派出所档案使用管理制度

PAGE派出所档案使用管理制度一、总则（一）目的为了加强派出所档案的使用管理，确保档案的安全、完整与有效利用，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据国家有关法律法规和公安档案管理的相关规定，结合本派出所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所全体民警、辅警以及因工作需要查阅、使用派出所档案的外部有关单位和人员。（三）档案定义本制度所指派出所档案是指在公安业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括案件卷宗、户籍档案、行政管理文件、队伍建设资料等各类档案。（四）管理原则1.统一管理原则派出所档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.依法依规原则档案管理严格遵守国家法律法规和公安档案管理的行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则强化档案安全保密意识，采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公安工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案使用流程（一）内部查阅1.申请本所民警、辅警因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等内容，经所在部门负责人审核签字后，交档案管理部门。2.审批档案管理部门对查阅申请进行审批，对于一般性档案查阅申请，由档案管理人员直接批准；对于涉及重要案件、敏感信息或可能影响档案安全的查阅申请，需报分管档案工作的所领导审批。3.查阅查阅申请人凭批准后的《档案查阅申请表》到档案管理部门指定地点查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程符合规定，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。4.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（二）外部查阅1.来函申请外部有关单位因工作需要查阅本所档案的，应出具正式函件，说明查阅目的、档案名称、查阅范围等内容，并加盖单位公章。2.审核档案管理部门收到来函后，对申请内容进行审核。审核通过后，报分管档案工作的所领导审批。3.查阅经批准后，外部查阅单位应派专人前来查阅档案。查阅时，档案管理人员应按照规定提供必要的协助，并对查阅过程进行监督。查阅人员需遵守本所档案管理规定，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。4.归还与反馈查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。档案管理部门应向来函单位反馈查阅情况。（三）档案借阅1.申请本所民警、辅警因工作需要借阅档案的，除填写《档案查阅申请表》外，还应注明借阅期限、借阅用途等内容，并经所在部门负责人和分管档案工作的所领导批准。2.借阅借阅申请人凭批准后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。档案管理人员应对借阅档案进行登记，注明档案名称、借阅人、借阅期限等信息。3.归还借阅人员应在规定期限内归还档案。如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（四）档案复制1.申请因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途、复制份数等内容，经所在部门负责人审核签字后，交档案管理部门。2.审批档案管理部门对复制申请进行审批，对于一般性档案复制申请，由档案管理人员直接批准；对于涉及重要案件、敏感信息或可能影响档案安全的复制申请，需报分管档案工作的所领导审批。3.复制经批准后，档案管理人员按照规定进行复制操作。复制过程中，应确保复制内容清晰、准确，不得擅自更改档案内容。4.登记与发放复制完成后，档案管理人员应对复制件进行登记，注明复制内容、复制份数、领取人等信息，并将复制件发放给申请人。三、档案安全管理（一）实体安全1.档案库房建设档案库房应符合安全标准，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应安装必要的安全设施，如消防设备、监控设备、防虫药品投放装置等。2.档案存放档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。不同载体的档案应分开存放，避免相互影响。对珍贵、易损档案应采取特殊保护措施。3.定期检查档案管理部门应定期对档案库房进行检查，检查内容包括库房设施设备的运行情况、档案的存放状况、安全防护措施的落实情况等。发现问题应及时处理，并做好记录。（二）信息安全1.人员管理档案管理人员应严格遵守保密制度，签订保密协议，明确保密责任。加强对档案管理人员的教育培训，提高其安全保密意识和业务水平。2.系统安全建立档案信息管理系统，设置用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作档案信息。定期对系统进行维护和升级，安装必要的安全防护软件，防止信息泄露和被非法篡改。3.数据备份定期对档案信息进行备份，备份数据应异地存放。备份数据应进行完整性检查，确保数据可恢复。（三）保密措施1.保密制度制定严格的档案保密制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等内容。对涉及国家秘密、警务工作秘密、公民个人隐私等档案信息，应严格保密。2.保密标识对保密档案应进行标识，注明保密等级和保密期限。在档案查阅、借阅、复制等过程中，应严格按照保密规定进行操作。3.监督检查加强对档案保密工作的监督检查，对违反保密制度的行为进行严肃处理。定期开展保密教育活动，提高全体民警、辅警的保密意识。四、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、依法依规的原则，根据档案的保存价值和历史意义，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门对到期档案进行初步筛选，列出拟鉴定档案清单。2.材料审查鉴定小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，查阅档案内容，了解档案形成背景和利用情况。3.集体讨论鉴定小组召开会议，对审查结果进行集体讨论，形成鉴定意见。4.审批鉴定意见报分管档案工作的所领导审批。（五）销毁程序1.编制销毁清单对批准销毁的档案，档案管理部门编制《档案销毁清单》，注明档案名称、卷号、数量、销毁原因等内容。2.监销销毁档案时，应指定专人监销。监销人员应认真核对销毁档案与销毁清单是否一致，确保销毁彻底。3.记录与存档销毁工作完成后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁情况记录存档。五、档案统计与移交（一）档案统计1.统计内容档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、利用人次、利用效果等。2.统计方法采用手工统计和计算机辅助统计相结合的方式，定期对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表。3.统计报表报送统计报表应按时报送上级档案管理部门和本所领导，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.移交范围派出所因机构变动、职能调整等原因，需要进行档案移交的，应按照规定进行移交。移交档案包括本所形成的各类档案及相关资料。2.移交程序移交单位应编制《档案移交清单》，注明移交档案的名称、数量、保管期限等内容。移交双方应按照清单进行核对，办理交接手续，并签字确认。交接手续完成后，移交档案应及时归档到接收单位。3.特殊情况处理对于涉及未结案件、重要事项等档案，应