公务员档案管理制度规定

PAGE公务员档案管理制度规定一、总则（一）目的为了加强公务员档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在公务员管理中的作用，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于本公司/组织内所有公务员的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公务员的经历、政治表现、业务能力等情况。2.完整性原则：全面收集公务员各个方面的材料，保证档案材料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和要求进行档案管理，保证档案管理工作的规范化、科学化。二、档案内容及分类（一）履历材料包括公务员的个人基本信息、学历学位、工作经历、任职情况等材料。（二）自传材料公务员本人撰写的反映其成长经历、思想演变过程等的材料。（三）考核材料年度考核、任职考核、专项考核等形成的材料，如考核登记表、评语、等次等。（四）奖惩材料获得的各种奖励和惩处的决定、通报等材料。（五）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。（六）政审材料政治历史情况审查、入党入团审查等形成的材料。（七）党团材料入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团支部材料等。（八）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。（九）其他可供组织参考的材料如体检表、残疾证明、学术成果等材料。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将涉及公务员的各类材料收集齐全，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门移交的材料进行核对，确保材料的准确性和完整性。（二）整理方法1.按照档案内容分类，对每份材料进行编号、编目。2.对材料进行排序，同一类材料按照时间顺序排列。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制，保证材料的清晰可读。4.建立档案目录，便于查阅和管理。四、档案的保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。（二）保管设备配备必要的档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等设备。（三）保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，确保数据安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据查阅申请表的内容，确定查阅范围，并指定专人负责查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取、撤换、损坏档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据借阅申请表的内容，确定借阅期限和借阅范围，并指定专人负责借阅。（四）借阅程序1.借阅人员应在档案管理部门指定的场所借阅档案，不得擅自将档案带出。2.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取、撤换、损坏档案材料。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，并办理归还手续。4.借阅人员如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。六、档案的转递（一）转递条件1.公务员因工作调动、辞职、退休等原因离开本公司/组织的，应及时办理档案转递手续。2.档案转递应按照规定的程序进行，确保档案的安全和完整。（二）转递程序1.档案管理部门应根据公务员的调动、辞职、退休等情况，开具档案转递通知单。2.档案管理部门应将档案密封，并在封口处加盖公章。3.档案管理部门应通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位。4.接收单位应在收到档案后，及时将回执寄回档案管理部门。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公务员档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应按照规定的标准和要求，将公务员的档案材料录入信息化管理系统。2.信息化管理系统应具备档案信息的录入、修改、删除、查询、统计、打印等功能。3.档案管理部门应定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。（三）数据安全与保密1.加强对信息化管理系统的安全防护，防止数据泄露、丢失和被篡改。2.对涉及公务员个人隐私的信息，应严格保密，不得擅自公开。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善档案管理制度规定，并组织实施。2.负责档案管理部门的日常工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等工作。3.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和工作能力。4.负责协调与其他部门的关系，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等具体工作。2.负责对档案材料进行审核，确保档案材料的真实性、完整性和规范性。3.负责维护档案管理系统的正常运行，及时录入、更新档案信息。4.负责保守档案机密，不得泄露档案信息。九、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织的纪检监察部门负责对公务员档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度规定的执行情况。2.档案的收集、整理质量。3.档案的保管、查阅、借阅、转递等工作是否符合规定。4.档案管理人员的工作纪律和职业道德情况。（三）违规处理对违反档案管理制度规定的单位和个人，