卫生院财务档案管理制度

PAGE卫生院财务档案管理制度一、总则1.目的为了加强卫生院财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院财务活动中形成的各类会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预决算资料、财务分析报告以及其他与财务相关的文件、记录等档案的管理。3.管理原则财务档案管理遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密的原则。卫生院院长对财务档案管理工作负总责，财务部门负责具体组织实施，各相关部门应积极配合，确保财务档案管理工作的顺利开展。二、财务档案的分类与编号1.分类会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。财务预决算资料类：年度财务预算、决算报告及相关资料。财务分析报告类：定期和不定期的财务分析报告。其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务印章使用记录、财务档案移交清册、保管清册、销毁清册等。2.编号财务档案应按照分类进行编号，以便于查找和管理。编号采用数字编码方式，确保唯一性和系统性。会计凭证类编号：按照年度和月份顺序，每月从001号开始依次编号。例如，20XX年1月的记账凭证编号为20XX01001[具体凭证数量]。会计账簿类编号：总账编号为01，明细账编号为02，日记账编号为03，固定资产卡片编号为04，其他辅助性账簿编号为05。各类账簿再根据具体情况进行细分编号，如明细账按照科目类别进行编号。财务报告类编号：年度财务报告编号为06，季度财务报告编号为07，月度财务报告编号为08。每份报告根据报告期进行编号，如20XX年度财务报告编号为20XX06001。财务预决算资料类编号：年度财务预算编号为09，年度财务决算编号为10。根据年份进行编号，如20XX年度财务预算编号为20XX09001，20XX年度财务决算编号为20XX10001。财务分析报告类编号：定期财务分析报告编号为1l，不定期财务分析报告编号为12。根据报告期和报告顺序进行编号，如20XX年第1季度定期财务分析报告编号为20XX11001。其他类编号：银行存款余额调节表编号为13，银行对账单编号为14，纳税申报表编号为15，财务印章使用记录编号为16，财务档案移交清册编号为17，保管清册编号为18，销毁清册编号为19。各类根据具体情况进行编号，如银行存款余额调节表按照年份和月份顺序编号。三、财务档案的收集与整理1.收集要求财务部门应指定专人负责财务档案的收集工作，并确保各类财务档案及时、完整地收集。会计凭证应在每月结账后及时整理装订，记账凭证应附有原始凭证，原始凭证应真实、合法、有效。会计账簿应在年度终了后及时打印装订，总账、明细账、日记账应连续编号，不得跳行、隔页。财务报告应在规定时间内编制完成，并加盖单位公章和相关人员印章。财务预决算资料、财务分析报告等应按照规定的格式和内容要求及时收集归档。其他与财务相关的文件、记录等应根据其性质和用途及时收集，确保不遗漏重要资料。2.整理方法财务档案应按照分类和编号顺序进行整理，同类档案应集中存放。会计凭证应按照编号顺序排列，每本凭证应加具封面、封底，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容。会计账簿应按照编号顺序排列，每本账簿应加具封面、封底，并在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、起止页数等内容。财务报告应按照编号顺序排列，每份报告应加具封面，并在封面上注明单位名称、报告期、报告种类等内容。财务预决算资料、财务分析报告等应按照编号顺序排列，每份资料应加具封面，并在封面上注明单位名称、资料名称、报告期等内容。其他类档案应根据其性质和用途进行整理，确保整齐、有序。四、财务档案的装订与保管1.装订要求会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。会计账簿应使用线绳或装订机进行装订，装订应牢固、平整，不得有散页、掉页等现象。财务报告、财务预决算资料、财务分析报告等应使用订书机或胶水进行装订，装订应整齐、牢固，不得有折角、掉页等现象。其他类档案应根据其性质和用途进行装订，确保装订牢固、整齐。2.保管期限会计凭证保管期限为30年。会计账簿保管期限为30年。财务报告保管期限为10年，其中年度财务报告永久保管。财务预决算资料保管期限为10年（其中涉及重大事项的长期保管）。财务分析报告保管期限为5年。其他类档案保管期限按照相关法律法规和行业标准执行，如银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，财务印章使用记录保管期限为5年，财务档案移交清册、保管清册、销毁清册永久保管。3.保管地点卫生院应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保财务档案的安全保管。财务档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。财务档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和管理。同时，应建立财务档案索引目录，注明档案名称、编号、保管期限、存放位置等信息，方便查阅。五、财务档案的查阅与借阅1.查阅规定本单位内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经财务部门负责人批准。查阅财务档案时，应在财务档案室进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人批准，并在复印件或摘录件上加盖财务部门印章。查阅财务档案时，应保持档案的整洁、完整，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还原处，并办理查阅登记手续。2.借阅规定外单位人员查阅或借阅财务档案，应持有单位介绍信，并填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经卫生院院长批准。借阅财务档案时，应与财务部门签订《财务档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅责任等事项。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅财务档案时，应在财务档案室进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人批准，并在复印件或摘录件上加盖财务部门印章。借阅人员应妥善保管财务档案，不得转借、转让、丢失、损毁等。借阅完毕后，应及时将档案归还原处，并办理借阅登记手续。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告财务部门，并承担相应的赔偿责任。六、财务档案的销毁1.销毁条件财务档案保管期满，需要销毁时，应按照规定的程序进行鉴定和审批。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2.销毁程序财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清理，提出销毁意见，并编制《财务档案销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。《财务档案销毁清册》应经财务部门负责人审核，卫生院院长批准。财务档案销毁时，应指定专人负责监销。监销人员应认真核对《财务档案销毁清册》所列内容，确保销毁档案的准确性和完整性。销毁完毕后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告卫生院院长。《财务档案销毁清册》应永久保管，作为财务档案管理的重要资料。七、财务档案管理人员职责1.财务档案管理员职责负责财务档案的收集、整理、装订、保管、查阅、借阅等日常管理工作。按照规定的分类和编号方法，对财务档案进行分类编号，建立财务档案索引目录，确保财务档案的有序管理。定期对财务档案进行清查盘点，确保财务档案的安全、完整，如发现问题应及时报告并采取相应措施。严格遵守财务档案查阅、借阅规定，办理查阅、借阅登记手续，对查阅、借阅人员进行监督，确保财务档案的正确使用。负责财务档案的销毁工作，按照规定的程序进行鉴定和审批，并指定专人负责监销，确保销毁工作的合规进行。完成领导交办的其他与财务档案管理相关的工作任务。2.财务部门负责人职责负责组织制定和完善财务档案管理制度，确保制度符合相关法律法规和行业标准。对财务档案管理工作进行指导和监督，定期检查财务档案管理情况，发现问题及时提出整改意见。审核财务档案查