社保档案管理制度及流程

PAGE社保档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司社保档案管理，确保社保档案的完整、准确、安全和有效利用，保障公司及员工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工社保档案的管理，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险等相关档案资料。（三）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关社保档案管理的法律法规和政策规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：社保档案应如实反映员工社保业务办理过程中的各项信息，保证档案内容真实可靠。3.完整安全原则：全面收集、整理和保存社保档案资料，确保档案的完整性；同时，采取有效措施保障档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司及员工提供便捷的服务。二、社保档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善社保档案管理制度，并组织实施。2.负责员工社保业务的办理，包括参保登记、变更、停保等手续，并及时将相关资料移交档案管理部门。3.定期对社保档案进行核对和清理，确保档案信息的准确性和完整性。4.配合档案管理部门做好社保档案的查询、借阅等工作，为公司及员工提供相关服务。（二）档案管理部门1.负责社保档案的集中统一管理，建立健全档案管理制度和工作流程。2.负责社保档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作，确保档案资料的规范有序。3.负责档案管理设施设备的维护和管理，保障档案存放环境安全可靠。4.按照规定的期限和要求，做好社保档案的鉴定、销毁等工作。5.负责为公司及员工提供社保档案的查询、借阅等服务，严格履行档案查阅审批手续。（三）财务部门1.负责审核社保费用的缴纳情况，确保公司按时足额缴纳社保费用。2.配合人力资源部门和档案管理部门做好社保费用相关资料的核对和归档工作。（四）信息技术部门1.负责建立社保档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储和检索。2.保障社保档案信息化管理系统的安全稳定运行，定期进行数据备份，防止数据丢失。3.协助档案管理部门做好档案信息的录入、更新和维护等工作，提高档案管理工作效率。三、社保档案的收集与整理（一）收集范围1.员工入职时提交的社保参保资料，包括身份证复印件、户口本复印件、劳动合同等。2.社保业务办理过程中产生的各类表单、证明材料，如参保登记表、变更申请表、缴费凭证等。3.社保待遇审核与支付过程中形成的相关资料，如待遇申请表、审批表、支付记录等。4.其他与社保业务相关的文件、资料，如政策法规文件、会议纪要等。（二）收集要求1.人力资源部门应在社保业务办理完成后及时将相关资料移交档案管理部门，确保档案资料的及时性和完整性。2.移交的资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全，符合档案管理要求。3.档案管理部门在接收资料时，应认真核对资料的内容和数量，对不符合要求的资料及时退回人力资源部门补充完善。（三）整理方法1.分类：按照社保险种、业务类型等进行分类，如养老保险档案、医疗保险档案、参保登记档案、待遇支付档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，便于档案的检索和管理。编号应遵循一定的编码规则，如采用年份+业务类型+流水号的形式。3.装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订时应按照档案内容的逻辑顺序排列，编写页码，并在每册档案首页编制目录。4.编目：建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便查询和利用。四、社保档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照分类编号的方法，将整理好的社保档案及时归档，存入专门的档案库房或档案柜。2.归档后的档案应排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案索引，记录档案的存放位置。3.对于电子档案，应按照电子文件管理的要求进行归档存储，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应与纸质档案相对应，建立关联索引。（二）保管期限1.社保档案的保管期限根据国家有关规定和档案的重要性确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为5年，主要包括临时性社保业务资料、一般变更记录等。中期档案保管期限为10年，如参保人员的部分业务档案、社保费用缴纳明细等。长期档案保管期限为30年，涉及员工基本信息、社保待遇审批支付等重要档案资料。2.保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案存放安全。2.档案柜应定期检查和维护，保持清洁卫生，防止档案受损。3.建立档案定期盘点制度，每年至少进行一次全面盘点，核对档案的数量、内容和存放位置，确保档案账实相符。4.对于电子档案，应采取数据备份、存储介质维护等措施，防止数据丢失或损坏。备份数据应异地存放，确保数据安全。五、社保档案的利用与查询（一）利用原则1.社保档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，严格按照规定的程序和权限进行。2.档案利用应有利于公司的管理和决策，保障员工的合法权益，不得用于其他非法目的。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅社保档案的，可按照规定办理查阅手续。2.员工本人因办理社保相关业务或查询个人社保信息的，可申请查阅本人的社保档案。3.外部单位因工作需要查阅社保档案的，应按照国家有关规定和公司的审批程序办理查阅手续。（三）查询流程1.公司内部各部门查阅社保档案的，应填写《社保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.员工本人查阅社保档案的，应携带有效身份证件，填写《个人社保档案查阅申请表》，提交档案管理部门。3.外部单位查阅社保档案的，应出具单位介绍信、查阅人员有效身份证件等相关证明材料，填写《社保档案查阅申请表》，经公司相关部门审核同意后，提交档案管理部门。4.档案管理部门收到查阅申请后，应进行审核，对符合查阅条件的申请，安排专人负责查阅，并在规定的查阅期限内归还档案。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.查阅档案时，如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复印或摘录手续。复印或摘录的档案资料应加盖档案管理部门印章，注明用途。六、社保档案的变更与转移（一）变更管理1.员工社保信息发生变更时，人力资源部门应及时办理变更手续，并将变更后的相关资料移交档案管理部门。2.档案管理部门收到变更资料后，应及时对社保档案进行更新，确保档案信息与实际情况一致。变更记录应详细注明变更日期、变更内容、变更依据等信息。3.对于涉及社保待遇调整的变更事项，档案管理部门应与相关业务部门进行核对，确保变更后的待遇计算准确无误。（二）转移管理1.员工离职或调动时，人力资源部门应办理社保关系转移手续，并将转移相关资料移交档案管理部门。2.档案管理部门负责将员工社保档案中的相关资料整理成册，随社保关系转移手续一并移交至新的社保经办机构或接收单位。3.在社保档案转移过程中，档案管理部门应做好档案交接记录，确保档案转移的准确性和完整性。同时，应跟踪档案转移情况，及时处理可能出现的问题。七、社保档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对社保档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人牵头，组织人力资源部门、财务部门等相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、保管期限等因素，综合评估档案的价值。3.鉴定小组应形成鉴定意见，对已失去保存价值的档案提出销毁建议。鉴定意见应详细记录档案的基本情况、鉴定依据和鉴定结论等信息。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的社保档案，应填写《社保档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁