企业应届生档案管理制度

PAGE企业应届生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司对应届生档案的科学管理，确保应届生档案的完整、安全和有效利用，维护应届生的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司接收的所有应届生档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映应届生的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：确保档案材料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护应届生档案信息的安全，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和行业标准，规范操作流程。二、档案接收（一）接收准备1.人力资源部门提前与应届生取得联系，告知档案接收的相关事宜，包括接收时间、地点、所需材料等。2.根据应届生提供的信息，准备好档案接收登记表，明确记录应届生姓名、毕业院校、专业、学历、档案转递单位等信息。（二）接收流程1.应届生按照规定时间将档案送达公司指定地点。档案必须由档案管理部门或原毕业院校密封，并加盖密封章。2.档案管理人员对档案进行初步审核，检查档案的完整性、密封情况以及材料的真实性。审核无误后，在档案接收登记表上签字确认，并注明接收日期。3.对于不符合接收要求的档案，如档案未密封、材料缺失等，档案管理人员应及时与应届生或原毕业院校沟通，要求其补充或更正相关材料。三、档案整理（一）整理要求1.档案管理人员按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案材料有序排列。2.对每份档案材料进行编号，编制档案目录，注明材料名称、日期、页码等信息，便于查询和管理。3.去除档案材料中的金属物品、订书钉等，保持档案的整洁。（二）材料分类1.履历材料：包括个人简历、求职登记表等。2.学籍材料：如毕业生登记表、成绩单、学位证书、毕业证书等。3.党团组织材料：入党申请书、入团志愿书、党员转正申请书等。4.奖惩材料：各类奖励证书、处分决定等。5.就业材料：就业协议书、报到证等。6.其他材料：如体检报告、培训证书等与个人相关的材料。四、档案保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案存放环境安全、整洁、通风。2.档案保管室应安装监控设备，对档案保管区域进行实时监控，防止档案丢失或损坏。（二）保管期限1.应届生档案保管期限为自档案接收之日起[X]年。2.对于已离职的应届生档案，在保管期限届满后，按照国家有关规定进行销毁或移交。（三）档案维护1.档案管理人员定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变等情况。如发现问题，应及时采取措施进行修复或处理。2.根据档案保管的实际情况，适时对档案进行数字化处理，建立电子档案，提高档案管理的效率和便捷性。同时，确保电子档案与纸质档案内容一致，并做好电子档案的安全存储和备份工作。五、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅应届生档案的，需经所在部门负责人批准，并填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.除公司内部人员外，其他单位或个人因特殊原因需要查阅应届生档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司人力资源部门负责人批准。（二）查阅流程1.查阅人员凭批准后的档案查阅申请表到档案保管室查阅档案。档案管理人员应在现场监督查阅过程，确保档案安全。2.查阅人员只能查阅申请表中注明的档案内容，不得擅自摘抄、复制、涂改档案材料。如需摘抄或复制档案材料，必须经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案保管室，档案管理人员核对无误后，在档案查阅申请表上注明归还日期。六、档案借阅（一）借阅权限1.公司内部因工作需要借阅应届生档案的，需经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准，并填写档案借阅申请表。2.原则上不允许外单位借阅应届生档案。如有特殊情况，需经公司高层领导批准，并签订档案借阅协议，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。（二）借阅流程1.借阅人员凭批准后的档案借阅申请表到档案保管室办理借阅手续。档案管理人员应详细记录借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人员领取档案后，应妥善保管，不得转借他人或擅自带出公司。如因特殊原因需要带出公司的，必须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全措施。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，必须提前向档案管理部门申请，并说明延期原因。未经批准逾期未归还的，档案管理部门将视情节轻重给予相应处理。七、档案转出（一）转出条件1.应届生与公司解除劳动关系后，档案可以转出。2.档案转出必须符合国家法律法规和相关政策规定，确保档案转递的合法性和准确性。（二）转出流程1.应届生提出档案转出申请，填写档案转出申请表，注明接收档案的单位名称、地址、联系人等信息。2.人力资源部门对档案转出申请进行审核，确认无误后，开具档案转递通知单。3.档案管理人员根据档案转递通知单，将应届生档案进行密封，并在封口处加盖档案管理部门印章。4.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在档案转递回执上签字确认。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、遗失，无法修复或补充的。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对保管期限届满的档案进行清理，提出档案销毁清单，注明档案名称、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经人力资源部门负责人审核后，报公司高层领导批准。3.档案销毁应在公司内部指定地点进行，由档案管理部门和监察部门共同监督销毁过程。销毁人员应在档案销毁清单上签字确认，确保档案销毁彻底、无遗漏。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清单进行归档保存，以备查阅。九、监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.人力资源部门负责对档案管理工作进行日常监督，及时发现和纠正档案管理过程中存在的问题。3.监察部门负责对档案管理工作中的违规违纪行为进行调查和处理，确保档案管理工作严格按照制度执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案接收、整理、保管、查阅、借阅、转出、销毁等环节的操作是否规范。2.档案材料的完整性、真实性和准确性，是否存在档案材料缺失、篡改等问题。3.档案保管场所的安全状况，档案保管设备是否正常运行，档案存储环境是否符合要求。4.档案管理人员的工作责任心和业务水平，是否熟悉档案管理业务流程，是否严格遵守档案管理规定。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。