交档案管理部门。2.对于一些特殊情况，如重大项目或紧急事件形成的文件，应在事件结束后及时整理并移交。（二）科技档案1.科研项目档案应在项目结题后三个月内移交。2.产品档案应在产品定型或停产一年后移交。3.设备档案应在设备报废或更新后一个月内移交。4.工程档案应在工程项目竣工验收合格后三个月内移交。（三）业务档案1.市场营销档案应在每年年底整理并移交。2.生产管理档案、物资管理档案等应按季度或年度整理并移交，具体时间由档案管理部门确定。（四）声像档案1.照片档案应在拍摄后一周内整理并移交，同时附上文字说明。2.录音、录像档案应在活动结束后一个月内整理并移交，同时附上文字说明和转录的电子文件。（五）电子档案1.电子档案应定期备份，并按照规定的时间节点移交档案管理部门。2.对于新产生的电子档案，应在形成后一个月内移交。四、档案移交的程序（一）档案整理1.各部门及所属单位负责对本部门形成的档案进行收集、分类、编号、编目等整理工作。2.整理档案应遵循有关档案整理规则和标准，确保档案的系统性和规范性。（二）编制移交清单1.各部门在档案整理完毕后，应编制档案移交清单，清单应包括档案的名称、数量、日期、保管期限等详细信息。2.移交清单一式两份，一份由移交部门留存备查，一份随档案一同移交档案管理部门。（三）档案审核1.档案管理部门收到移交的档案后，应对档案的完整性、准确性、系统性进行审核。2.对于审核中发现的问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。（四）办理移交手续1.经审核无误的档案，由移交部门与档案管理部门办理正式的移交手续。2.移交手续应包括双方签字确认的移交清单、档案交接记录等。五、档案移交的责任（一）移交部门责任1.负责本部门档案的收集、整理、保管等工作，确保档案的完整、准确和安全。2.按照规定的时间和程序向档案管理部门移交档案，并保证移交档案的质量。3.对移交档案的真实性、完整性负责，如有虚假或遗漏，应承担相应的责任。（二）档案管理部门责任1.负责接收、审核、保管和利用移交的档案，确保档案管理工作的规范和有序。2.对移交档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案管理制度和检索体系。3.为档案的查阅和利用提供便利条件，保障公司/组织及相关人员的合法权益。六、档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应按照国家有关档案保管的规定，为档案提供适宜的保管环境，确保档案的安全。2.对不同载体和保管期限的档案，应采取相应的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题。（二）利用规定1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案需提前预约，并在档案管理部门工作人员的陪同下进行查阅。3.查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。4.档案管理人员应严格遵守档案利用制度，对档案利用情况进行登记，确保档案的安全和保密。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则。2.鉴定档案价值应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合考虑，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表及档案专家组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，并填写档案鉴定申请表。2.档案鉴定工作小组对档案鉴定申请表进行审核，组织相关人员对档案进行逐卷鉴定。3.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组出具鉴定报告，报公司/组织主管领导批准后销毁。（四）销毁要求1.档案销毁应指定专人负责，严格按照批准的销毁清单进行销毁。2.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案