医院设备信息档案管理制度

PAGE医院设备信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院设备信息档案管理，确保设备信息的完整性、准确性和安全性，提高设备管理效率和决策科学性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有设备信息档案的管理，包括医疗设备、办公设备、后勤保障设备等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：医院设备信息档案实行集中统一管理，确保信息的一致性和完整性。2.分级负责原则：明确各级管理人员在设备信息档案管理中的职责，确保管理工作有序进行。3.动态更新原则：设备信息档案应随设备的购置、使用、维护、报废等全过程进行动态更新。4.安全保密原则：严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，确保设备信息不泄露。二、管理职责（一）设备管理部门1.负责制定设备信息档案管理制度和流程，并组织实施。2.建立和维护设备信息档案管理系统，确保设备信息的录入、存储、查询、统计等功能正常运行。3.负责设备信息的收集、整理、审核和归档，确保设备信息的准确性和完整性。4.定期对设备信息档案进行清查和盘点，及时发现和解决问题。5.配合医院其他部门做好设备信息的查询和使用工作。（二）使用部门1.负责本部门设备信息的收集、整理和报送，确保设备信息的及时、准确。2.按照设备操作规程正确使用设备，并做好设备使用记录。3.协助设备管理部门做好设备的维护、保养和维修工作，并及时反馈设备运行情况。4.负责本部门设备信息档案的安全保管，防止信息丢失或损坏。（三）财务部门1.负责审核设备购置、维修、报废等费用的支出，并做好相关财务记录。2.协助设备管理部门做好设备资产的核算和管理工作。（四）信息管理部门1.负责提供设备信息档案管理系统的技术支持和维护，确保系统的稳定运行。2.协助设备管理部门做好设备信息的安全保密工作，防止信息泄露。（五）医院领导1.负责审批设备信息档案管理制度和流程，确保制度的合法性和有效性。2.对设备信息档案管理工作进行监督和指导，协调解决管理工作中出现的重大问题。三、设备信息档案的内容（一）设备基本信息1.设备名称、型号、规格、产地、生产厂家等。2.设备购置日期、购置价格、资金来源等。3.设备编号、固定资产编号等。（二）设备技术资料1.设备使用说明书、操作手册、维修手册等。2.设备技术参数、性能指标、电路图、结构图等。3.设备安装调试报告、验收报告等。（三）设备运行记录1.设备日常使用记录，包括开机时间、关机时间、运行状态、使用科室等。2.设备维修记录，包括维修日期、维修原因、维修内容、维修人员等。3.设备保养记录，包括保养日期、保养内容、保养人员等。（四）设备资产变动记录1.设备调拨记录，包括调拨日期、调拨原因、调入科室、调出科室等。2.设备报废记录，包括报废日期、报废原因、报废审批等。（五）设备效益分析记录1.设备使用效益分析报告，包括设备使用频率、诊断符合率、治疗有效率等。2.设备成本效益分析报告，包括设备购置成本、运行成本、维修成本等。四、设备信息档案的建立（一）设备采购阶段1.设备管理部门在设备采购前，应收集设备的相关信息，包括设备名称、型号、规格、产地、生产厂家、技术参数、性能指标、价格等，并填写《设备采购信息登记表》。2.设备采购合同签订后，设备管理部门应及时将合同副本及相关资料归档，作为设备信息档案的重要组成部分。（二）设备验收阶段1.设备到货后，设备管理部门应组织相关人员进行验收，验收合格后填写《设备验收报告》，并将验收报告及相关资料归档。2.设备验收过程中发现的问题，应及时与供应商沟通解决，并做好记录。（三）设备安装调试阶段1.设备安装调试完成后，设备管理部门应组织相关人员进行检查，确保设备正常运行，并填写《设备安装调试报告》，将报告及相关资料归档。2.设备安装调试过程中需要的技术资料，如电路图、结构图等，应及时收集整理归档。（四）设备使用阶段1.使用部门应按照设备操作规程正确使用设备，并做好设备使用记录，记录内容包括开机时间、关机时间、运行状态、使用科室等。2.设备管理部门应定期对设备使用记录进行检查和统计分析，及时发现设备使用过程中存在的问题，并采取相应措施加以解决。（五）设备维修保养阶段1.设备出现故障时，使用部门应及时通知设备管理部门，设备管理部门应组织维修人员进行维修，并填写《设备维修记录》，记录内容包括维修日期、维修原因、维修内容、维修人员等。2.设备管理部门应定期对设备进行保养，并填写《设备保养记录》，记录内容包括保养日期、保养内容、保养人员等。3.设备维修保养过程中产生的技术资料，如维修记录、保养记录等，应及时收集整理归档。（六）设备资产变动阶段1.设备调拨时，设备管理部门应填写《设备调拨申请表》，经相关部门审批后办理调拨手续，并填写《设备调拨记录》，记录内容包括调拨日期、调拨原因、调入科室、调出科室等。2.设备报废时，设备使用部门应填写《设备报废申请表》，经相关部门审批后办理报废手续，并填写《设备报废记录》，记录内容包括报废日期、报废原因、报废审批等。3.设备资产变动过程中产生的相关资料，如调拨申请表、报废申请表、审批文件等，应及时收集整理归档。五、设备信息档案的存储与保管（一）存储方式1.设备信息档案应采用电子存储和纸质存储相结合的方式，确保信息的安全和完整。2.电子存储应使用医院信息管理系统或专门的设备信息档案管理系统，按照设备类别和时间顺序进行分类存储。3.纸质存储应按照档案管理的要求进行装订、编号、分类存放，并建立纸质档案目录。（二）保管期限1.设备信息档案的保管期限应根据国家有关规定和医院实际情况确定，一般设备信息档案的保管期限为[X]年，重要设备信息档案的保管期限为[X]年。2.设备报废后，其信息档案应继续保管[X]年，以备查阅。（三）保管要求1.设备信息档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止信息丢失、损坏或泄露。2.电子存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存放在不同的存储介质上，并分别存储在不同的地点。3.纸质存储设备应定期进行清查和盘点，及时发现和解决问题。对破损、变质的档案应及时进行修复或更换。4.设备信息档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自查阅、复制、销毁设备信息档案。六、设备信息档案的查阅与利用（一）查阅权限1.医院内部人员查阅设备信息档案应按照规定的权限进行，未经授权不得查阅他人设备信息档案。2.设备管理部门、使用部门、财务部门、信息管理部门等相关人员因工作需要查阅设备信息档案时，应填写《设备信息档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，方可查阅。3.医院领导因工作需要查阅设备信息档案时，可直接查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《设备信息档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等。2.《设备信息档案查阅申请表》经部门负责人审批后，交设备信息档案管理人员。3.设备信息档案管理人员根据查阅申请表的内容，提供相应的设备信息档案，并做好查阅记录。4.查阅人员查阅设备信息档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还设备信息档案管理人员。（三）利用方式1.设备信息档案可用于医院设备管理、医疗质量控制、科研教学、成本核算等方面。2.医院各部门应充分利用设备信息档案，为医院的管理决策提供依据。3.设备信息档案管理人员应定期对设备信息档案的利用情况进行统计分析，及时发现问题，并采取相应措施加以改进。七、设备信息档案的安全与保密（一）安全措施1.建立健全设备信息档案安全管理制度，加强对设备信息档案管理人员的安全教育和培训，提高安全意识和防范能力。2.采取必要的安全技术措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止设备信息档案被非法获取、篡改或破坏。3.定期对设备信息档案管理系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。（二）保密措施1.严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，对设备信息档案进行保密管理。2.对涉及医院机密的设备信息档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.设备信息档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。4.未经医院批准，任何单位和个人不得擅自对外提供设备信息档案。八、监督与考核（一）监督检查1.医院应定期对设备信息档案管理工作进行监督检查，确保制度的有效执行。2.监督检查内容包括设备信息档案的建立、存储、保管、查阅、利用、安全保密等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.医院应建立设备信息档案管理工作考核评价机制，对设