办事处档案管理制度范本

PAGE办事处档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强办事处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于办事处各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：办事处档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映办事处的各项工作活动，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理和保存办事处工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善办事处档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理办事处各类档案，包括文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等日常管理工作。4.建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化。7.对办事处各部门的档案管理工作进行指导和监督。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理，并配合档案管理部门做好档案管理工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让档案。4.根据工作需要，及时向档案管理部门查阅档案，并做好查阅记录。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能。2.负责档案的具体管理工作，严格按照档案管理制度进行操作。3.做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与办事处工作相关的文件、指示、通知等。2.办事处制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.办事处召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.办事处与外单位签订的合同、协议、意向书等。5.办事处的财务报表、凭证、账簿等。6.办事处的人事档案，包括员工的入职登记表、履历表、考核表、奖惩记录等。7.办事处的业务档案，如项目资料、客户档案、市场调研报告等。8.其他与办事处工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂改。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要的档案，应采取异地备份等措施，确保档案的安全性。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：上级机关颁发的属于本办事处主管业务并要贯彻执行的重要文件；本办事处制定的重要规章制度；本办事处召开的重要会议文件；本办事处与外单位签订的重要合同、协议等。3.长期保管的档案主要包括：本办事处的一般业务文件；本办事处的人事档案等。保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：本办事处的一般性文件、资料等。保管期限为1年至5年。（四）档案的清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点的内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时进行处理。3.清查和盘点结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查情况、存在问题及处理意见等。五、档案的利用（一）利用范围1.办事处内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本办事处相关的档案，但须经办事处领导批准。3.个人因工作需要查阅本人的人事档案等，但须遵守相关规定。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、归还日期等信息。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、复印、摘抄档案内容。如需复印、摘抄档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。2.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人员应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合办事处的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报办事处领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案应填写《档案销毁登记表》，注明销毁日期、档案名称、数量等信息，销毁人员和监销人员应在登记表上签字。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立办事处档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，满足档案信息化管理的需要。2.对档案管理人员进行信息化培训，提高其计算机操作技能和档案管理软件的使用能力。3.按照档案管理信息系统的要求，对档案进行数字化处理，包括扫