幼儿园专项档案管理制度

PAGE幼儿园专项档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园专项档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为幼儿园各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门在开展各类专项工作过程中形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园专项档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映专项工作的实际情况，不得虚假编造。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过严格核实。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：档案整理应科学合理，便于检索和查询，满足工作需要。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.负责制定和完善幼儿园专项档案管理制度。2.指导各部门专项档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管幼儿园各类专项档案，建立档案目录和检索系统。4.定期对档案进行检查、鉴定、统计和保管期限调整。5.做好档案的安全保护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。6.按照规定向有关部门提供档案查阅、借阅服务。（二）各部门职责1.负责本部门专项工作档案的收集、整理和初步归档。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、完整收集。3.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交综合档案室。4.在专项工作结束后，及时对档案进行总结和分析，为档案管理提供参考。三、档案收集（一）收集范围1.各类教育教学专项活动档案，如课程研发、教学改革、教研活动等。2.师资队伍建设专项档案，包括教师培训、考核、评优等资料。3.幼儿管理专项档案，如幼儿入园、离园、健康档案、成长记录等。4.安全管理专项档案，涵盖安全制度、应急预案、安全检查记录等。5.家园合作专项档案，如家长会记录、家长意见反馈、亲子活动资料等。6.其他专项工作档案，根据幼儿园实际工作情况确定。（二）收集要求1.各部门应在专项工作开展过程中同步收集相关资料，确保档案的及时性。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，具有保存价值。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）收集时间1.阶段性专项工作结束后[X]个工作日内，相关部门应将收集的档案移交综合档案室。2.年度专项工作结束后[X]个月内，完成全部档案的收集和整理工作。四、档案整理（一）分类标准1.按照专项工作的类别进行分类，如教育教学类、师资队伍建设类等。2.每大类下可根据具体工作内容进一步细分小类，如教育教学类可分为课程教案、教学活动记录等。（二）整理方法1.对收集到的档案进行分类排序，确保同一类档案按照时间顺序或重要程度排列。2.去除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查找和管理。（三）装订要求1.纸质档案应采用统一规格的档案盒进行装订，并在盒脊上标注档案类别、年度、保管期限等信息。2.装订应牢固整齐，不得压字、掉页，保持档案的完整性。五、档案归档（一）归档流程1.各部门整理好的档案经部门负责人审核后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存部门，一份随档案移交综合档案室。2.综合档案室接收档案后，对移交清单和档案进行核对，确认无误后办理签收手续。3.按照档案分类标准，将档案存入相应的档案柜或存储设备中，并更新档案目录。（二）归档期限1.常规性专项工作档案应在工作结束后[X]个月内完成归档。2.临时性专项工作档案应在工作完成后及时归档，最长不超过[X]个工作日。六、档案保管（一）保管环境1.综合档案室应保持清洁、干燥、通风良好，并配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案存储设备应定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）保管期限1.幼儿园专项档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括幼儿园发展规划、重要会议记录、重大事件档案等。3.长期保管的档案期限为[X]年，一般为重要的专项工作档案。4.短期保管的档案期限为[X]年，如一般性的工作文件、临时性活动资料等，可以根据实际情况确定。（三）档案清查1.综合档案室每年应对档案进行一次全面清查，核实档案数量、质量和保管情况。2.清查过程中发现的问题应及时记录并采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。七、档案利用（一）查阅权限1.幼儿园内部人员因工作需要查阅专项档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.涉及幼儿园机密或重要信息的档案，查阅人需经园长批准。（二）查阅流程1.查阅人持批准后的申请表到综合档案室办理查阅手续，登记查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。2.综合档案室工作人员根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应经综合档案室负责人批准。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅专项档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经园长批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案归还时完好无损。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。2.参考同类档案的利用情况和相关规定，确定档案的保管期限是否需要调整。（四）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表，报园长批准。2