处置单位档案室管理制度

PAGE处置单位档案室管理制度一、总则（一）目的为加强处置单位档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于处置单位各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对处置单位各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映处置单位的各项工作和活动。3.完整性原则：全面收集、整理和保存处置单位在各个阶段形成的各类档案。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不被泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本单位档案管理制度。2.负责集中统一管理处置单位各类档案，包括文书档案、业务档案、会计档案、人事档案等。3.对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。7.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为处置单位的各项工作提供档案支持和服务。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和整理工作，按照档案室的要求及时移交档案。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的收集、整理、移交等工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。4.根据工作需要，向档案室提出档案查阅、借阅申请，按照规定办理相关手续。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能。2.认真履行岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。5.协助各部门做好档案工作的指导和监督，提出改进意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.处置单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、通知等。3.本单位对外签订的合同、协议、章程、报表等。4.本单位的工作计划、总结、报告、会议记录、纪要等。5.本单位的人事档案、会计档案、业务档案等专门档案。6.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，及时将本部门形成的档案材料收集齐全、完整。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。4.收集的档案材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的集中整理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录。2.业务档案：根据业务类型和流程，进行分类整理，建立业务档案数据库。3.会计档案：按照会计档案管理办法的规定，进行分类装订，编制会计档案保管清册。人事档案：按照干部人事档案管理规定，进行分类整理，建立人事档案信息系统。四、档案的保管（一）库房建设1.档案室应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点作为库房，确保档案的安全保管。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应划分不同的功能区域，包括档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，布局合理，便于操作。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.上架的档案应装盒或装袋，并在盒（袋）上标明档案的类别号、年度、保管期限、案卷号等信息。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.定期对库房进行检查和维护，检查档案的保管状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理。3.保持库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.严禁在库房内吸烟、使用明火、存放易燃易爆物品等，确保库房安全。（四）档案数字化1.按照国家有关档案数字化的标准和规范，对重要档案进行数字化处理，建立档案数字化数据库。2.数字化档案应与纸质档案同步更新，确保两者内容一致。3.加强对数字化档案的管理，采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失和泄露。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度。2.服务大局原则：档案利用应围绕处置单位的中心工作，为各项业务活动提供支持和服务。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便利用者获取档案信息。4.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅档案原件或数字化副本，档案室应提供必要的查阅场所和设备。2.借阅：因工作需要，利用者可办理档案借阅手续，将档案借出使用，但应在规定的期限内归还。3.复制：利用者可根据需要复制档案材料，但应经档案室同意，并按照规定进行登记。4.出具证明：档案室可根据利用者的申请，出具档案证明材料，证明材料应加盖档案室印章。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.借阅档案：利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制档案：利用者应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、复制内容等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。复制档案应按照规定的收费标准收取费用。4.出具证明：利用者应填写《档案证明申请表》，注明证明事项、档案名称等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理证明手续。档案室应根据档案内容如实出具证明材料，并加盖档案室印章。（四）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制、出具证明等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、所在部门、利用时间、利用目的、档案名称、查阅范围、借阅期限、复制内容、证明事项等。3.档案利用登记应及时、准确、完整，并妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定其保存价值。2.实事求是原则：根据档案的实际情况，客观公正地鉴定档案的保存价值，避免主观随意性。3.定期鉴定原则：定期对档案进行鉴定，确保档案的时效性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员和相关业务人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析判断法：根据档案的形成规律、历史背景、现实利用需求等因素，分析判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》应经处置单位负责人批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，记录应妥善保管。5.对已销毁的档案，应在档案目录和相关检索工具中注明销毁情况。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。3.档案统计应定期进行，统计数据应准确、及时、完整，并向上级