卫生局档案管理制度范本

PAGE卫生局档案管理制度范本一、总则1.目的为加强卫生局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生局机关各科室、下属各事业单位及相关工作人员在工作活动中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。3.基本原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。确保档案管理工作与本局各项工作紧密结合，为卫生事业发展提供有力支持。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立卫生局档案管理室，负责全局档案的集中统一管理。档案管理室配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.档案管理人员职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本局档案管理制度，负责档案管理的日常工作。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的完整、准确和系统。负责档案的保管和保护工作，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，提供必要的帮助和指导。负责档案信息化建设工作，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议，不断完善档案管理制度。三、档案的收集与整理1.收集范围本局在履行职能活动中形成的各种文件、资料、记录，包括但不限于公文、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表、业务文件、技术资料、合同协议、人事档案、财务档案等。本局召开的各类会议形成的文件、资料、记录，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。本局开展的各项业务活动形成的文件、资料、记录，包括业务文件、技术资料、工作记录、检查报告、验收文件等。本局工作人员在工作中形成的个人文件、资料、记录，包括工作总结、调研报告、学术论文、获奖证书等。本局收到的上级机关、其他单位发来的与本局工作有关的文件、资料、记录，包括公文、函件、通知、通报等。本局对外发布的文件、资料、记录，包括公文、函件、通知、通报、宣传资料等。2.收集要求各科室、下属各事业单位应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本科室、本单位形成的档案材料收集齐全、完整，移交档案管理室。档案管理人员应定期对各科室、下属各事业单位的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。对于重要的档案材料，应及时进行收集和整理，确保档案的时效性和完整性。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、声像档案类等类别。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编目：对每一份档案进行编目，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，编制档案目录。装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整和装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管1.保管场所档案管理室应配备专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防高温等条件，确保档案的安全保管。2.保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，以满足档案保管的需要。3.档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。档案上架应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放。4.库存档案定期检查档案管理人员应定期对库存档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理。5.档案数字化管理推进档案数字化管理，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的在线查阅和利用。电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实、完整、安全。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。3.鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等特征，对档案进行全面审查，分析档案的保存价值。对于保存价值不大的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，应继续保存。4.销毁程序档案鉴定小组提出销毁意见后，应填写档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、责任者、保管期限等信息。档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、局领导批准后，方可组织实施销毁。档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁过程应进行登记，确保销毁工作的安全、彻底。档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由销毁人员和监销人员签字。六、档案的查阅与借阅1.查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局保管的档案。外单位人员查阅本局档案，应按照规定办理查阅手续。2.查阅手续本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、编号、日期、查阅目的等信息，经所在科室负责人签字同意后，方可到档案管理室查阅。外单位人员查阅本局档案，应持单位介绍信，注明查阅档案的名称、编号、日期、查阅目的等信息，经本局分管领导批准后，方可到档案管理室查阅。3.查阅要求查阅人员应在档案管理室指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案管理室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理室，由档案管理人员进行核对和整理。4.借阅范围本局工作人员因工作需要，可借阅本局保管的档案。外单位人员借阅本局档案，应按照规定办理借阅手续。5.借阅手续本局工作人员借阅档案，应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、日期、借阅期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，方可到档案管理室借阅。外单位人员借阅本局档案，应持单位介绍信，注明借阅档案的名称、编号、日期、借阅期限等信息，经本局分管领导批准后，方可到档案管理室借阅。6.借阅要求借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应办理延期手续。借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。借阅人员借阅档案后，应妥善保管，不得转借他人。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、档案的统计与移交1.统计工作档案管理人员应建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。档案统计数据应定期上报局领导和上级档案管理