档案信息化管理系统制度

PAGE档案信息化管理系统制度一、总则（一）目的为了加强公司档案信息化管理，提高档案管理效率和质量，确保档案信息的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息化管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.统一管理原则公司档案信息化管理工作实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织实施和监督检查。2.规范标准原则遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，建立健全档案信息化管理的各项规章制度和业务流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.安全保密原则加强档案信息安全保密管理，采取有效的技术手段和管理措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，确保档案信息的安全。4.便捷高效原则充分利用现代信息技术，优化档案管理流程，提高档案管理效率和服务水平，为公司各项工作提供便捷高效的档案信息支持。二、档案信息化管理系统建设（一）系统规划1.根据公司发展战略和档案管理需求，制定档案信息化管理系统建设规划，明确系统建设的目标、任务、步骤和预算。2.系统建设规划应充分考虑公司现有档案管理状况、未来发展趋势以及与其他业务系统的集成需求，确保系统的科学性、实用性和前瞻性。（二）系统选型1.按照系统建设规划，组织相关人员对市场上的档案信息化管理系统进行调研和评估，选择符合公司需求、技术先进、功能完善、安全可靠的系统产品。2.在系统选型过程中，应重点考察系统的档案管理功能、数据安全性能、用户界面友好性、系统扩展性以及供应商的技术支持能力和售后服务质量等因素。（三）系统实施1.与选定的系统供应商签订合同，明确双方的权利和义务，确保系统实施项目的顺利进行。2.组织公司内部相关人员配合系统供应商进行系统安装、调试和培训工作，确保系统能够正常运行并满足公司档案管理的实际需求。3.在系统实施过程中，应建立有效的沟通协调机制，及时解决系统建设过程中出现的问题，确保系统建设进度和质量。（四）系统验收1.系统建设完成后，由公司档案管理部门组织相关人员对系统进行验收。验收内容包括系统功能、性能、数据准确性、安全性等方面。2.验收合格后，由公司档案管理部门出具验收报告，确认系统可以正式投入使用。三、档案信息化管理系统操作规范（一）用户管理1.系统管理员负责用户账号的创建、修改和删除工作，并根据用户的工作职责和权限分配相应的系统操作权限。2.用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或密码泄露，应及时通知系统管理员进行处理。3.用户离职或岗位变动时，系统管理员应及时删除或调整其账号权限。（二）档案录入1.档案录入人员应严格按照档案分类标准和著录规则，准确、完整地录入档案信息。2.在录入档案信息前，应对档案原件进行认真核对，确保录入信息与档案原件一致。3.对于重要档案或涉密档案，录入人员应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。（三）档案查询1.用户可根据自己的权限，通过系统查询所需的档案信息。查询时应输入准确的查询条件，确保查询结果的准确性。2.如需借阅档案，应按照档案借阅流程办理借阅手续，并在规定的时间内归还档案。（四）档案修改1.档案修改应遵循严格的审批流程，由档案修改申请人填写档案修改申请表，说明修改原因和内容，并经相关部门负责人审批后，方可进行修改。2.档案修改完成后，应及时更新系统中的档案信息，并做好修改记录。（五）档案删除1.档案删除应严格按照档案保管期限和销毁规定进行，未经批准不得擅自删除档案。2.在删除档案前，应进行备份，并对删除操作进行记录，以备审计和查询。四、档案信息化管理系统安全管理（一）安全策略制定1.根据国家有关信息安全法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定档案信息化管理系统安全策略，明确安全管理目标、原则和措施。2.安全策略应涵盖网络安全、数据安全、系统安全、用户安全等方面，确保档案信息化管理系统的整体安全。（二）网络安全管理1.加强公司内部网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部非法网络访问和攻击。2.定期对网络设备进行检查和维护，确保网络运行稳定可靠。3.严格控制公司内部网络的访问权限，对不同用户设置不同的网络访问级别，防止内部人员非法访问敏感信息。（三）数据安全管理1.建立完善的数据备份机制，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的存储介质上，异地存放。2.采用数据加密技术，对重要档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.加强对数据存储设备的管理，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（四）系统安全管理1.定期对档案信息化管理系统进行漏洞扫描和安全评估，及时发现并修复系统安全漏洞。2.安装正版操作系统、数据库管理系统和安全防护软件，并及时进行更新和升级，确保系统的安全性。3.建立系统安全审计机制，对系统操作日志进行定期审计，及时发现和处理异常操作行为。（五）用户安全管理1.加强对用户的安全培训，提高用户的安全意识和操作技能，防止因用户操作不当导致安全事故。2.要求用户设置强密码，并定期更换密码。3.对用户的系统操作行为进行监控和审计，发现异常行为及时进行处理。五、档案信息化管理系统维护与升级（一）系统维护1.系统管理员负责档案信息化管理系统的日常维护工作，包括系统运行状态监控、故障排除、数据备份与恢复等。2.定期对系统进行检查和维护，确保系统运行稳定可靠，及时处理系统出现的故障和问题。3.建立系统维护记录，详细记录系统维护的时间、内容、结果等信息，以备查询和审计。（二）系统升级1.根据公司业务发展和档案管理需求的变化，及时对档案信息化管理系统进行升级。2.在系统升级前，应制定详细的升级计划，明确升级的内容、步骤、风险和应对措施。3.系统升级完成后，应进行严格的测试和验证，确保系统升级后的功能和性能符合要求。六、档案信息化管理系统监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对各部门的档案信息化管理工作进行监督检查，检查内容包括档案录入质量、系统操作规范、安全管理措施等方面。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案信息化管理工作考核评价机制，对各部门的档案信息化管理工作进行量化考核评价。2.考核评价指标应包括档案录入准确率