基本公卫档案室管理制度

PAGE基本公卫档案室管理制度一、总则（一）目的为加强基本公共卫生服务项目（以下简称“基本公卫”）档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在基本公卫工作中的作用，依据相关法律法规和行业标准，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与基本公卫工作相关的各类档案管理，包括但不限于居民健康档案、健康教育档案、预防接种档案、06岁儿童健康管理档案、孕产妇健康管理档案、老年人健康管理档案、慢性病患者健康管理档案、严重精神障碍患者管理档案、传染病及突发公共卫生事件报告和处理档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：基本公卫档案由公司/组织指定的档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映基本公卫工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.便捷利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善基本公卫档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理基本公卫各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行安全检查，确保档案的安全保管，防止档案损坏、丢失和泄密。5.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作。6.负责对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门基本公卫档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交档案室统一保管。3.协助档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施解决。4.负责档案的查询、借阅登记和归还工作，严格按照规定办理档案借阅手续。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.居民健康档案：包括个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理记录等。2.健康教育档案：包括健康教育计划、活动记录、宣传资料等。3.预防接种档案：包括疫苗接种记录、接种证等。4.06岁儿童健康管理档案：包括儿童体检记录、生长发育监测等。5.孕产妇健康管理档案：包括孕期检查记录、分娩记录、产后访视等。6.老年人健康管理档案：包括健康体检记录、健康指导等。7.慢性病患者健康管理档案：包括患者基本信息、病情随访记录、健康指导等。8.严重精神障碍患者管理档案：包括患者基本信息、病情评估记录、随访记录等。9.传染病及突发公共卫生事件报告和处理档案：包括疫情报告记录、处置措施、相关资料等。（二）收集要求1.各档案形成部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门的基本公卫档案资料，并进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子档案，应确保数据的真实性、完整性和安全性，按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照基本公卫档案的类别进行分类，如居民健康档案分为个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理等类别。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、形成时间、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各档案形成部门应在规定的时间内，将整理好的档案移交档案室进行归档。2.档案室应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。（二）保管期限1.基本公卫档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.居民健康档案中的个人基本信息、健康体检记录等重要资料应永久保存；重点人群健康管理记录等保存期限为长期，一般不少于10年；其他一般性资料保存期限为短期，一般不少于3年。3.健康教育档案、预防接种档案、06岁儿童健康管理档案、孕产妇健康管理档案、老年人健康管理档案、慢性病患者健康管理档案、严重精神障碍患者管理档案、传染病及突发公共卫生事件报告和处理档案等的保管期限按照相关规定执行。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等保管条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅基本公卫档案。2.上级主管部门、相关单位及其他有正当理由的单位或个人因工作需要查阅、借阅基本公卫档案。（二）利用程序1.查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称及原因，经所在部门负责人签字同意后，交档案室审核。2.档案室对申请表进行审核，符合条件的予以批准，并按照规定办理查阅或借阅手续。3.查阅档案一般应在档案室进行，如需借出，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容，归还时应确保档案完好无损。（三）利用登记1.档案室应建立档案查阅、借阅登记制度，详细记录查阅或借阅的时间、人员、档案名称及归还情况等。2.定期对档案查阅、借阅情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对基本公卫档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，结合基本公卫工作实际情况进行。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案形成部门负责人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合评估。2.对于已到保管期限且无保存价值或已失去利用价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司/组织领导批准后，由档案室负责组织实施销毁。3.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清单》应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立基本公卫档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便档案信息的共享和交流。（二）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案数据的准确录入和及时更新。2.加强档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档和保管，确保两者内容一致。2.电子档案应按照规定的格式和存储要求进行保存，定期进行备份，备份数据应异地存放。3.建立电子档案的检索系统，方便电子档案的查询和利用。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织定期对基本公卫档案室管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.档案室应定期对档案管理工作进行