团委三合一制度档案管理

PAGE团委三合一制度档案管理一、总则（一）目的为加强团委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在团委工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本团委实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于团委在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：团委档案由专门的档案管理部门或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映团委工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：便于档案的查阅、使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本团委档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和利用团委档案，定期对档案进行鉴定和销毁。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案人员进行培训。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件、资料、记录等的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.确定一名兼职档案人员，负责本部门档案工作的日常管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级团组织下发的文件、通知、指示等。2.团委工作计划、总结、报告、决议等。3.团委组织的各类活动的方案、通知、记录、照片、视频等。4.团员青年的入团、入党申请书，思想汇报，奖惩材料等。5.团委与其他单位的往来文件、信函、协议等。6.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件、资料、记录等收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对重要文件、资料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、团务工作类、活动类、团员管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要档案应进行特殊保管，如采用加密存储、专人保管等方式。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括团委的重要文件、决议、历史记录等。3.长期保管的档案主要包括团委的一般文件、活动记录、团员管理材料等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括团委的临时性文件、资料等，保管期限为1年至10年。（四）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报经团委领导批准后进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。五、档案的利用（一）利用范围1.团委工作人员因工作需要查阅档案。2.团员青年因个人需要查阅本人的入团、入党申请书，思想汇报，奖惩材料等。3.其他单位或个人因工作需要查阅与团委相关的档案，须经团委领导批准。（二）利用方式1.查阅纸质档案：档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅电子档案：档案管理人员应按照规定提供电子档案查阅服务，查阅人员应使用专用设备查阅，不得擅自复制、传播电子档案。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立团委档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.通过信息化手段提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理。2.系统建设：开发或选用适合本团委的档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、查询、借阅、统计分析等功能。3.安全保障：建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，备份存储