档案团队组建制度及流程

PAGE档案团队组建制度及流程一、总则（一）目的为了规范公司档案团队的组建，确保档案管理工作的高效、有序开展，保障公司档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司各部门档案团队的组建及档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作合法合规。2.统一管理原则公司档案实行集中统一管理，明确各部门在档案管理中的职责，避免档案分散、混乱。3.高效利用原则以方便公司各项工作开展为目标，优化档案管理流程，提高档案利用效率。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案信息不泄露，维护公司商业机密和合法权益。二、档案团队职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并监督执行。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立和维护公司档案信息系统，实现档案的电子化管理和便捷查询。4.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。5.参与公司重大活动、项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）部门档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管。2.按照公司档案管理要求，定期向档案管理部门移交档案。3.协助档案管理部门开展档案清查、盘点等工作。4.对本部门员工进行档案管理知识宣传和培训，提高员工档案意识。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.熟练掌握档案管理业务技能，确保档案管理工作质量。3.负责档案的日常整理、编目、上架、保管等工作，保证档案存放有序、安全。4.及时处理档案查询、借阅等服务需求，做好记录和跟踪。5.参与档案鉴定、销毁等工作，提出专业意见。三、档案团队组建要求（一）人员配备1.根据公司档案管理工作量和业务需求，合理确定档案团队人员数量。档案管理部门应配备足够数量的专职档案管理人员，各部门应指定一名兼职档案员。2.档案管理人员应具备档案管理、文秘、信息技术等相关专业知识，熟悉档案管理业务流程和法律法规。3.新入职档案管理人员应经过专业培训，取得档案管理岗位资格证书后方可上岗。（二）人员素质1.具备良好的职业道德和责任心，保守公司档案机密。2.具有较强的学习能力和沟通协调能力，能够适应档案管理工作的不断变化和发展。3.工作认真细致，严谨负责，确保档案管理工作准确无误。四、档案团队组建流程（一）筹备阶段1.公司领导决策根据公司发展战略和档案管理工作实际需要，公司领导研究决定组建档案团队，明确档案团队的定位、职责和工作目标。2.制定组建方案档案管理部门会同人力资源部门等相关部门，制定档案团队组建方案，包括人员编制、岗位设置、任职条件、招聘计划等内容。（二）招聘与选拔1.发布招聘信息通过公司内部网站公告、外部招聘平台、人才市场等渠道发布档案管理岗位招聘信息，明确招聘要求和岗位职责。2.简历筛选对收到的应聘简历进行筛选，初步确定符合条件的候选人名单。3.面试与考核组织候选人进行面试，包括专业知识考核、综合素质评估等环节，全面了解候选人的业务能力、工作经验、职业素养等情况。4.录用决策根据面试考核结果，确定拟录用人员名单，报公司领导审批。经审批通过后，办理录用手续。（三）培训与入职1.入职培训新入职档案管理人员参加公司组织的入职培训，培训内容包括公司概况、企业文化、档案管理规章制度、业务流程、操作技能等方面。2.岗位实习新入职人员在导师指导下进行岗位实习，熟悉档案管理实际工作环境和操作流程，掌握档案管理基本技能。3.正式上岗实习期满，经考核合格后，新入职人员正式上岗，承担档案管理相关工作任务。（四）团队建设与发展1.定期培训与学习档案管理部门定期组织档案团队成员参加业务培训和学习交流活动，不断更新知识结构，提高业务水平。2.绩效考核建立档案团队绩效考核制度，对档案管理人员的工作业绩、工作态度、业务能力等方面进行考核评价，激励员工积极工作，提高工作质量。3.职业发展规划为档案团队成员制定职业发展规划，提供晋升机会和职业发展通道，鼓励员工不断提升自身能力和素质，为公司档案管理事业贡献力量。五、档案收集制度（一）收集范围确定1.档案管理部门根据国家法律法规、行业标准和公司实际情况，制定公司档案收集范围清单，明确各类档案的收集内容和要求。2.各部门应根据收集范围清单，结合本部门工作实际，确定本部门形成的档案材料，并及时向档案管理部门报备。（二）收集渠道与方法1.内部收集各部门档案员负责定期收集本部门在工作活动中形成的各类文件、资料、图表、数据等档案材料，进行分类整理后移交档案管理部门。档案管理部门通过日常工作检查、业务指导等方式，督促各部门及时收集档案材料。2.外部收集对于公司在对外交往中接收的各类文件、信函、合同、协议等档案材料，由相关业务部门负责收集后移交档案管理部门。档案管理部门主动与外部单位沟通协调，收集与公司业务相关的档案信息。（三）收集时间要求1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理完毕并移交档案管理部门。2.对于重大活动、重点项目等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后及时收集整理并移交。（四）收集质量要求1.收集的档案材料应齐全完整，真实准确，字迹清晰，格式规范。2.档案材料应按照规定的分类标准进行整理，确保分类合理、编号有序。六、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和检索查询。（二）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐美观，便于长期保存。（三）整理流程1.初步整理各部门档案员对收集到的档案材料进行初步分类整理，去除重复、无效的材料。2.移交整理将初步整理好的档案材料移交档案管理部门，由档案管理部门进行进一步的系统整理。3.审核验收档案管理部门整理完成后，组织相关人员进行审核验收，确保整理质量符合要求。七、档案归档制度（一）归档范围1.公司各类具有保存价值的文件、资料、图表、数据等档案材料，均应按照本制度规定进行归档。2.归档范围应涵盖公司生产经营、行政管理、财务管理、人力资源管理、科技创新等各个方面。（二）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应按照国家有关会计档案管理规定的时间要求进行归档。4.人事档案应及时归档，确保档案信息的时效性。（三）归档要求1.归档的档案应整理规范、齐全完整、编目准确。2.档案应按照规定的保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。（四）归档流程1.整理审核档案管理部门对各部门移交的档案材料进行整理审核，确保符合归档要求。2.编制目录为归档档案编制详细的目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.装盒上架将审核通过的档案装入档案盒，并按照档案分类顺序上架存放，建立档案存放索引。八、档案保管制度（一）保管场所与设施1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架（柜）、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架（柜）中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对于特殊载体档案，如照片、录音带、录像带等，应按照相关规定进行保管。（三）保管期限与鉴定1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。2.档案管理部门定期对到期档案进行鉴定，组织相关人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（四）安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房人员的管理，严格限制无关人员进入档案库房。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案安全。九、档案利用制度（一）利用范围与方式1.公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。3.档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。（二）利用流程1.申请公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.审批档案管理部门对申请表进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况，确定是否同意利用，并报档案管理部门负责人审批。3.查阅与借阅经审批同意后，档案管理人员按照规定提供档案查阅或借阅服务，并做好记录。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，借阅档案应按照规定的期限归还。4.复制如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用监督与保密1.档案管理部门对档案利用情况进行监督检查，确保档案利用符合规定要求。2.档案利用人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容，不得擅自将档案转借他人或用于非工作目的。十、档案销毁制度（一）销毁范围与鉴定1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应组织相关人员对拟销毁档案进行再次鉴定，确保销毁档案的准确性。（二）销毁流程1.编制销毁清单档案管理部门根据鉴定意见，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清单》报档案管理部门负责人审核，经公司领导批准后实施销毁。3.销毁实施档案管理部门组织专人对批准销毁的档案进行销毁，销毁方式可采用焚