涉密档案查询管理制度规定

PAGE涉密档案查询管理制度规定一、总则（一）目的为加强公司涉密档案的管理，规范涉密档案查询行为，确保公司涉密信息的安全，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工在工作中涉及涉密档案查询的相关活动。（三）基本原则1.严格审批原则：所有涉密档案查询必须经过严格的审批流程，确保查询行为的必要性和合规性。2.安全保密原则：在查询过程中，要采取有效措施确保涉密档案的安全，防止信息泄露。3.责任追究原则：对违反本制度规定的查询行为，将追究相关人员的责任。二、涉密档案定义及范围（一）定义涉密档案是指公司在经营管理活动中形成的，涉及国家秘密、商业秘密或公司敏感信息，一旦泄露可能对公司利益造成损害的各类文件、资料、数据等。（二）范围1.国家秘密类：涉及国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项相关档案。2.商业秘密类：包括公司的技术秘密、经营策略、客户信息、财务数据等，具有商业价值且不为公众所知悉的信息相关档案。3.公司敏感信息类：如尚未公开的重大决策、内部管理规定、人事任免等可能影响公司正常运营或形象的信息相关档案。三、查询审批流程（一）查询申请1.员工因工作需要查询涉密档案，应填写《涉密档案查询申请表》，详细说明查询目的、内容及使用期限等信息。2.申请表需由申请人所在部门负责人签字确认，证明查询的必要性和真实性。（二）部门初审1.申请人所在部门收到申请表后，对查询申请进行初审。重点审查查询目的是否与工作相关、查询内容是否合理、使用期限是否必要等。2.初审通过后，部门负责人在申请表上签署意见，并将申请表提交至公司保密管理部门。（三）保密管理部门审核1.公司保密管理部门收到申请表后，对申请进行全面审核。审核内容包括查询事项是否符合公司业务需求、是否可能导致涉密信息泄露风险等。2.根据审核结果，保密管理部门负责人签署审核意见。对于符合要求的申请，批准查询；对于不符合要求的申请，注明原因并退回申请表。（四）主管领导审批1.经保密管理部门批准的查询申请，需提交至公司主管领导进行最终审批。2.主管领导根据公司整体利益和保密要求，对查询申请进行审批。审批通过后，在申请表上签署批准意见，并确定查询的具体权限和限制条件。（五）反馈与存档1.审批结果以书面形式反馈给申请人所在部门。批准查询的，告知申请人查询的具体安排；未批准的，说明原因。2.申请表及相关审批文件由公司保密管理部门进行存档，以备查阅和追溯。四、查询权限与限制（一）查询权限1.根据审批结果，申请人获得相应的查询权限。权限分为全部查询、部分查询等不同级别，具体由主管领导确定。2.获得全部查询权限的人员，可以查阅申请范围内的所有涉密档案；获得部分查询权限的人员，只能查阅指定的部分档案内容。（二）查询限制1.申请人必须严格按照审批确定的查询内容和范围进行查询，不得擅自扩大查询范围。2.查询过程中，不得对涉密档案进行复制、拍照、录音、录像等操作，除非经过额外的审批程序。3.查询期限届满后，申请人应及时归还所查询的涉密档案，不得私自留存。五、查询场所与设备管理（一）查询场所1.公司设立专门的涉密档案查询室，用于集中查询涉密档案。查询室应具备完善的安全保密设施，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等。2.查询室内应保持整洁、安静，不得存放与查询无关的物品。（二）查询设备1.提供给查询人员使用的计算机等设备应与公司内部网络物理隔离，防止涉密信息通过网络泄露。2.设备应安装必要的安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统更新。3.查询人员不得擅自将个人存储设备带入查询室使用，如需使用外部存储设备，必须经过保密管理部门的检查和批准。六、查询人员行为规范（一）保密意识教育1.所有参与涉密档案查询的人员，在上岗前必须接受公司组织的保密意识教育和培训，了解保密法律法规及公司保密制度规定。2.定期对查询人员进行保密知识更新培训，提高其保密意识和防范能力。（二）行为准则1.查询人员在查询过程中应保持专注，不得从事与查询无关的活动。2.严格遵守查询室的各项管理制度，爱护查询室内的设施设备。3.不得向无关人员透露涉密档案的内容和查询情况。（三）违规处理1.对于违反行为规范的查询人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、调岗、辞退等处理。2.如因查询人员违规行为导致涉密信息泄露，将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、档案保管与归还（一）档案保管1.在查询过程中，涉密档案应由公司档案管理人员负责保管，确保档案的安全和完整。2.档案管理人员应定期对查询室内的涉密档案进行清点和检查，发现问题及时报告并处理。（二）归还要求1.查询期限届满后，查询人员应及时将所查询的涉密档案归还至档案管理人员。2.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真核对档案数量和完整性，如有缺失或损坏，应要求查询人员说明原因并进行处理。八、监督与检查（一）内部监督1.公司保密管理部门负责定期对涉密档案查询情况进行内部监督检查，包括查询审批流程的执行情况、查询人员行为规范的遵守情况、档案保管与归还情况等。2.建立内部监督检查记录档案，对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改结果。（二）外部审计1.公司定期接受外部审计机构对涉密档案查询管理制度执行情况的审计。2.根据审计意见，及时完善和改进相关制度规定，确保制度的有效执行。九、附则（一）解释权本制