机关档案管理制度流程图

PAGE机关档案管理制度流程图一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由专门的档案管理部门集中统一管理各部门形成的档案。2.真实性原则。档案应如实反映机关各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则。档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，实现规范化、标准化。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备机关设立独立的档案管理部门，配备具有档案管理专业知识和技能的专职人员，负责档案的日常管理工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管机关各部门形成的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训，提高机关工作人员的档案意识和业务能力。7.参与机关重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案业务指导。8.负责向有关部门移交应进馆的档案，并做好档案统计工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本机关文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。2.机关内部形成的具有保存价值的照片、录音、录像、电子文件等资料。3.机关与其他单位往来的文件、函件、纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理部门。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。3.分类方法采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分开，再按机构（部门）分类，最后按保管期限划分。4.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性；同时编制文件目录，注明文件的编号、名称、日期、来源等信息。5.对照片、录音、录像等非纸质档案，应进行编目和标注，注明拍摄时间、地点、人物、内容等相关信息，并与纸质档案建立关联。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对不同载体的档案应分别采用相应的装具进行保管，如纸质档案用档案柜，电子档案用存储设备等。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.永久保管的档案主要包括本机关制定的法规政策性文件、重要会议文件、重要业务文件、机构演变、人事任免等文件。3.定期保管的档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限，期满后经鉴定可进行相应处理。（四）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置正确。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期进行备份，存储介质应异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.机关内部工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系，按照规定程序查阅本机关相关档案。3.司法机关、行政机关依法查阅与案件相关的档案。（二）利用手续1.机关内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅内容和目的，经机关分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关法律文书或行政公文，经机关主要领导批准后，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅者的需求，提供纸质档案原件或复印件。2.对于电子档案，可通过档案管理系统提供在线查阅或下载服务，但需严格控制权限。3.查阅者不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按规定进行登记。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际利用价值，对档案进行全面鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。2.鉴定小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。（四）销毁手续1.《档案销毁清册》经机关分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和机关领导报送，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。2.移交档案时，应编制《