文物所档案资料管理制度

PAGE文物所档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强本文物所档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在文物保护、研究、展示及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本文物所各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本所档案资料实行集中统一管理，由档案管理部门负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，确保档案资料管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案资料应如实反映文物所各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理各类档案资料，保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料进行妥善保管，防止泄密。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本所档案资料管理制度并组织实施。2.负责本所各类档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案资料检索体系，编制档案资料目录、索引等检索工具，方便档案资料的查询和利用。4.负责档案资料的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案资料的安全。5.定期对档案资料进行鉴定，按照规定做好档案资料的销毁工作。6.积极开展档案资料的开发利用工作，为文物所各项工作提供档案信息支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案资料的日常管理和与档案管理部门的沟通协调工作。3.严格按照档案资料管理制度的要求，规范本部门档案资料的形成、积累和归档工作，确保档案资料的质量。（三）工作人员职责1.全体工作人员应树立档案意识，在工作中自觉形成、积累和保管好各类档案资料。2.按照档案资料归档要求，及时将办理完毕的文件材料整理归档，不得据为己有或拖延归档。3.借阅档案资料时，应严格遵守档案借阅制度，按时归还，不得擅自转借、涂改、损坏档案资料。三、档案资料的收集与归档（一）收集范围1.文物征集、发掘、保护、研究等业务活动中形成的各类文件、报告、记录、图表、照片、影像等资料。2.行政管理工作中形成的文件、通知、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等资料。3.财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等资料。4.人事工作中形成的员工档案、考核记录、奖惩文件等资料。5.基本建设项目中形成的项目立项、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等资料。6.对外交流与合作中形成的协议、合同、信函、接待记录等资料。7.其他与本所工作相关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对重要的档案资料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）归档时间1.一般档案资料应在次年上半年归档。2.重大项目档案资料应在项目结束后三个月内归档。3.临时性工作形成的档案资料应在工作结束后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的档案资料进行初步整理，按照分类方案进行分类、编号、编目。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案资料移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案资料进行审核、验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。四、档案资料的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。例如，文物发掘项目的档案应按照发掘流程，将发掘计划、现场记录、出土文物清单等相关文件依次整理，体现工作的连贯性。2.区分不同价值，便于保管和利用。对于重要的文物研究成果报告、珍贵文物的详细记录等具有较高价值的档案，应单独整理并重点保管；一般性的工作记录则可进行适度简化整理。（二）分类方法1.采用年度机构问题分类法。首先按照年度将档案分为不同年份，然后按照机构（部门）进行二级分类，最后按照问题进行细分。例如，2023年文物保护部门的档案，可先分为2023年，再分为文物保护部，然后按照文物保护措施、文物修复记录等问题进行具体分类。2.对于文物档案，可按照文物类别进一步细分，如青铜器、陶瓷器、书画等。在每一类文物档案中，再按照文物的来源、收藏情况、研究成果等方面进行详细分类整理，以便更精准地管理和查询文物相关信息。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性。例如，采用“年份+机构代码+类别代码+顺序号”的编号方式。2023年文物保护部的文物保护措施类档案，编号可为“2023WHBH01001”，其中“2023”为年份，“WHBH”为文物保护部的机构代码，“01”为文物保护措施类别代码，“001”为该类档案的顺序号。2.编号应简洁明了，便于记忆和使用。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。题名应准确概括档案内容，日期应填写文件形成日期，责任者应明确文件的制发部门或个人。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和检索。五、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。档案库房应安装防火门、防盗门窗、烟雾报警器、温湿度计等设备，确保档案资料的安全。2.库房内档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案架应按照档案类别和编号顺序进行排列，标识清晰。（二）保管期限1.根据档案资料的重要程度和保存价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及国家机密、重要文物的档案以及具有重大历史价值和研究价值的档案。长期保管的档案一般为16年至50年，短期保管的档案为15年以下。（三）保管要求1.档案资料应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制，确保档案资料的可读性。4.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务专家和相关部门人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案资料，可考虑销毁。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应按照国家有关保密规定进行鉴定和处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组对档案鉴定审批表进行审核，签署鉴定意见。3.经本所主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案资料，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。2.对电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。（五）监销档案销毁时，应指定专人进行监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁记录上签字确认。七、档案资料的利用（一）利用范围1.本所工作人员因工作需要可查阅、借阅档案资料。2.外单位因工作需要查阅本所档案资料的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案资料应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案资料带出。2.借阅档案资料应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用档案资料时，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。2.未经档案管理部门同意，不得擅自复制档案资料。如需复制，应按照规定办理审批手续。八、档案资料的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案资料统计台账，对档案资料的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案资料统计报表，及时反