电子档案存放管理制度

PAGE电子档案存放管理制度一、总则（一）目的为了加强公司电子档案的管理，确保电子档案的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保电子档案的内容、结构和背景信息完整无缺。3.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.可读性原则：电子档案应具备长期可读性，便于查阅和利用。二、电子档案的定义与分类（一）定义电子档案是指公司在各项业务活动中形成的，具有保存价值的，以电子形式存在的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。（二）分类1.行政管理类：包括公司的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务经营类：涵盖市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理等业务领域产生的各类合同、报表、统计数据等。3.技术研发类：如产品设计图纸、技术方案、实验数据、研发报告等。4.客户服务类：包含客户信息、服务记录、投诉处理文件等。5.其他类：不属于上述分类的其他具有保存价值的电子档案。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门及员工应按照公司规定的业务流程和操作规范，及时、准确地生成电子档案。电子档案应内容完整、格式规范、标识清晰，确保能够真实反映业务活动的全过程。2.电子档案应采用通用的、标准的文件格式进行存储，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，以保证其可读性和兼容性。（二）收集职责1.各部门负责本部门电子档案的收集、整理和初步审核工作。部门负责人应指定专人负责电子档案的管理，确保档案的及时收集和准确归档。2.对于跨部门业务活动产生的电子档案，由主办部门负责收集，并及时与相关部门沟通协调，确保档案的完整性。3.公司办公室负责对各部门收集的电子档案进行统一汇总和审核，对不符合要求的档案及时反馈给相关部门进行整改。四、电子档案的整理与归档（一）整理原则1.按照电子档案的分类标准进行整理，确保同一类档案集中存放，便于查找和管理。2.对电子档案进行编号、命名，编号应具有唯一性，命名应简洁明了，能够准确反映档案的内容和主题。3.建立电子档案的目录结构，目录应清晰反映档案的分类和层次关系，便于快速定位和检索。（二）归档流程1.各部门收集整理好的电子档案应定期移交至公司办公室。移交时，应填写《电子档案移交清单》，详细列出档案的名称、数量、形成时间、移交部门等信息。2.公司办公室收到各部门移交的电子档案后，按照整理原则进行进一步的审核和整理。审核无误后，将电子档案进行归档存储，并更新电子档案目录。3.对于重要的电子档案，应进行备份存储，备份方式可采用磁带备份、光盘备份或云存储等多种形式，以防止数据丢失。备份存储应定期进行检查和维护，确保数据的可用性。五、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.公司应建立专门的电子档案存储系统，采用服务器存储或云存储等方式对电子档案进行集中存储。存储系统应具备数据备份、恢复、加密、访问控制等功能，确保电子档案的安全存储。2.对于涉密电子档案，应按照国家有关保密规定进行存储，采用加密存储、访问限制等措施，防止信息泄露。（二）保管要求1.定期对电子档案存储系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。及时处理系统故障和数据损坏问题，保证电子档案的完整性和可读性。2.建立电子档案的保管期限制度，根据档案的重要性和保存价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。3.对超过保管期限的电子档案，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由公司办公室组织相关部门人员进行，经鉴定确无保存价值的档案，填写《电子档案销毁清单》，报公司领导批准后进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底。六、电子档案的检索与利用（一）检索方式1.公司应建立完善的电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按档案编号、名称、关键词、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。2.定期对电子档案检索系统进行更新和维护，确保检索数据的准确性和完整性。（二）利用权限1.根据电子档案的密级和使用范围，设定不同的访问权限。一般情况下，员工只能访问与其工作相关的电子档案，如需查阅其他档案，应按照规定办理审批手续。2.对于涉密电子档案，必须严格按照保密规定进行审批和使用，确保信息安全。未经授权，任何人不得擅自复制、传播或泄露涉密电子档案。（三）利用流程1.用户如需利用电子档案，应填写《电子档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息，经所在部门负责人审批后，提交至公司办公室。2.公司办公室根据用户申请，核实档案的可用性，并按照规定的权限进行授权。用户在授权范围内进行电子档案的查阅、复制或下载等操作。3.利用电子档案过程中，用户应严格遵守公司的相关规定，不得对档案进行篡改、删除或其他损坏行为。利用完毕后，应及时归还电子档案，并办理归还手续。七、电子档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全责任，加强对电子档案存储、传输、利用等环节的安全管理。2.对涉及电子档案管理的人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能，防止因人员失误导致信息安全事故。（二）安全措施1.采用防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络攻击，保障电子档案存储系统的网络安全。2.对电子档案存储系统进行定期的安全漏洞扫描和修复，及时发现并处理安全隐患。3.加强对电子档案访问的身份认证和授权管理，采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保只有授权人员能够访问电子档案。4.对电子档案的传输过程进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。（三）应急处理1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。2.一旦发生电子档案安全事故，如数据丢失、泄露等，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行处理，最大限度地减少损失，并及时向上级主管部门报告。八、监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对各部门电子档案管理工作进行监督检查，确保电子档案管理制度的有效执行。2.定期对电子档案的存储、利用等情况进行检查，发现问题及时督促相关部门进行整改。（二）检查内容1.电子档案的收集是否及时、完整，整理是否规范，归档是否准确。2.电子档案的存储是否安全，备份是否及时、有效。3.电子档案的检索与利用是否符合规定，权限管理是否严格。4.电子档案安全管理制度的执行情况，安全措施是否落实到位。（三）考核与奖惩1.将电子档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对电子档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反电子档案管理制度，导致电子档案丢失、泄露或其他安全事故的部门和个人