企业档案室上墙规章制度

PAGE企业档案室上墙规章制度一、总则（一）目的为加强企业档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于企业各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案由档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应涵盖企业生产经营、行政管理等各个方面，保证档案的全面性。4.保密性原则：对涉及企业机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定企业档案管理制度并组织实施。2.负责企业各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交档案室。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让档案。4.积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，严格按照档案管理流程进行操作。3.做好档案的保密工作，不得向无关人员泄露档案内容。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.企业在生产经营、行政管理、技术研发、基本建设等活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.上级机关下发的与本企业有关的文件、指示、规定等。3.企业对外签订的合同、协议、章程、投标书等文件。4.企业内部的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。5.企业的产品样本、技术资料、图纸、专利证书等。6.企业的会议文件、记录、纪要等。7.企业员工的人事档案、培训档案、考核档案等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，采用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子文件能够长期有效读取。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、上架和检索。（四）整理方法1.分类：按照企业档案分类方案，将档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、基本建设、设备仪器、会计档案、人事档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照类别、编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对不同载体的档案应分别保管，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量准确、内容完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格控制档案室的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案安全1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育。2.档案室应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保档案的安全。3.严格执行档案借阅、归还制度，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时整改。5.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应符合国家法律法规和企业相关规定。2.服务企业原则：档案利用应围绕企业生产经营、行政管理等工作，为企业发展提供支持。3.保密原则：对涉及企业机密的档案，应严格保密，防止泄露。（二）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅档案。2.企业员工因个人需要查阅与本人有关的档案。3.外单位因工作需要查阅企业档案，须经企业相关领导批准，并办理查阅手续。（三）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字后，报档案室负责人审批。3.档案室根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室负责人同意。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字后，报档案室负责人审批。3.档案室根据审批意见，办理档案借阅手续，并将档案交给借阅人员。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案。5.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。2.价值评估原则：根据档案的保存价值，确定档案的保管期限。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.根据档案的形成规律和特点，结合企业发展实际，判断档案的价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对企业工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写《档案销毁申请表》，经企业分管领导批准。3.档案室按照批准意见，对拟销毁的档案进行登记造册。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）