工信局档案管理制度范本

PAGE工信局档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强工信局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在工信工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工信局机关各科室、下属事业单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由局档案室集中统一管理，各科室和下属事业单位应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映工信工作的历史面貌和实际情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为工信事业发展提供有力支持。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，分管领导为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）档案室设立专门的档案室，配备档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案室的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计本局各类档案，确保档案的完整和安全。3.开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，剔除无保存价值的档案。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时归还档案。5.推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案管理水平和服务效率。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局干部职工的档案意识。（三）各科室及下属事业单位职责1.各科室及下属事业单位应明确一名档案员，负责本科室（单位）档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案室移交档案。2.档案员应严格按照档案管理要求，做好本科室（单位）档案的日常管理工作，确保档案的真实、完整和安全。3.在工作中形成的各类文件材料，应及时整理归档，不得积压或私自留存。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、总结报告、统计报表等。3.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局开展的各类业务活动形成的文件材料，如项目申报、审批文件，企业调研资料，行业统计数据等。5.本局干部职工的人事档案材料，包括任免文件、考核材料、工资变动材料等。6.本局固定资产档案材料，如购置合同、验收报告、使用说明等。7.本局获得的各类荣誉证书、奖状、奖牌等。8.其他与本局工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下属事业单位应按照档案收集范围，及时收集本科室（单位）在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和查阅。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。将文件材料按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构（问题）进行排列，编制归档文件目录。2.科技档案整理：按照项目进行整理，每个项目设立一个档案卷，将项目过程中形成的各类文件材料，如项目申报书、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、验收文件等，按其形成的先后顺序排列，编制卷内目录。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，分别装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案整理：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷，将各类人事档案材料分类装订，编制档案目录。四、档案的保管（一）保管场所档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。档案柜应排列整齐，便于查找和管理。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。上架档案应标注清晰的标识，便于快速查找。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和档案的实际价值确定。（五）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、保管状况等，发现问题及时处理。清查结果应形成书面报告，报档案管理领导小组。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本局档案的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可进行鉴定销毁。3.对涉及本局重大历史事件、重要业务活动等具有重要查考价值的档案，应延长保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务骨干和相关领导组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理人员对拟销毁的档案进行初步筛选，提出销毁清单。2.鉴定小组对销毁清单进行审核，对档案的内容、价值等进行全面评估，确定是否销毁。3.经鉴定小组审核通过的销毁清单，报档案管理领导小组审批。（四）销毁方式对批准销毁的档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理人员和监销人员签字确认。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局保管的档案。外单位查阅本局档案，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅本局档案，应提前向本局提出查阅申请，说明查阅理由、查阅范围等，经本局分管领导批准后，持单位介绍信到档案室查阅。3.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并按规定办理复印手续。（三）借阅手续1.本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，确保档案的安全和完整。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化扫描对本局保存的重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。（三）数据录入与管理将扫描后的电子档案数据录入档案信息化管理系统，建立准确、完整的电子档案目录数据库。对电子档案数据应定期进行备份，确保数据安全。（四）系统功能要求档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员操作和利用。同时，应具备