法院档案信息化管理制度

PAGE法院档案信息化管理制度一、总则（一）目的为了加强法院档案信息化管理，提高档案管理工作效率和质量，保障档案信息的安全与完整，更好地服务审判执行工作及其他各项工作，依据相关法律法规和行业标准，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在档案形成、收集、整理、存储、利用、安全管理等信息化工作环节。（三）基本原则1.统一管理原则对全院档案信息化工作实行统一规划、统一标准、统一管理，确保档案信息资源的集中整合与有效利用。2.安全保密原则采取有效措施，保障档案信息在存储、传输和使用过程中的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，严格遵守国家保密法律法规。3.便捷高效原则充分利用信息技术手段，优化档案管理流程，提高档案查询、借阅、利用等工作的效率，为审判执行及其他工作提供便捷服务。4.与时俱进原则紧跟信息技术发展步伐，不断更新和完善档案信息化管理系统及相关设施设备，持续提升档案信息化管理水平。二、档案信息化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本院档案信息化管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划本院档案信息化建设，包括系统选型、功能设计、数据整合等工作。3.负责档案信息化系统的日常运行维护，保障系统稳定、安全运行。4.组织开展档案数字化工作，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，确保数字化档案的质量。5.负责档案信息的存储管理，建立安全可靠的存储体系，定期进行数据备份和存储设备维护。6.指导和监督各部门档案信息化工作，对档案管理情况进行检查和考核。7.负责档案信息的利用服务，为本院工作人员及其他合法利用者提供档案查询、借阅等服务。8.开展档案信息化管理培训工作，提高全院工作人员的档案信息化意识和操作技能。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并确保档案的齐全、完整、准确。2.按照档案信息化管理要求，及时将本部门形成的档案进行数字化处理，并提交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案信息化系统的应用工作，按照规定流程进行档案查询、借阅等操作。4.负责本部门档案信息安全管理，采取必要措施防止档案信息泄露、损坏等情况发生。5.协助档案管理部门开展档案信息化建设相关工作，提出意见和建议。（三）信息技术部门职责1.为档案信息化建设提供技术支持，保障网络、服务器、存储等硬件设施的正常运行。2.协助档案管理部门进行档案信息化系统的开发、升级和维护，确保系统功能满足档案管理工作需求。3.负责制定档案信息化系统的安全策略，实施安全防护措施，防范网络安全风险。4.对档案信息化系统的数据进行定期备份和恢复测试，确保数据可恢复性。5.配合档案管理部门开展信息化培训工作，提供技术指导。三、档案信息化建设（一）系统建设1.根据本院档案管理工作实际需求，选择功能完善、安全可靠、操作便捷的档案信息化管理系统。2.系统应具备档案收集、整理、编目、存储、检索、借阅、统计分析等基本功能，并支持多格式档案的在线浏览和下载。3.在系统建设过程中，充分征求各部门意见，确保系统功能符合实际工作要求，便于使用和管理。4.系统建设完成后，应进行全面的测试和验收，确保系统运行稳定、功能正常，满足档案信息化管理工作需要。（二）硬件设施配备1.配备满足档案信息化管理工作需求的服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，确保系统运行的高效性和稳定性。2.服务器应具备足够的处理能力和存储空间，能够满足档案数据存储和系统运行的要求。3.存储设备应采用冗余设计，确保数据的安全性和可靠性，定期进行数据备份和存储设备维护。4.网络设备应具备高速稳定的网络连接能力，保障档案信息的快速传输和共享。（三）数字化建设1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准和流程。2.按照相关标准对档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案长期保存要求，一般不低于200dpi。3.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，确保图像清晰、完整。4.将数字化档案数据与档案实体进行准确挂接，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。5.定期对数字化档案进行质量抽检，确保数字化档案的质量符合要求。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案齐全、完整。2.档案收集过程中，应注意收集不同载体形式的档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对于重要档案或紧急情况下形成的数据，应采取特殊措施及时收集，确保档案不丢失。（二）整理1.档案管理部门负责组织对收集到的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等操作。2.纸质档案应按照分类顺序依次排列，编制页码，填写卷内目录和备考表，装订成册。3.电子档案应按照分类要求进行文件夹创建和命名，确保文件命名规范、准确，便于查找和管理。4.声像档案应按照形成时间、内容等进行分类整理，同时建立相应的文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。5.在档案整理过程中，应严格按照相关标准和规范进行操作，确保档案整理质量合格。五、档案存储与管理（一）存储1.档案管理部门应建立安全可靠的档案存储体系，包括服务器存储、磁盘阵列存储、磁带存储等多种存储方式相结合，确保档案数据的安全性和可靠性。2.对不同类型的档案数据进行分类存储，如文书档案、诉讼档案、财务档案等，便于管理和查询。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保存储设备正常运行，防止数据丢失。4.建立数据备份制度，定期对档案数据进行全量备份和增量备份，备份数据应存储在异地存储设备上，确保数据的可恢复性。（二）数据管理1.对档案信息化系统中的数据进行严格管理，建立数据访问权限控制机制，确保只有授权人员能够访问和操作相关数据。2.定期对档案数据进行清理和校验，删除无效数据，确保数据的准确性和完整性。3.建立数据审计机制，对档案数据的操作进行记录和审计，以便及时发现和处理异常情况。4.加强对档案数据的知识产权保护，防止数据被非法复制、传播和使用。六、档案利用与服务（一）利用方式1.提供档案查询服务，本院工作人员可通过档案信息化管理系统，按照规定权限查询所需档案信息。2.开展档案借阅服务，因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经审批后到档案管理部门办理借阅手续。3.提供档案复制服务，根据利用者需求，对档案进行复制，并按照规定收取复制费用。4.对于涉及国家机密、商业秘密等敏感档案信息，应严格按照保密规定进行管理和利用，限制查阅范围和使用方式。（二）利用流程1.查询流程利用者登录档案信息化管理系统，输入查询条件，系统自动检索并显示相关档案信息列表。利用者可点击查看详细信息，如需进一步了解档案内容，可申请查阅档案原件。2.借阅流程利用者填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，提交所在部门负责人审批。审批通过后，利用者持申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅期限届满，利用者应按时归还档案。3.复制流程利用者填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，提交所在部门负责人审批。审批通过后，利用者到档案管理部门办理复制手续，档案管理部门按照规定进行复制，并交付利用者。（三）服务质量保障1.档案管理部门应建立完善的服务质量监督机制，定期对档案利用服务工作进行检查和评估，及时发现和解决问题。2.加强对档案利用服务人员的培训，提高服务意识和业务水平，为利用者提供热情、周到、高效的服务。3.不断优化档案信息化管理系统的查询、借阅等功能，提高利用服务的便捷性和效率。七、档案信息安全管理（一）安全制度1.建立健全档案信息安全管理制度，明确安全管理责任，规范安全操作流程。2.制定档案信息安全应急预案，定期组织演练，确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行处理，减少损失。（二）安全措施1.网络安全措施设置防火墙，防止外部非法网络访问，阻挡网络攻击和恶意软件入侵。安装入侵检测系统（IDS）或入侵防范系统（IPS），实时监测网络流量，及时发现和处理异常流量。对内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限。2.系统安全措施定期对档案信息化管理系统进行漏洞扫描和修复，确保系统安全漏洞及时得到处理。加强系统用户账号管理，设置强密码策略，定期更换密码，严格控制用户权限。对系统操作进行日志记录，以便进行审计和追踪。3.数据安全措施对档案数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。除定期备份外，还应进行数据异地存储，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。严格限制对数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作敏感数据。（三）人员安全管理1.加强对档案信息化工作人员的安全培训，提高安全意识和操作技能，使其熟悉安全管理制度和安全操作规程。2.与档案信息化工作人员签订保密协议，明确其在档案信息安全方面的责任和义务。3.对涉及档案信息安全的重要岗位人员进行定期审查和考核，确保人员的可靠性。八、档案信息化管理监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案信息化工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、数字化、存储、利用等环节的工作情况。2.信息技术部门负责对档案信息化系统的运行情况进行监督检查，确保系统稳定、安全运行，及时处理系统故障和问题。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立档案信息化管理考核评价机制，制定考核指标和评