纪委文书档案管理制度

PAGE纪委文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司纪委文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，为公司纪委各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司纪委在履行职责过程中形成的各类文书档案的管理，包括但不限于文件、报告、会议记录、调查材料、信访资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司纪委文书档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司纪委工作实际情况，数据准确，手续完备。3.分类科学原则：按照文书档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的相关制度，制定和完善公司纪委文书档案管理制度。2.负责公司纪委文书档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.对档案进行分类、编目、编号，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文书材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.严格按照档案管理要求，对本部门形成的文书材料进行分类、编号，确保材料的完整性和准确性。3.协助档案管理部门做好档案的查阅和利用工作，提供必要的信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅登记等。3.对档案进行定期检查和盘点，及时发现和处理档案存在的问题，确保档案的安全和完整。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。5.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级纪委下发的各类文件、指示、通知等。2.公司纪委制定的规章制度、工作计划、工作总结、报告等。3.纪委会议记录、纪要、决议等。4.案件调查材料，包括举报信、线索登记表、调查方案、谈话笔录、证据材料、调查报告等。5.信访工作资料，如信访登记表、信访件处理情况报告等。6.与其他部门或单位的往来文件、函件等。7.其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保材料的及时、完整。2.收集的文书材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照文书档案的性质和内容，分为党群工作类、纪检监察类、案件检查类、信访工作类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的文书材料整理完毕，移交档案管理部门归档。2.对于紧急或重要的文件，应及时移交归档。（二）归档程序1.档案形成部门将整理好的文书材料移交档案管理部门时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、检查，符合要求的予以接收，并办理归档手续。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司纪委主要职能活动和基本历史面貌的，对公司纪委工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的期限分为30年、10年。凡是在相当长时期内公司纪委需要查考的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内公司纪委需要查考的档案，列为10年保管。（四）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.对纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，定期进行检查和维护。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据检查和恢复测试。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司纪委工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。2.公司其他部门人员因工作需要查阅档案的，需填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，报公司纪委领导审批。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，需持有单位介绍信或相关证明材料，填写档案查阅申请表，经公司纪委领导审批后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.申请表经审批后，查阅人到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对、检查，确认无误后办理归还手续。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的相关规定，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。2.利用档案形成的各种资料，如复印件、摘录件等，应注明出处，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理人员应定期对档案的利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司的相关规定为依据，结合公司纪委工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司纪委领导、档案管理部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况等因素，综合分析判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对失去保存价值的档案进行登记造册，提出销毁意见。2.销毁意见经公司纪委领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司纪委文书档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.实现档案信息的快速检索和共享利用，为公司纪委工作提供及时、准确的信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司纪委工作特点的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作