保洁项目部档案管理制度

PAGE保洁项目部档案管理制度一、总则（一）目的为加强保洁项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于保洁项目部在日常运营过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：保洁项目部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映项目实际工作情况，不得篡改或伪造。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案进行保密管理。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置设立保洁项目部档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司相关制度，制定和完善保洁项目部档案管理制度。2.负责收集、整理、归档、保管和统计项目部各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。4.按照规定向公司档案管理部门移交应归档的档案，并接收公司档案管理部门返还的项目部相关档案。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。6.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高项目部员工的档案意识。（三）各部门职责1.负责本部门在项目工作中形成的各类文件、资料、记录的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定填写档案利用登记表。3.对本部门档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（四）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务水平。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。4.负责档案的借阅登记、催还和归还工作，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案安全。5.协助各部门做好档案的整理和归档工作，提供档案管理方面的咨询和指导。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项文件，包括项目申报书、可行性研究报告、项目批复等。2.项目合同文件，如保洁服务合同、采购合同、租赁合同等。3.项目工作计划、方案、总结等文件。4.文件收发记录、会议纪要、工作简报等。5.员工培训记录、考核记录、考勤记录等。6.设备设施维护记录、维修记录、保养记录等。7.客户投诉处理记录、满意度调查记录等。8.财务报表、费用报销凭证等财务文件。9.其他与项目相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照规定格式和命名规则进行存储，并定期备份。（三）整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合管理类、业务工作类、财务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在文件资料形成后的[X]个工作日内移交档案管理部门归档。2.对于重大项目或重要文件，应及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核通过的档案进行分类、编号、编目等整理工作，然后上架保管。（三）保管期限1.保洁项目部档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括项目立项文件、重要合同、财务审计报告等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括项目工作计划、总结、一般性合同等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性文件、资料、记录等。（四）保管要求1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。4.对破损、褪色等档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的利用（一）利用范围1.项目部内部员工因工作需要查阅档案。2.外部单位因工作联系需要查阅档案，如客户、合作伙伴等。（二）利用方式1.查阅：员工可直接到档案管理室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于确需复制的档案，经档案管理部门负责人批准后，按照规定进行复制，并登记备案。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.未经档案管理部门负责人批准，不得擅自将档案带出档案管理室。3.借阅的档案应按时归还，如发现档案丢失或损坏，应及时报告并承担相应责任。4.外部单位查阅、借阅档案，应按照公司相关规定办理手续，并遵守保密规定。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。3.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案编制档案销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组审核签字后，报公司分管领导批准。3.批准后的档案销毁清单交档案管理部门组织实施销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案销毁清单上注明“已销毁”字样，并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立保洁项目部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等管理。电子档案应与纸质档案内容一致，具有同等法律效力。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案检索与利用：通过档案管理信息系统，实现档案的快速检索和在线查阅、借阅等利用功能。4.档案安全管理：采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档