档案文件管理制度及流程

PAGE档案文件管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司/组织档案文件管理，确保档案文件的完整性、准确性和安全性，提高档案文件的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案文件的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案文件实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实性原则：档案文件应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。3.完整性原则：确保档案文件的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案文件，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案文件的整理、存储应便于查询和利用。二、档案文件管理部门及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案文件的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、收集公司/组织各部门及员工移交的档案文件。2.档案整理：对收集的档案文件进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案存储：将整理好的档案文件妥善存储，确保档案的安全。4.档案查询：为公司/组织内部人员提供档案查询服务。5.档案借阅管理：办理档案借阅手续，监督档案借阅情况。6.档案保密管理：采取有效措施，确保档案文件的保密性。7.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后实施销毁。8.档案统计：对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计。三、档案文件分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括公司/组织的章程、制度、决议、通知、报告等。2.人事档案类：员工的入职、离职、晋升、考核、培训等相关文件。3.财务档案类：财务报表、账目、凭证、审计报告等。4.业务档案类：根据公司/组织业务特点，分为不同的业务类别档案，如销售业务档案、采购业务档案等。5.工程档案类：工程项目的规划、设计、施工、验收等文件。6.合同档案类：各类合同的签订与执行文件。（二）编号规则1.档案编号采用层次编码法：由档案类别代码、年度代码、流水号组成。2.档案类别代码：按照上述档案分类，分别用不同的字母或数字表示。3.年度代码：采用公元纪年的四位数字表示，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，依次编排流水号。例如，行政文件类2023年的第10份文件编号为：XZ2023010。四、档案文件收集与移交（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料。2.员工个人在工作中形成的与公司/组织业务相关的文件材料。3.公司/组织对外签订的合同、协议等文件。4.上级主管部门下发及公司/组织上报的各类文件。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案文件的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签署齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）移交程序1.各部门在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案文件整理后移交至档案管理部门。2.移交时，填写《档案文件移交清单》，详细注明档案文件的名称、数量、类别、年度等信息。3.档案管理部门接收移交的档案文件后，双方在《档案文件移交清单》上签字确认。五、档案文件整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案类别，将档案文件进行分类。2.装订：对纸张破损、折叠的文件进行修复和装订，确保文件整齐、牢固。3.编目：编制档案文件目录，包括文件编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装盒：将整理好的档案文件装入档案盒，并在盒脊上注明档案类别、年度、起止编号等信息。六、档案文件存储（一）存储设施1.设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。3.配备必要的档案存储设备，如档案架、档案柜、光盘存储设备等。（二）存储方式1.纸质档案存储：按照档案类别和年度顺序，将档案盒排列上架存储。2.电子档案存储：采用光盘、硬盘等存储介质，对电子档案进行备份存储，并建立电子档案目录索引，便于查询。3.特殊载体档案存储：如照片、录音、录像等档案，应根据其特点，采用相应的存储方式，并进行妥善保管。七、档案文件查询与借阅管理（一）查询程序1.公司/组织内部人员因工作需要查询档案文件时，填写《档案文件查询申请表》，注明查询目的、档案类别、年度等信息。2.《档案文件查询申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案文件供查询人员查阅。（二）借阅程序1.借阅档案文件时，填写《档案文件借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息。2.《档案文件借阅申请表》经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅人员凭批准后的《档案文件借阅申请表》到档案管理部门领取档案文件，并在《档案文件借阅登记簿》上签字确认。4.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案文件，不得擅自涂改、转借、复印或带出公司/组织指定场所。（三）归还程序1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案文件，如需延期，应提前办理续借手续。2.归还档案文件时，档案管理人员应认真核对档案文件的数量、完整性等情况，确认无误后，在《档案文件借阅登记簿》上签字注销。八、档案文件保密管理（一）保密措施1.对涉及公司/组织机密的档案文件，实行专人专柜保管。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案文件内容。3.查阅、借阅机密档案文件时，应在专门的保密场所进行，并严格履行审批手续。4.对档案文件的电子存储介质，应采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）保密责任1.公司/组织全体员工应严格遵守档案文件保密制度，对因工作需要接触到的机密档案文件负有保密责任。2.如发现档案文件有泄露迹象，应及时报告档案管理部门，并采取相应措施进行处理。九、档案文件鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案文件的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案文件的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案文件的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其保存价值。2.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案文件的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案文件，编制《档案文件销毁清单》。2.《档案文件销毁清单》经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案文件时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案文件销毁清单》上签字确认。十、档案文件统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案文件统计制度，对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计。2.统计报表应定期报送公司/组织主管领导和相关