就业办公室档案管理制度

PAGE就业办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强就业办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在就业工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于就业办公室在开展就业指导、招聘服务、就业信息统计等各项工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：就业办公室档案由专门的档案管理部门或人员集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映就业工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：对涉及个人隐私、企业商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善就业办公室档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理就业办公室的各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、整理、编号、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和移交。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在就业工作中形成的各类档案的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.确保档案内容的真实、准确、完整，对档案的质量负责。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。3.做好档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、利用等。4.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.就业指导相关档案，包括就业政策文件、宣传资料、讲座记录、咨询解答记录等。2.招聘服务档案，包括企业招聘信息、招聘活动方案、应聘人员简历、面试记录、录用通知等。3.就业信息统计档案，包括毕业生就业情况统计表（册）、就业质量报告、就业数据分析报告等。4.就业困难群体帮扶档案，包括困难毕业生基本信息、帮扶措施记录、帮扶成效评估等。5.其他与就业工作相关的档案，如就业协议签订记录、就业手续办理记录等。（二）收集要求1.各部门应及时将在就业工作中形成的档案材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，格式规范，签字盖章手续完备。3.对电子档案，应确保其存储格式规范、内容完整，并与纸质档案内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成部门、时间、内容等因素进行分类，如分为就业指导类、招聘服务类、就业信息统计类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，并建立相应的保管记录。（三）保管期限1.就业办公室档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括就业政策法规文件、重要的就业统计数据、涉及重大就业事件的档案等。3.长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括一般性的就业指导资料、招聘活动档案、就业困难群体帮扶档案等。4.短期保管的档案期限为1年至5年，主要包括临时性的就业工作记录、一般性通知等。（四）档案检查与清点1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案保管状况是否良好、档案数量是否准确、档案整理是否规范等。2.每年应对档案进行一次全面清点，清点结果应记录在案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.就业办公室内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经就业办公室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经上级主管部门批准。3.涉及个人隐私、企业商业秘密等敏感信息的档案，未经档案形成部门或个人同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应遵守档案查阅纪律，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。3.查阅人员如需复印、摘抄档案内容的，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案的查阅和利用情况进行登记，登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅内容、利用方式等。2.对查阅和利用档案过程中发现的问题，应及时记录并向有关部门或人员反馈。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.对保管期限已满的档案，应及时进行鉴定，确定是否需要继续保存。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，分析档案是否仍具有保存价值。2.参考国家有关档案鉴定的标准和规定，结合就业办公室的实际情况，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经档案鉴定小组审核、就业办公室负责人批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。3.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，但应确保档案信息无法恢复。七、档案的移交与接收（一）移交范围1.就业办公室因机构改革、撤销、合并等原因，需要将档案移交给其他单位的，应按照规定办理档案移交手续。2.对超过保管期限且已鉴定销毁的档案，应及时清理并移交有关部门进行统一处理。（二）移交程序1.档案移交部门应编制档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息，并与接收部门进行核对。2.双方应