小企业会计档案管理制度

PAGE小企业会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司及所属各部门的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，由公司财务部门负责会计档案的整理、归档、保管、查阅和销毁等工作，并接受公司档案管理部门的监督和指导。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类账户开设的，用于分类登记单位全部经济业务的账簿；明细账是根据明细分类账户开设的，用于分类登记某一类经济业务详细情况的账簿；日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账；固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按编号顺序排列，记账凭证应连同所附原始凭证一起整理，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿应按页次顺序编号，加具封面、封底，装订成册。活页式账簿应撤出空白页，并按顺序编定页码后装订成册。3.财务会计报告应按时间顺序整理，加具封面，装订成册。封面应注明单位名称、年度、月份、报表名称等信息。4.其他会计资料应分类整理，分别装订成册或装盒，并在封面注明资料名称、年度、月份等信息。（二）归档流程1.每月末，会计人员应将当月形成的会计档案进行初步整理，核对无误后，移交至财务部门档案管理人员。2.财务部门档案管理人员对接收的会计档案进行再次核对和整理，按照档案类别和时间顺序进行编号、编目，编制会计档案目录。3.编制完成的会计档案目录应一式两份，一份随会计档案一同保管，一份留存财务部门备查。4.整理好的会计档案应及时归档至公司档案库，按照档案保管期限分类存放，并建立会计档案索引，便于查找和利用。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管期限为30年。2.月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年。3.年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。4.银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管期限为10年。（二）保管要求1.公司应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放，并建立相应的标识。3.磁性介质存储的电子会计档案应定期进行备份，并分别存储于不同的存储介质上，异地存放。备份存储介质应妥善保管，防止损坏、丢失。4.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整性和可用性。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅会计档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。3.查阅会计档案后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.外单位因工作需要查阅或借阅本公司会计档案的，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后，方可办理查阅或借阅手续。2.借阅会计档案时，借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经财务部门负责人和公司总经理批准。3.借阅会计档案时，档案管理人员应向借阅人员提供必要的借阅条件，并办理借阅登记手续，要求借阅人员出具借条，注明借阅档案名称、数量、归还日期等信息。4.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因特殊情况需要复制会计档案的，应经公司总经理批准，并在档案管理人员的监督下进行复制。5.借阅人员应在规定的归还时间内将所借阅的会计档案归还档案管理人员，并办理归还登记手续。如逾期未还，档案管理人员应及时催还，并报告财务部门负责人。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.公司应成立会计档案鉴定工作小组，由公司财务部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对拟销毁的会计档案进行鉴定。2.会计档案鉴定工作小组应按照国家有关规定和本制度要求，对保管期满的会计档案进行逐一审查，确定是否可以销毁。3.经鉴定可以销毁的会计档案，由财务部门编制会计档案销毁清册，详细列明会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由鉴定工作小组组长签署意见。4.会计档案销毁清册一式三份，一份由财务部门留存，一份由档案管理部门留存，一份报送公司总经理审批。5.公司总经理批准后，由财务部门和档案管理部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告公司总经理。七、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对会计档案管理工作进行自查，检查会计档案的整理、归档、保管、查阅和销毁等环节是否符合本制度要求，发现问题及时整改。2.公司档案管理部门应加强对会计档案管理工作的监督和指导，定期对会计档案的保管情况进行检查，确保会计档案的安全保管。（二）外部监督接受财政部门、审计部门等有关部门的监督检查，如实提供会计档案资料，积极配