乡镇土地确权档案室制度

PAGE乡镇土地确权档案室制度一、总则（一）目的为加强乡镇土地确权档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在土地管理工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇土地确权档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡镇土地确权档案由专门的档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映土地确权工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。2.建立档案台账，及时记录档案的出入库情况，做到账物相符。3.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，确保档案安全。4.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记工作。5.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。（二）档案管理负责人职责1.全面负责乡镇土地确权档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.指导档案管理员开展工作，对档案管理工作进行监督和检查。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利进行。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。5.负责与上级档案管理部门和其他相关部门的沟通协调，及时报送档案管理工作情况。三、档案收集（一）收集范围1.土地确权过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等，包括申请书、调查表、审核表、公示材料、审批文件等。2.土地权属证明材料，如土地承包合同、土地使用证、林权证等。3.土地测量、绘图等技术资料。4.与土地确权工作相关的会议记录、纪要、报告等。（二）收集要求1.各部门和工作人员在土地确权工作结束后，应及时将各自形成的档案材料整理齐全，移交档案室。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案材料，应进行备份或复制，确保档案的安全性。（三）收集时间1.阶段性工作结束后，应在[X]个工作日内完成档案收集工作。2.年度工作结束后，应在次年[X]月前完成全年档案的集中收集。四、档案整理（一）分类标准1.按照土地确权工作的流程和内容，分为申请受理类、调查核实类、审核审批类、登记发证类、其他类。2.每大类下再根据具体情况进行细分，如申请受理类可分为农户申请、集体申请等。（二）整理方法1.对收集的档案材料进行分类排序，按照时间顺序或重要程度排列。2.去除重复、无效的材料，对破损、褪色的材料进行修复或复制。3.编制页码，填写卷内目录，装订成册。4.按照分类标准，对整理好的档案进行编号，建立档案索引。（三）整理期限档案整理工作应在档案收集完成后[X]个工作日内完成。五、档案保管（一）库房建设1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为库房。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。3.库房应划分不同的区域，分别存放不同类型的档案。（二）档案上架1.按照档案编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.档案应直立存放，避免挤压变形。3.对珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。（三）保管期限1.土地确权档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括土地权属证明文件、重要的审批文件等。3.长期保管的档案包括土地测量、绘图等技术资料，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括一般性的文件、资料等，保管期限为[X]年。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少检查[X]次。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等，发现问题及时处理。3.对检查情况应做好记录，建立检查台账。六、档案利用（一）利用范围1.本乡镇内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他相关部门因工作需要查阅档案。3.土地权利人因查询本人土地确权档案。（二）利用程序1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等，经档案管理负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案室进行，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出档案室。3.如需借阅档案，应填写借阅申请表，经档案管理负责人批准后，办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用登记1.对档案的查阅、借阅情况应进行详细登记，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、借阅人、借阅时间、归还时间等。(此处可详细列举登记表格样式及填写要求)2.登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案信息化管理（一）数据录入1.建立乡镇土地确权档案数据库，将纸质档案内容录入数据库，实现档案信息的数字化管理。2.数据录入应准确、完整，确保与纸质档案一致。3.对录入的数据应进行审核，确保数据质量。（二）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护，确保系统正常运行。2.及时更新系统数据，保证数据的时效性。3.做好系统安全防护工作，防止数据丢失、泄露等问题。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。2.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.建立电子档案利用制度，规范电子档案的查阅、下载等操作。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、档案管理员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间等。2.参考档案的保管期限规定，结合实际利用情况，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等，并报档案管理负责人审核。（四）销毁程序1.经审核批准后，由档案管理人员会同相关人