徐州市加强档案管理制度

PAGE徐州市加强档案管理制度一、总则（一）目的为加强徐州市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于徐州市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位的各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案管理应确保档案内容的真实性、准确性和完整性，如实反映各项工作的历史过程和实际情况。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用和开发，提高档案的使用价值，为各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.市级档案管理机构徐州市档案局是全市档案工作的行政管理部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全市档案事业发展规划，对全市档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.单位内部档案管理机构各单位应根据工作需要设立档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理机构职责1.档案行政管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全市档案事业发展规划和规章制度，并组织实施。对全市各级各类档案管理机构的档案工作进行监督检查，依法查处档案违法行为。组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和专业水平。负责全市档案信息化建设的规划和指导，推动档案信息资源的开发利用。2.单位内部档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本单位的档案管理制度，负责本单位档案的日常管理工作。制定本单位档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作的具体方案和操作规程，并组织实施。负责本单位各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统。对本单位档案进行科学分类、编号、编目和装订，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。负责本单位档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。定期对本单位档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。负责本单位档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理工作提供数据支持。积极开展档案信息资源的开发利用工作，为单位的各项工作提供服务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案反映本单位职能活动、处理公务的具有保存价值的收文、发文、内部文件、会议文件、电话记录、简报、报表、重要文件的起草修改稿等。2.科技档案本单位在科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像、录音带等科技文件材料。3.人事档案本单位干部职工的履历、自传、鉴定、考核、学历、学位、职称、党团关系、奖惩情况等个人材料。4.会计档案本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务报表等会计核算专业材料。5.声像档案本单位在各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等声像材料。6.电子档案本单位在办公自动化、信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、网页等电子信息资源。（二）档案收集要求1.及时收集各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时形成和归档。对于重要活动、重大事件形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集整理。2.完整齐全档案收集应确保材料的完整性和齐全性，不得遗漏重要文件和材料。收集的档案材料应包括文件的正本、副本、定稿、附件等，确保档案内容的全面性。3.真实准确档案材料应真实反映工作实际情况，不得伪造、篡改档案内容。收集的档案材料应经过严格审核，确保信息准确无误。（三）档案整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等规律进行整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于保管和查阅利用，提高档案管理工作效率。3.分类科学合理根据档案的内容和性质，采用科学合理的分类方法进行分类，确保档案分类清晰、层次分明。（四）档案整理方法1.文书档案整理按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录，装订成册。2.科技档案整理按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立科技档案案卷目录，编制卷内文件目录，装订成卷。3.人事档案整理按照干部档案管理规定进行整理，建立人事档案案卷目录，编制档案材料目录，装订成卷。4.会计档案整理按照会计档案管理办法进行整理，将会计凭证、账簿、报表等分别装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案整理按照载体形式、内容主题进行分类整理，编制声像档案目录，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。6.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限进行分类整理，建立电子档案数据库，编制电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.档案库房建设各单位应根据档案管理工作的需要，建设符合国家规定标准的档案库房。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房设施配备档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备、防虫防鼠设备、通风设备等，为档案的保管提供良好的环境条件。（二）档案保管要求1.分类存放档案应按照分类方案进行分类存放，同类档案应集中存放，便于查找和管理。2.编号标识对档案进行编号标识，建立档案标识系统，便于快速准确地查找档案。3.定期检查定期对档案进行检查，查看档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况，及时发现问题并采取措施加以解决。4.安全防护加强档案库房的安全防护措施，设置门禁系统、监控系统等，确保档案库房的安全。（三）档案保护措施1.防火措施档案库房应配备消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，制定火灾应急预案，定期组织消防演练。2.防潮措施控制档案库房的湿度，安装温湿度控制设备，保持库房内湿度在规定范围内。对易受潮的档案，可采取密封包装、放置干燥剂等措施进行防潮处理。3.防虫措施定期对档案库房进行防虫检查，发现虫害及时采取措施进行防治。可采用防虫药品、防虫网等方式防止虫害侵入档案。4.防盗措施加强档案库房的防盗措施，安装门禁系统、监控系统等，确保档案库房的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自将无关人员带入库房。5.防光措施档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等措施，减少光线对档案的损害。对珍贵档案应采取特殊的防光保护措施，如使用防光盒等。6.防尘措施档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘积聚。可安装空气过滤设备，减少灰尘对档案的污染。7.防有害气体措施档案库房应远离污染源，防止有害气体对档案的损害。对库房内的空气进行监测，采取通风换气等措施，保持空气清新。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，确定档案的价值。2.实事求是原则根据档案的实际情况，客观公正地鉴定档案的价值，避免主观随意性。3.保持历史联系原则在鉴定档案价值时，应充分考虑档案之间的历史联系，确保档案的系统性和完整性。（二）档案鉴定组织各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对本单位的档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）档案鉴定标准1.文书档案鉴定标准根据档案的内容、重要程度、时间等因素，确定档案的保管期限。一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种保管期限。2.科技档案鉴定标准根据科技项目的重要性、技术寿命、经济价值等因素，确定科技档案的保管期限。对具有重要科研价值、长期保存意义的科技档案，应永久保存；对具有一定技术寿命和经济价值的科技档案，可保存一定期限；对已失去保存价值的科技档案，可予以销毁。3.人事档案鉴定标准根据人事档案管理规定，对人事档案进行定期鉴定。对已死亡、开除、辞退等人员的档案，应按照规定进行整理和保管；对已失去保存价值的人事档案材料，可予以销毁。4.会计档案鉴定标准根据会计档案管理办法，对会计档案进行定期鉴定。对已超过保管期限、确无保存价值的会计档案，可按照规定程序进行销毁。（四）档案销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.审批档案销毁清册经单位负责人审批后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。4.监销记录监销人员应对档案销毁过程进行全程监督，并在销毁清册上签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查考。六、档案的利用与开发（一）档案利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位的档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.方便快捷原则档案管理部门应简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。3.保守秘密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，保护档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）档案利用方式1.查阅利用利用者可根据需要查阅本单位的档案。查阅档案时，应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案应在指定地点进行，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅利用对于确需借出档案的，利用者应填写借阅申请表，经单位负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，并应按时归还。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.复制利用利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）档案开发利用1.档案编研档案管理部门应积极开展档案编研工作，编写档案资料汇编、大事记、组织沿革、专题概要等编研材料，为单位的各项工作提供参考依据。2.档案信息资源共享利用现代信息技术，建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的远程查阅和利用，提高档案信息的利用效率和服务水平。3.档案展览展示通过举办档案展览、陈列等形式，展示本单位的历史文化和工作成果，发挥档案的宣传教育作用。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立档案信息管理系统各单位应建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.实现档案信息资源共享通过档案信息管理系统，实现档案信息资源的共享，方便利用者查阅和利用档案。3.推进档案数字化进程加快档案数字化步伐，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库，实现档案信息的长期保存和有效利用。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化加工对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化加工，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本单位的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，采取防火墙、加密技术、数据备份等措施，确保档案信息的安全。（三）档案信息化管理要求