特殊学生档案资源室制度

PAGE特殊学生档案资源室制度一、总则（一）目的为了加强特殊学生档案资源室的管理，规范档案资源的收集、整理、保管、利用等工作，充分发挥档案资源在特殊教育教学、研究、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校特殊学生档案资源室的各项工作，包括档案资源的管理、使用以及相关工作人员的职责履行。（三）基本原则1.真实性原则：档案资源应如实反映特殊学生的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集特殊学生各方面的资料，保证档案资源的完整性，避免遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护特殊学生的个人隐私和敏感信息，防止档案资料泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案资源的整理、分类、编号等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案资源的收集（一）收集范围1.学生基本信息档案：包括学生的个人基本情况、家庭背景、入学信息等。2.学业成绩档案：涵盖各学科的考试成绩、平时作业完成情况、学习进步记录等。3.身心发展档案：如身体检查报告、心理测评结果、特殊教育需求评估报告等。4.个性化教育计划档案：根据学生的特殊需求制定的个性化教育目标、教学策略、评估方式等相关资料。5.奖惩记录档案：学生在校期间获得的奖励和受到的处分记录。6.社会实践档案：学生参与学校组织的社会实践活动的相关记录，如活动内容、表现评价等。7.教师教学相关档案：与特殊学生教学过程相关的教案、教学反思、教学成果等资料。8.家校沟通档案：学校与家长之间关于学生教育问题的沟通记录、家长会资料等。（二）收集渠道1.班主任负责收集本班特殊学生的基本信息、学业成绩、奖惩记录等资料，并及时更新。2.各学科任课教师提供学生的学科学习情况及相关教学资料。3.学校医务室提供学生的身体检查报告。4.心理辅导教师提供学生的心理测评结果及辅导记录。5.特殊教育评估团队提供学生的特殊教育需求评估报告和个性化教育计划。6.社会实践活动组织部门提交学生的社会实践档案资料。7.家长应积极配合学校，及时提供学生在家的表现情况、家庭环境变化等相关信息，并协助学校完善学生档案。（三）收集要求1.各部门和相关人员应按照规定的时间和要求，及时将各类档案资料提交至档案资源室。2.提交的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保格式规范、内容完整，并定期进行备份，防止数据丢失。三、档案资源的整理（一）分类标准1.按照学生类别进行分类，如视力障碍学生档案、听力障碍学生档案、智力障碍学生档案、自闭症学生档案等。2.在每类学生档案下，再按照档案内容的性质进行细分，如基本信息类、学业成绩类、身心发展类等。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的资料。2.按照分类标准，将每份档案资料进行编号，并编制相应的目录索引。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固；对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并命名规范。4.对于同一学生的不同阶段档案资料，应按照时间顺序进行排列，便于查阅和跟踪学生的发展情况。（三）整理流程1.接收档案资料后，档案管理人员首先对资料进行登记，记录资料的名称、来源、提交时间等信息。2.按照分类标准对资料进行分类，将属于同一类别的资料放在一起。3.对每一份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。4.编制目录索引，目录索引应包括档案编号、学生姓名、档案类别、资料名称、日期等信息，方便快速检索档案内容。5.将整理好的档案资料放入相应的档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹上标明类别、编号范围等信息。四、档案资源的保管（一）保管环境1.档案资源室应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.室内温度应保持在适宜的范围内，一般为14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.配备必要的消防器材和防盗设施，如灭火器、监控设备等。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，并定期进行检查和维护。2.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以防数据丢失。3.对于珍贵或易损的档案资料，如学生的原始作品、重要证书等，应采取特殊的保护措施，如使用专门的档案袋、进行数字化备份等。（三）保管期限1.特殊学生档案资源的保管期限根据档案内容的重要性和性质确定。一般来说，学生在校期间的档案资料应永久保存；毕业后，与学生个人发展密切相关的档案资料，如学业成绩、身心发展记录等，应保存至学生年满18周岁后至少5年；其他一般性档案资料可根据实际情况确定保管期限，但最短不得少于3年。2.对于涉及法律纠纷或其他特殊情况的档案资料，应按照相关法律法规的要求进行保管，直至问题解决。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案资源进行清查，一般每年进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、存储状况等，确保档案资料的安全和完整。3.对于清查中发现的问题，如档案丢失、损坏、信息错误等，应及时进行记录，并采取相应的措施进行处理。五、档案资源的利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案资源的利用必须符合国家法律法规和学校的相关规定，不得损害特殊学生的合法权益。2.目的明确原则：利用档案资源应具有明确的目的，如教学研究参考、学生个性化教育支持、家校沟通等。3.审批登记原则：凡需利用档案资源的部门或个人，应填写档案利用申请表，经相关负责人审批后，方可到档案资源室查阅或借阅档案。档案管理人员应对利用情况进行详细登记。（二）利用方式1.查阅：学校内部的教师、管理人员等因教学、研究、管理等工作需要，可以到档案资源室查阅相关档案资料。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，并监督查阅过程，确保档案资料的安全。2.借阅：因特殊情况需要将档案资料借出档案资源室的，必须经过严格的审批手续，并在规定的时间内归还。借阅人应妥善保管档案资料，不得转借、复印、涂改或损坏档案内容。3.复制：对于确需复制的档案资料，应经档案管理人员审核，并按照规定的程序进行复制。复制件应与原件核对无误，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用记录1.档案管理人员应建立档案利用记录台账，详细记录利用档案资源的部门或个人、利用目的、查阅或借阅时间、归还时间、复制情况等信息。2.利用记录台账应定期进行整理和归档，以便日后查询和统计分析。六、档案资源的安全与保密（一）安全管理1.档案资源室应制定安全管理制度，明确安全责任，加强对档案资源的安全保护。2.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，确保档案资料的存储、查阅、借阅等环节的安全。3.定期对档案资源室的安全设施进行检查和维护，确保消防器材、监控设备等正常运行。4.如发生档案资料丢失、损坏、被盗等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对特殊学生的个人隐私和敏感信息予以保密。2.限制档案资源的查阅和使用范围，只有经过授权的人员才能接触和利用相关档案资料。3.在档案资源的整理、存储、传输等过程中，应采取加密、备份等措施，防止信息泄露。4.对涉及特殊学生隐私的档案资料，应进行单独存放和管理，并设置必要的保密标识。5.档案管理人员不得私自向任何单位或个人提供、泄露档案资料内容，如有违反保密规定的行为，将依法追究其责任。七、档案管理人员职责（一）档案管理职责1.负责档案资源室的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、保管、利用等。2.按照档案管理的相关标准和规范，对档案资料进行分类、编号、编目等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.定期对档案资源进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，保证档案资料的安全和完整。（二）服务职责1.为学校内部的教师、管理人员等提供档案查阅、借阅等服务，协助他们利用档案资源开展教学、研究、管理等工作。2.解答有关档案管理方面的咨询，提供必要的档案信息和资料。3.积极参与学校的档案管理培训和交流活动，不断提高自身的业务水平和服务能力。（三）监督职责1.监督档