检察院档案管理借阅制度

PAGE检察院档案管理借阅制度一、总则（一）目的为加强检察院档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院全体工作人员以及因工作需要借阅本院档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.提高档案利用效率，服务检察工作和社会需求。二、档案借阅的范围与条件（一）借阅范围1.本院在各项检察业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案。2.与本院工作相关的历史档案、资料汇编等。（二）借阅条件1.本院工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等内容，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位和个人因工作需要借阅本院档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，说明借阅理由和用途，经本院分管领导批准后，由档案管理部门审核登记，方可借阅。三、档案借阅的流程（一）申请借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量及借阅目的、预计归还日期等信息。申请表应经所在部门负责人签字确认，确保借阅需求与工作实际相关且必要。（二）审批1.本院工作人员的借阅申请，由所在部门负责人审批。部门负责人应根据工作需要和档案管理规定，对申请进行审核，确保借阅行为符合规定且不会对档案造成不良影响。2.外部单位和个人的借阅申请，需经本院分管领导审批。分管领导应综合考虑借阅单位的性质、借阅用途等因素，严格把关，确保档案借阅不会损害本院利益或导致档案信息泄露。（三）登记档案管理部门在收到经批准的《档案借阅申请表》后，应进行详细登记。登记内容包括借阅日期及时间、借阅人姓名、所在部门或单位、档案名称及数量、预计归还日期、审批意见及批准人签名等。同时，为每一份被借阅的档案建立借阅记录档案，以便跟踪管理。（四）借阅借阅人凭有效证件到档案管理部门领取档案。档案管理人员应按照登记内容，向借阅人提供准确无误的档案，并与借阅人当面核对档案的名称、数量等信息。借阅人需在档案借阅登记簿上签字确认领取档案。（五）归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，并说明延期原因，经批准后方可延期。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。检查档案是否有损坏、涂改、缺页等情况，如有问题应及时向借阅人提出，并做好记录。借阅人确认无误后，在档案借阅登记簿上签字办理归还手续。四、档案借阅的期限与归还要求（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日。特殊情况需要延长借阅期限的，须经档案管理部门负责人批准，但最长不得超过[X]个工作日。2.对于重要、机密档案，借阅期限应根据具体情况从严掌握，原则上不超过[X]个工作日，并需严格履行审批手续。（二）归还要求1.借阅人应按时归还档案，不得逾期。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。逾期未还且未办理续借手续的，档案管理部门将进行催还，并视情节轻重给予相应处理。2.归还的档案应保持整洁、完好，不得在档案上涂改、圈划批注、污损或抽取、撤换档案材料。如有违反，档案管理部门将责令借阅人恢复原状，并根据情节轻重追究其责任。五、档案借阅的保密规定（一）借阅人职责1.借阅人应对所借阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.严禁将借阅的档案转借他人或用于非工作目的。（二）档案管理部门监督1.档案管理部门应加强对档案借阅过程的监督，定期检查借阅档案的使用情况，确保档案信息安全。2.如发现借阅人有违反保密规定的行为，档案管理部门有权立即收回所借阅的档案，并视情节轻重追究其责任。（三）保密措施1.对于涉及国家机密、检察工作秘密等重要档案，借阅人应在专门的保密场所阅读和使用，不得带出规定区域。2.借阅人在使用档案过程中，如需复印、摘录档案内容，应按照相关保密规定办理审批手续，并确保复印件和摘录件的安全保管，不得随意丢弃或泄露。六、档案借阅的保护与赔偿（一）保护要求1.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得折叠、污损、拆散、丢失或擅自销毁档案。2.在借阅期间，如发现档案有损坏或其他异常情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并采取必要的保护措施。（二）赔偿规定1.因借阅人保管不善导致档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应的赔偿责任。赔偿方式包括修复档案、重新复制档案或按照档案的价值进行经济赔偿等，具体赔偿办法由档案管理部门根据实际情况确定。2.对于因故意或重大过失造成档案严重损坏或丢失的，除要求借阅人承担赔偿责任外，还将依法追究其法律责任。七、档案借阅的信息化管理（一）系统建设建立档案借阅信息化管理系统平台，实现档案借阅申请、审批、登记、查询、统计等业务流程的自动化操作，提高档案管理工作效率和准确性。（二）信息录入档案管理人员应及时将档案借阅的相关信息录入信息化管理系统，包括借阅申请表内容、审批意见、借阅记录、归还情况等，确保系统数据的完整性和实时性。（三）权限设置根据档案管理的保密要求和工作需要，对信息化管理系统的用户权限进行合理设置。不同人员只能访问和操作与其权限相符的档案借阅信息，防止信息泄露和违规操作。（四）数据备份与安全定期对档案借阅信息化管理系统的数据进行备份，确保数据安全。同时，加强系统安全防护措施，防止数据被非法篡改、删除或丢失。八、档案借阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行自查，检查借阅手续是否完备、档案归还是否及时、档案是否完整无损等。2.对发现的问题及时进行整改，并将自查情况向本院领导汇报。（二）外部检查接受上级档案管理部门、纪检监察部门等的监督检查，并积极配合相关部门的工作，如实提供档案借阅情况的有关资料和信息。（三）违规处理对于违反本制度的借阅行为，视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评等处理；