永升物业档案室管理制度

PAGE永升物业档案室管理制度一、总则（一）目的为加强永升物业档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在物业管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于永升物业各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对物业各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密和业主隐私的档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善本档案室的各项规章制度。2.负责收集、整理、保管物业各类档案，包括但不限于物业管理合同、业主资料、工程图纸、维修记录、财务档案等。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索工具，便于档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。6.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，同时做好档案利用登记和统计工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照档案室的要求及时移交档案。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的收集、整理工作符合规范要求。3.在档案形成过程中，严格按照档案管理规定进行操作，保证档案的质量。4.配合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平，适应档案管理工作的发展需要。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业管理类：包括物业管理合同、服务协议、招投标文件、业主公约、服务标准与规范等。2.业主资料类：业主基本信息、房产信息、联系方式、缴费记录、投诉与建议等。3.工程管理类：工程建设项目资料、房屋建筑图纸、设备设施档案、维修保养记录、安全检查报告等。4.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告、收费台账、成本核算资料等。5.人力资源类：员工档案、考勤记录、培训资料工作、绩效考核文件等。6.行政办公类：公司文件、会议纪要、工作计划与总结、对外发文与收文等。7.其他类：与物业管理相关的各类文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类档案。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案内容真实反映工作实际情况。3.对重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.档案收集过程中，应注意对档案的分类和标识，便于后续整理工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和信息化检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为物业管理类、业主资料类、工程管理类、财务管理类、人力资源类、行政办公类等大类，再根据具体内容进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。5.上架：将整理好的档案按照分类和编号顺序上架存放，便于管理和利用。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，将档案分为3年、5年、10年、15年、20年等不同期限进行保管。3.保管期限的划分应严格按照国家有关档案保管期限的规定执行，并结合公司实际情况进行确定。（二）保管条件1.档案室应具备良好的环境条件，保持温度适宜（14℃24℃）、湿度适中（45%60%），并做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。2.档案应存放在专用的档案柜架上，柜架应坚固、耐用，并保持清洁卫生。3.对磁性载体档案，应采取防磁、防潮、防尘、防热、防机械损伤等保护措施，定期进行检查和复制，防止数据丢失。（三）档案保管期限的鉴定与调整1.定期对档案进行保管期限的鉴定，由档案室会同相关部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，确定其保管期限是否合理。2.根据鉴定结果，对保管期限已到期的档案进行整理和处置，对仍有保存价值的档案，重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。3.随着公司业务的发展和档案管理工作的需要，适时对档案保管期限的划分标准进行调整和完善，确保档案保管期限的科学性和合理性。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因合法事由查阅与永升物业相关的档案。3.根据法律法规规定，应向有关部门或单位提供的档案资料。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要，档案利用者可办理借阅手续，将档案借出档案室使用，但应在规定期限内归还。3.复制：根据档案利用者的需求，档案室可为其提供档案的复制服务，但应按照规定收取复制费用。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外部单位查阅档案，应提前向档案室提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和时间等，并加盖单位公章。档案室审核同意后，办理查阅手续。3.借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可借阅。4.档案利用者查阅或借阅档案时，应遵守档案室的各项规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。5.档案利用完毕后，应及时归还档案室，并办理归还手续。档案室应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与档案利用者沟通解决。（四）利用登记与统计1.档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称和数量等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的频率、范围和效果等，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司机密和业主隐私的档案，应严格限制查阅范围，未经批准，不得擅自对外提供或泄露。3.在档案整理、保管和利用过程中，采取必要的保密技术措施，如加密存储、限制访问权限等。4.对档案管理人员进行定期审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识，能够胜任保密工作。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案室的安全防范工作，确保档案的安全与完整。2.配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.严格执行档案出入库登记制度，对档案的进出情况进行详细记录，防止档案丢失或被盗。4.加强对档案室的日常巡查，及时发现和排除安全隐患，确保档案室环境安全。5.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，保护档案的安全。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立永升物业档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过信息化手段，加强对档案的动态管理，及时掌握档案的形成、收集、整理、保管和利用情况，为公司决策提供准确的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，确保档案信息系统的数据安全和稳定运行。4.信息化培训：组织档案管理人员和相关业务人员参加信息化培训，提高其信息化操作技能和应用水平。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：确定数字化范围、扫描标准、图像处理要求等，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，形成电子档案数据，并上传至档案管理信息系统。2.档案信息录入流程：档案管理人员按照档案管理信息系统的要求，将档案的基本信息、目录信息等录入系统，建立档案数据库。