测绘成果及档案保管制度

PAGE测绘成果及档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司测绘成果及档案的管理，确保测绘成果的安全、完整与有效利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘成果及档案管理的部门、项目组以及相关工作人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家测绘地理信息法律法规以及档案管理相关规定，确保测绘成果及档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障测绘成果及档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的内容严格保密。3.科学规范原则：建立科学合理的管理流程和方法，确保测绘成果及档案的收集、整理、存储、保管、利用等环节规范有序。4.高效利用原则：在确保安全保密的前提下，充分挖掘测绘成果及档案的价值，提高其利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、测绘成果管理（一）成果分类1.基础测绘成果：包括国家基本比例尺地形图、影像图、数字化产品等。2.工程测绘成果：如工程建设项目中的地形测量、地籍测量、房产测量等成果。3.专题测绘成果：针对特定行业或领域的测绘成果，如地质测绘、海洋测绘、城市规划测绘等。（二）成果获取与接收1.项目组在完成测绘项目后，应及时整理并提交测绘成果。提交的成果应包括纸质文档、电子数据以及相关的技术报告、说明等。2.接收部门应对提交的测绘成果进行严格审核，检查成果的完整性、准确性和规范性。审核内容包括数据格式、坐标系统、精度要求、图件质量等。对于不符合要求的成果，应及时通知项目组进行整改。（三）成果存储1.测绘成果应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.建立测绘成果存储目录，对不同类型、不同项目的成果进行分类存储，并做好标识和索引，以便于查找和管理。3.存储环境应满足防火、防潮、防虫、防盗、防磁等要求，确保测绘成果的质量不受影响。（四）成果保密与安全1.对涉及国家秘密的测绘成果，应严格按照国家保密规定进行管理。明确密级，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，防止秘密信息泄露。2.对于商业秘密和个人隐私相关的测绘成果，也应采取相应的保密措施，与知悉人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.加强对存储设备和存储场所的安全管理，设置门禁系统、监控系统等，防止未经授权的人员进入。定期对存储设备进行检查和维护，确保其正常运行。（五）成果使用与共享1.公司内部各部门因工作需要使用测绘成果时，应填写《测绘成果使用申请表》，注明使用目的、成果范围、使用期限等内容，经部门负责人审批后，向成果管理部门申请使用。2.成果管理部门应对使用申请进行审核，根据申请内容和成果的保密级别确定是否批准使用。对于批准使用的成果，应按照规定的方式和范围提供，并做好使用记录。3.测绘成果原则上不得向公司外部单位或个人提供。如因特殊情况确需提供的，应按照国家有关规定办理审批手续，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。三、档案管理（一）档案分类1.项目档案：包括测绘项目从立项到验收全过程中形成的各类文件、资料、数据等，如项目任务书、技术设计书、原始观测记录、计算资料、成果报告等。2.行政管理档案：公司在行政管理活动中产生的文件，如文件、通知、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.人事档案：员工个人的档案材料，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价、奖惩情况等。4.财务档案：公司财务活动中形成的各类凭证、账簿、报表等档案资料。（二）档案收集与整理1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。在项目结束或工作完成后，应及时将相关档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对收集到的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作。对纸质档案应进行装订、编页，对电子档案应进行格式转换、命名规范等处理，确保档案的整齐、规范。（三）档案存储与保管1.档案应存储在专门的档案库房内，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.建立档案保管期限表，根据档案的重要性和保存价值确定不同档案的保管期限，如永久保存、长期保存、短期保存等。对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、内容等是否与档案目录一致，发现问题及时处理。同时，对档案的保管状况进行检查，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复和处理。（四）档案利用与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等内容，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行涂改、损毁等行为。3.如需借阅档案，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，按时归还，不得转借他人。（五）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员等组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，附上鉴定小组的鉴定意见，报公司领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，保存期限不少于[X]年。四、人员职责（一）成果及档案管理部门职责1.负责制定和完善测绘成果及档案管理制度，并组织实施。2.负责测绘成果及档案的收集、整理、存储、保管、利用等日常管理工作。3.对各部门的测绘成果及档案管理工作进行指导、监督和检查，及时发现问题并提出改进意见。4.负责与上级主管部门、相关单位的沟通协调，办理测绘成果及档案管理的相关手续。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目测绘成果的整理和提交工作，确保成果的质量和完整性。2.对项目档案的形成、积累和整理工作进行监督和指导，保证项目档案符合要求。3.在项目结束后，及时将项目成果及档案移交至成果及档案管理部门，并办理交接手续。（三）档案管理人员职责1.负责档案的具体收集、整理、存储、保管、利用等工作，严格按照档案管理流程和制度进行操作。2.对档案进行定期清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。3.为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和记录工作，确保档案的安全和规范使用。4.参与档案鉴定和销毁工作，按照规定程序进行操作，并做好相关记录。（四）其他人员职责1.公司全体员工应遵守测绘成果及档案管理制度，妥善保管和使用与工作相关的测绘成果及档案资料。2.在工作中形成的测绘成果及档案材料，应及时移交至相关部门，不得擅自留存或销毁。五、监督与检查（一）内部监督1.成果及档案管理部门定期对各部门的测绘成果及档案管理工作进行检查，检查内容包括制度执行情况、成果及档案的收集整理情况、存储保管情况、利用情况等。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等对公司测绘成果及档案管理工作的监督检查，如实提供相关资料和情况。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时调整和完善公司的测绘成果及档案管理制度和管理措施。六、培训与考核（一）培训1.定期组织测绘成果及档案管理相关知识的培训，提高员工对测绘成果及档案管理重要性的认识，增强员工的业务能力和操作技能。2.培训内容包括国家法律法规、行业标准、公司制度、档案整理方法、成果保密要求等。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（二）考核1.将测绘成果及档案管理知识纳入员工绩效考