档案利用效能化管理制度

PAGE档案利用效能化管理制度一、总则（一）目的为了提高公司档案利用效能，规范档案利用行为，确保档案信息的安全与有效利用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案利用过程中的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则：在档案利用过程中，切实保障档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.高效便捷原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的支持。4.服务至上原则：以满足公司业务需求为出发点，为利用者提供优质、高效的档案利用服务。二、档案利用范围与权限（一）利用范围1.公司内部各部门为开展日常工作、项目研究、决策制定等需要查阅、借阅档案。2.公司员工因工作需要查阅、借阅与其工作相关的档案。3.外部单位因业务合作、审计、调查等合法事由，经公司批准后查阅相关档案。（二）利用权限1.查阅权限公司高层管理人员可查阅公司各类档案。部门负责人可查阅本部门及相关业务档案。员工可查阅与其工作直接相关的档案。外部单位查阅档案需经公司分管领导批准，并按照规定办理查阅手续。2.借阅权限重要档案原则上不允许借阅，确因工作需要借阅的，需经公司主要领导批准。一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。三、档案利用流程（一）申请1.公司内部人员如需查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、查阅或借阅期限等内容。2.外部单位申请查阅档案，应提交正式申请函，说明查阅事由、档案清单等，并加盖单位公章。（二）审批1.《档案利用申请表》或外部单位申请函提交后，按照以下审批流程进行：员工申请由部门负责人审批。部门负责人申请由分管领导审批。涉及重要档案或需公司主要领导决策的档案利用申请，由公司主要领导审批。外部单位申请由公司分管领导审核，报公司主要领导批准。2.审批人应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。（三）查阅与借阅1.经审批同意后，利用者凭有效证件到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.档案管理人员应根据审批意见，提供相应的档案，并在《档案利用登记薄》上进行详细登记，记录利用者姓名、部门、利用目的、查阅或借阅时间、档案名称及数量等信息。3.查阅档案时，利用者应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定区域。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行操作。4.借阅档案时，档案管理人员应向利用者当面清点档案数量、核对档案内容，并告知利用者应遵守的保密规定和归还期限。利用者需妥善保管档案，不得转借他人或擅自涂改、损坏档案。（四）归还1.利用者应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容及完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并报告相关领导。3.档案管理人员在确认档案完好无损后，在《档案利用登记薄》上注明归还时间，并注销借阅记录。四、档案利用安全与保密管理（一）安全管理1.档案管理部门应确保档案存储环境安全，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保档案数据的安全存储。3.在档案利用过程中，如发生档案丢失、损坏等安全事故，应立即采取措施进行补救，并及时报告公司领导和相关部门。（二）保密管理1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.利用者在查阅、借阅档案过程中，应遵守保密规定，不得擅自传播、复制档案内容。如需对外提供档案信息，应按照公司相关规定办理审批手续。3.严禁在非保密场所谈论档案内容，严禁在连接外网的计算机上处理涉及公司机密的档案信息。4.对违反保密规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、档案利用监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对档案利用情况进行监督检查，重点检查档案利用流程是否规范、档案安全与保密措施是否落实、档案利用效果是否达到预期目标等。2.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案利用考核评价机制，对各部门及员工的档案利用工作进行考核评价。考核内容包括档案利用申请的规范性、档案利用效率、档案安全与保密情况等。2.考核评价结果作为公司对各部门及员工绩效考核的重要依据之一，对档案利用工作表现优秀的部门和员工给予表彰和奖励，对存在问题的部门和员工进行督促整改。六、档案数字化利用管理（一）数字化档案建设1.公司应逐步推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立数字化档案数据库。2.数字化档案应确保图像清晰、内容完整，符合档案管理的相关标准和要求。（二）数字化档案利用1.利用者可通过公司内部网络查询数字化档案，但涉及机密的数字化档案应严格按照保密规定进行授权访问。2.如需打印或下载数字化档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行操作。（三）数字化档案维护1.定期对数字化档案数据库进行备份，确保数据安全。2.对数字化档案进行定期检查