国务院机关档案保管制度

PAGE国务院机关档案保管制度一、总则（一）目的为加强国务院机关档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合国务院机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国务院机关各部门及所属单位的档案保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国务院机关档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映国务院机关的工作活动和历史面貌，保证档案内容真实可靠。3.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：档案保管应便于查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案保管机构及职责（一）档案保管机构设置国务院机关设立专门的档案保管机构，负责集中保管本机关的档案。档案保管机构应配备与工作任务相适应的档案管理人员，并保持相对稳定。（二）档案保管机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案保管工作的规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管国务院机关各部门及所属单位形成的各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的数字化建设，推进档案信息资源共享，提高档案管理的信息化水平。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。6.开展档案的编研工作，编写档案参考资料，为国务院机关的决策和工作提供服务。7.加强对档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。8.协助上级档案行政管理部门和有关部门对涉及本机关的档案工作进行监督检查和指导。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.反映国务院机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。2.国务院机关在履行职能过程中形成的各种载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件、实物档案等。3.国务院机关所属单位报送的重要文件材料。4.与国务院机关工作相关的其他有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门及所属单位应按照档案收集范围，及时将本部门形成的文件材料整理归档，定期向档案保管机构移交。2.档案收集应做到齐全、完整，确保文件材料的真实性和准确性。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行专项收集，确保档案的完整性和系统性。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）档案整理方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立档案目录和底图、蓝图等相关资料。3.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，并进行备份。4.声像档案：按照载体形式、内容等进行分类整理，标注相关信息，建立声像档案目录。5.实物档案：按照实物的类别、来源等进行分类整理，建立实物档案清单。四、档案保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.档案库房应设置专门的整理区、查阅区、存储区等功能区域，确保档案管理工作有序进行。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在档案密集架上，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.声像档案应存储在符合要求的载体上，并进行分类编号，注明相关信息。4.实物档案应妥善保管，可根据实物特点选择合适的存放方式，如陈列柜、展示架等。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映国务院机关主要职能活动和基本历史面貌，对国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是在较长时间内对国务院机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对国务院机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案定期清查1.档案保管机构应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清楚。2.清查内容包括档案的数量、种类、保管期限、存储位置等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，上报本机关领导，并抄送上级档案行政管理部门。五、档案利用（一）档案利用原则1.依法利用原则：档案利用应符合国家有关法律法规的规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务大局原则：档案利用应围绕国务院机关的中心工作，为领导决策和各项工作提供支持。3.方便快捷原则：档案利用应简化手续，提高效率，方便利用者查阅和获取档案信息。（二）档案利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门及其他单位因工作需要查阅档案。3.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅档案，但应按照国家有关规定办理相关手续。（三）档案利用手续1.本机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案保管机构查阅。2.上级机关、有关部门及其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经档案保管机构负责人批准后查阅。3.公民、法人和其他组织查阅档案，应持有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的和范围，经档案保管机构负责人审核，报本机关主管领导批准后查阅。（四）档案利用方式1.查阅：利用者可在档案保管机构指定的查阅场所查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案保管机构负责人批准，并按照规定进行登记和收费。（五）档案利用监督1.档案保管机构应对档案利用情况进行监督，确保档案利用符合规定，防止档案的损坏、丢失和泄密。2.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等，不得擅自将档案带出档案保管机构。3.档案利用结束后，利用者应及时归还档案，档案保管机构应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定组织国务院机关成立档案鉴定工作领导小组，负责组织档案鉴定工作。档案鉴定工作领导小组由本机关分管领导、档案保管机构负责人及相关业务部门负责人组成。（二）档案鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的价值。2.历史观点原则：从历史的角度出发，客观公正地评价档案的价值，避免因主观因素影响鉴定结果。3.效益原则：根据档案的利用价值和保管成本，合理确定档案的保管期限和销毁范围，提高档案管理的效益。（三）档案鉴定方法1.直接鉴定法：由档案鉴定人员直接审查档案内容，逐件确定档案的价值。2.分析判断法：通过对档案的形成背景、历史作用、现实利用需求等进行分析判断，确定档案的价值。（四）档案鉴定程序及要求1.档案保管机构定期对已满保管期限的档案进行清理，提出档案鉴定意见，填写《档案鉴定审批表》，报档案鉴定工作领导小组审核。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对档案进行鉴定，形成鉴定报告，提出档案的存毁意见。3.档案鉴定报告经本机关主管领导批准后，作为档案鉴定的依据。对需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经批准后进行销毁。（五）档案销毁1.档案销毁应在指定的场所进行，由档案保管机构派人监销。2.销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，不得泄露档案内容。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理的效率和质量，为国务院机关的工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息资源共享，促进档案信息的开发利用，为国家和社会发展提供支持。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合国务院机关档案管理的信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现与上级机关、有关部门及其他单位的档案信息共享。（三）档案信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加