人员档案电子版管理制度

PAGE人员档案电子版管理制度一、总则（一）目的为了加强公司人员档案电子版的管理，确保人员档案信息的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的电子档案管理。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护员工个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的格式和流程进行档案管理操作。二、人员档案电子版的内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位信息学历层次、毕业院校、所学专业、学位证书编号等。（三）工作经历入职时间、离职时间、工作单位、担任职务、工作职责等。（四）培训经历培训课程名称、培训机构、培训时间、培训证书等。（五）职业资格证书证书名称、证书编号、颁发机构、颁发时间等。（六）奖惩情况奖励名称、奖励时间、奖励颁发单位；处罚原因、处罚时间、处罚决定单位。（七）劳动合同合同期限、工作岗位、薪资待遇等关键条款。（八）其他重要信息如健康状况、特殊技能等。三、人员档案电子版的建立与收集（一）建立责任部门人力资源部门负责人员档案电子版的统一建立和管理。（二）信息收集渠道1.员工入职时：员工应填写《员工信息登记表》，提交学历证书、身份证等相关证明材料的复印件，人力资源部门负责将纸质材料扫描转化为电子文档，并录入相关信息。2.日常工作中：各部门应及时将员工的培训情况、奖惩情况等信息反馈给人力资源部门，以便更新档案。3.员工自主提交：员工如有个人信息变更或新增重要资料，应及时向人力资源部门提交。（三）信息录入要求1.录入人员应认真核对信息，确保准确无误。2.对于重要文件的扫描，应保证图像清晰、完整，能够准确反映文件内容。3.按照规定的字段和格式进行信息录入，便于查询和统计。四、人员档案电子版的存储与保管（一）存储设备1.采用公司内部服务器存储人员档案电子版，确保数据的安全性和稳定性。2.定期对服务器数据进行备份，备份存储介质采用磁带或外部硬盘，并异地存放。（二）存储环境服务器机房应具备良好的温度、湿度控制条件，配备防火、防盗、防雷等设施。（三）权限管理1.人力资源部门指定专人负责档案的日常管理和维护，设置不同的用户权限。2.一般员工只能查阅本人档案信息；部门负责人在工作需要时，可查阅本部门员工档案；人力资源部门管理人员根据工作权限可查阅全体员工档案。3.严格限制对档案信息的修改权限，如需修改，必须经过严格的审批流程。（四）数据安全1.安装防火墙、杀毒软件等安全防护系统，防止外部网络攻击和病毒入侵。2.定期对服务器进行安全检查和漏洞扫描，及时修复安全隐患。3.对档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。五、人员档案电子版的查阅与使用（一）查阅流程1.员工本人查阅：填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因和内容，经所在部门负责人签字同意后，到人力资源部门查阅。2.部门负责人查阅：填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的，直接到人力资源部门查阅。3.其他部门或外部单位查阅：需出具正式的查阅函，说明查阅理由和范围，经公司领导审批后，由人力资源部门安排专人陪同查阅。（二）使用限制1.查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案信息。2.档案信息仅用于公司内部管理、员工绩效考核、培训发展等工作需要，不得用于其他任何商业目的。（三）查阅记录人力资源部门应建立档案查阅记录台账，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息，以备查询。六、人员档案电子版的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对人员档案进行全面梳理和更新，确保档案信息的时效性。2.重点检查员工的工作经历、培训情况、奖惩情况等是否有变化，及时进行修改和补充。（二）动态更新1.各部门在日常工作中发现员工信息有变动时，应及时通知人力资源部门进行更新。2.员工个人信息发生变更，如姓名、联系方式、学历学位等，应在变更后一周内提交变更申请及相关证明材料，人力资源部门审核后进行更新。（三）档案清理1.对于离职员工的档案，在离职手续办理完毕后，按照规定的期限进行妥善保管，期满后进行清理销毁。2.定期清理无效或重复的档案信息，确保档案数据的简洁性和准确性。七、人员档案电子版的保密与安全（一）保密措施1.与接触档案信息的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案管理工作中，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及员工个人隐私的信息进行严格保密。3.禁止在非工作场所谈论或传播档案信息，严禁通过互联网等公共网络传输敏感档案信息。（二）安全防范1.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。2.建立档案信息安全应急处理预案，一旦发生信息泄露或其他安全事故，能够迅速采取措施进行处理，降低损失。（三）监督检查公司定期对人员档案电子版的保密与安全情况进行监督检查，发现问题及时整改。对违反保密规定的行为，将依法依规追究相关人员的责任。八、人员档案电子版的备份与恢复（一）备份策略1.采用全量备份与增量备份相结合的方式，定期对人员档案电子版进行备份。2.全量备份每周进行一次，增量备份每天进行一次，确保数据的完整性。（二）备份存储备份数据存储在异地的数据中心，确保在本地服务器出现故障时能够及时恢复数据。（三）恢复流程1.当需要恢复档案数据时，由档案管理人员填写《数据恢复申请表》，说明恢复原因和范围。2.经公司领导审批后，按照备份数据恢复的操作流程进行数据恢复。3.恢复完成后，对恢复的数据进行完整性和准确性检查，确保恢复数据可用。九、人员档案电子版的销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其档案在规定的保管期限届满后，经人力资源部门审核确认可以销毁。2.档案信息因其他原因不再具有保存价值，经公司领导批准后可以销毁。（二）销毁流程1.由人力资源部门填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.经公司领导审批同意后，安排专人负责销毁工作。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，记录由档案管理人员和监销人员签字确认。（